加强公安消防档案开发利用的认识

刘胜华 李 艳（南通市公安局档案处，江苏南通，226006）

加强公安消防档案开发利用的认识

刘胜华 李 艳（南通市公安局档案处，江苏南通，226006）

公安消防档案是指公安消防部门围绕防火、灭火和部队管理教育中心工作建立的工作档案，内容包括消防执法档案、消防监督检查档案、消防行政许可档案、火灾调查档案、部队灭火救援预案与战例档案和重要文献资料等。长期以来，随着公安消防部队建设的推进，公安消防档案工作得到长足发展，公安消防档案的开发与利用工作效能也日益凸显，有效地促进了消防事业的持续发展，在服务地方经济建设、社会发展和保障人民群众切身利益方面发挥了不可或缺的作用，进一步开发与利用好公安消防档案也越来越引起业内人士的高度关注。笔者结合20多年来参与和指导消防档案建设的实践，就公安消防档案的开发与利用谈几点粗浅的看法。

一、认识公安消防档案开发与利用的现实意义

一是有利于为领导层科学决策提供依据。当前，在全面建设小康社会的新形势下，消防事业作为经济和社会发展的重要一翼，也必将进入一个崭新的发展阶段。建国以来，虽然我国的消防事业有了长足的发展，但是，仍落后于世界先进水平，还有诸多方面不能适应国家现代化建设的需要。以南通市为例，通过查阅建国以来南通公安消防档案可以发现，南通的公安消防队伍建设和公共消防设施建设一直滞后于城市建设和社会发展步伐。近年来，为促进公安消防事业与社会各项事业的同步发展，南通市公安消防部门借助多年的公安消防档案记载，提请政府解决消防经费投入、消防站建设、消防装备改善、消防队伍建设等诸多消防事业发展难题。如比对与苏南、苏中的编制人数，向南通市政府提出了现有公安消防警力增长数远低于苏南、苏中兄弟市，不能满足全市灭火救援需要的实际问题，引起了市领导的高度重视，通过征招414名合同制消防员，有效弥补了消防警力的不足。同时，南通市公安消防部门通过查阅2000年－2015年《南通市消防规划》，提请市政府落实规划中的消防站建设，切实解决消防基础设施“欠账”问题，在近两年内，推动政府新增市区消防站3个。此外，南通市公安消防部门还通过查阅南通市2000年以来全市高层建筑增长数、灭火预案以及典型高层建筑火灾案例，适时向市政府提出了增配举高消防车建议并得到批准，全市新增消防云梯车3辆、登高消防车2辆，为公安消防部队应对高楼不断增长可能引发的恶性火灾，提供了可靠的装备保障。

二是有利于消防系统加强和改进工作。多年来，公安消防部门围绕“预防为主，防消结合”的工作方针，将预防火灾、防患于未然作为工作重点，做了大量消除火灾隐患的基础工作，每年形成的工作档案客观地记录了本地区不同时期的火灾隐患，这些档案为公安消防部门正确研判消防工作形势、消除火灾隐患、预防火灾尤其是重特大火灾，提供了第一手的参考资料。与此同时，消防档案也为完善消防法律法规和技术规范，强化消防安全重点单位管理发挥了积极作用。如从上世纪90年代起，公安消防部门通过火灾事故档案，总结多起群死群伤恶性火灾事故的原因和教训，组织全国各地公安法律和消防技术专家，以已有的消防法律法规为主线，以原始档案资料为依据，先后修订完善了《中华人民共和国消防法》和多部消防技术规范，并先后颁布了《建筑工程消防管理规定》（公安部106号令）、《消防监督检查规定》（公安部107号令）和《火灾事故调查规定》（公安部108号令），弥补了我国消防法律、法规、规章和技术规范的缺陷，消防档案资料对加强和改进消防工作发挥了积极作用。

三是有利于服务人民群众办事查阅。对建筑工程进行消防审核、验收，对公众聚集场所进行投入使用前或开业前检查，是公安消防部门的一项重要职能。由于一些建筑和场所使用功能数次变更，经营者几经易人，在进行二次装修和转让时，因找不到原始的公安消防部门下发的审核、验收意见书和合格证，无法办理消防申报手续，也导致了无法申领工商营业执照。为急群众所急，南通市公安消防部门向社会提供了服务承诺，即凡在消防行政许可档案中，查实有原建筑和场所消防审批原件，均可提供复印件，作为建筑和场所功能变更、转让证明文件，极大地方便了群众。又如一些居民家中因家用电器故障发生火灾，受灾户主在向家用电器生产厂家索赔时，南通市公安消防部门多次接待受灾户和厂家（经销商）代表查阅火灾事故调查卷，使受灾户及时得到赔偿，维护了人民群众切身权益。

二、梳理公安消防档案开发与利用的薄弱环节

笔者认为，当前的公安消防档案工作还存在着一些有待改进的方面：

一是“收档入库”式的管理观念与服务实际需要相脱节。一些公安消防机构档案人员片面理解档案管理工作的保密性、完整性，为防止档案丢失，消防执法、行政许可和灭火救援战例档案一装订成案卷，即收档入库不再供人借阅、查阅，导致档案保管与利用服务工作的人为隔离、脱节，这一现象在基层消防大队尤为突出。基层消防大队因人员少、任务重，没有配备专职的档案管理人员，对档案管理、借阅等基础业务工作没有配备足够的警力和人力，大队内勤或兼职管理人员只负责文书档案的审核签字归档工作，而消防监督检查、执法、行政许可和火灾调查档案，按照“谁主办、谁归档”的原则，由具体承办的消防监督负责签字归档。正因为有签字归档的制度，为防止因丢档造成的问责，使得消防文书档案和业务档案一旦入库即锁库，难以服务现实工作。

二是“陈旧滞后”的管理手段造成服务效能低下。目前，公安消防机构档案管理工作由办公室和内勤人员管理，没有懂业务、会管理的专职人员，很多消防大队没有专职档案员，档案管理工作大多是由大队业务参谋或者文职雇员兼任，他们很难全身心地投入档案管理工作，影响了档案管理的质量和效能。由于公安消防部队人员流动性大的特殊性，档案管理人员相对不够稳定。有时档案员刚刚学会立卷归档的基本知识，就被调整岗位，新接手的人员又要从零开始，加之缺乏正常的业务培训，直接影响了归档质量，档案管理不规范的现状难以适应档案开发利用的需要。

三是“被动查档”的工作机制致使档案管理作用弱化。一方面，一些公安消防档案管理部门库室封闭保守，主动服务意识不强，开发和利用档案只停留在被动查档上，坐等利用者上门查的思想和作风比较严重，没有主动接轨消防中心工作和阶段性重点工作，服务质量与水平大打折扣。另一方面，一些基层消防大队主动利用档案的意识不强。如在开展“清剿火患”等消防专项治理活动时，部分基层消防大队在未调档查阅摸清本辖区内高层、地下、化工、公共娱乐场所等重点建筑和行业底数的情况下，仓促上阵开展专项治理，因情况不明工作缺乏针对性、条理性和计划性，在被动应付无法顺利推进的情况下，才想到查阅历年相关档案，摸清工作情况，理清工作思路，明确工作重点，确保专项治理工作的顺利推进。

三、探索公安消防档案开发与利用的有效途径

要做好公安消防档案的开发与利用，解决上述存在的问题，必须在强化管理、提高服务效能与人员素质等方面，进一步加大工作力度。具体讲要做到以下几点：

一要建立动态性工作机制。公安消防档案建档的目的，就是完整保留重要工作档案和文献资料以便查阅使用。因此，公安消防档案一定要建立服务现实工作的动态性机制。目前，消防工作阶段性专项治理和重点工作较多，如何科学推进消防工作，可通过查阅历年专项工作档案，总结成功经验，排查存在不足，制订相应的管理规定和工作措施，防止消防行政管理的规章和要求前后矛盾、重复，有针对性地推动工作开展。在修订消防规划时，应查阅原有消防规划的文本、实施进度，以使新修订的消防规划更贴近实际、更便于操作，推动消防事业的持续发展。

二要搭建高效快捷的服务平台。要充分利用计算机和信息系统的高科技手段，通过安装公安消防档案管理软件，建立高效、快捷的电子档案查阅服务系统，使档案工作逐步从手工操作转向计算机管理。要依托公安信息网络，提高和发挥档案利用功能，实现档案资源共享。尤其是推行办公自动化和消防监督数字化网络后，档案部门由后台走向前台，成为电子文件和电子档案收集、存储、管理的基地，成为信息资源整合、配送、利用的基地，成为事实上的电子文件管理中心，真正实现信息资源的全区域、全时段的共享，真正发挥出公安消防档案的利用效能。

三要加强对消防档案业务指导的力度。公安机关档案主管部门要进一步加强对公安消防部门档案管理的指导，通过上门指导，或挑选消防官兵和文职雇员定期到档案处（科）跟班学习等形式，组织档案人员进行专项业务培训。在培训过程中，既传授公安消防档案的分类、装订等档案整理基础业务技能，又传授消防档案的规范管理与开发利用专项业务技能。

四要提高档案管理人员的自身能力。公安消防档案人员不仅要拥有良好的工作作风、思想素质，还要热爱档案管理工作，并具备较高的档案业务工作能力与水平。档案人员必须通过加强学习，熟悉档案的门类、内容、数量以及存放规律，熟悉全宗的构成，尤其是全宗内的重点和珍贵档案。要时刻关注每一时期的阶段性消防工作重点，多与防火、灭火部门沟通、对接，了解他们对档案利用的需求，做好档案利用的预测工作，积极主动、有的放矢地开展开发利用工作，切实做到服务好现实工作。

总之，在今后的工作实践中，要高度重视公安消防档案的开发与利用，把公安消防档案的科学管理、合理开发与利用作为推进消防各项工作全面发展的一项重要工作常抓不懈，从切实加强领导，强化档案开发利用意识入手，进一步建立健全各项规章制度，明确工作职责，在实践中探索出一套行之有效的公安消防档案开发与利用的经验和做法，积极服务于防火、灭火和部队管理教育的中心工作，为消防事业的可持续发展奠定坚实的基础。这既是公安消防档案工作的根本任务，也是加强公安消防业务基础工作的重要一环，更是新时期公安消防档案管理者义不容辞的神圣职责。