城市化大潮中城建档案工作的使命与任务

◎ 国家档案局档案干部教育中心副主任 方 鸣

一、城建档案工作与城市化建设

城建档案工作包括以下几个方面：第一，城建档案是城市建设当中的历史记忆和历史的见证，不管它是纸质形态、图片形态,还是电子文件形态都是历史见证；第二，城建档案工作是城市建设必然的需要和必然结果。有人说以后城建档案工作不知道往哪发展，可能最后被淘汰，我认为，没那么悲观，肯定会发展和存在；第三，城建档案工作存在的意义不在于收录多少东西，而在于要为城市建设发挥参谋和助手的独特作用；第四，在城市化大潮一浪高过一浪时候，城市建设、城市发展和城市管理时刻离不开城建档案工作。

城建档案工作，有时候比建筑物还重要、还珍贵。因为人类的发展，城市的变迁，岁月的更替，都会转瞬即逝，我们能留下的只有两样东西：一个是建筑物，另一个是建筑物建设过程中产生的东西——档案。这两者相比，建筑物随着时间的推移也会消亡，目前来看，我们要想尽办法把档案子子孙孙存下去，如果不存下去，我们就没法对历史交代。就像现在，我们不知道汉朝的历史，只能看史记，但是那不是史料，所以才有易中天、于丹，包括电视剧《甄 传》。那些全是瞎编的，我专门到北京明清档案馆问过，还珠格格本身就没有，琼瑶自己说有一天坐车经过公主坟时就想：公主坟呀公主坟，那肯定有公主坟墓，公主就有凄惨故事，有爱情，有宫廷内斗，于是编出了《还珠格格》，现在居然已编到了第四部。大人把它看成戏说，小孩看了以后觉得就是历史。我觉得，很多宣传不是对城建档案工作者说的，而应该对城市建设者而说，我是保护你们产生的东西的人，可是你们对产生的东西不重视。最近哈尔滨一座桥塌了，引起了大家的关注，现在也说不清楚这个桥到底怎么塌的，是设计的问题？还是腐败的问题？还是超载的问题？有网民和专家说：什么样的原因都不用解释，你就把桥梁资料公开让大家看看就知道了，桥梁资料是什么？就是档案。

二、找准定位，发展创新

1、目前的现状与不足。目前全国1700多个城建档案馆，与国外相比较，中国档案馆数量并不是很多。在档案馆方面，中国与国外比，最大的优势就是我们有城建档案馆。城建档案馆管的是什么呢？我们管的是档案，上面是城市建设，城市建设管理城市管理部门，通过服务、创新、发展和管理，最后把档案信息交给社会、交给公民。实际上，城建档案馆的工作者相当辛苦，说没事干，天天都挺忙，工资不高，我们也不产生任何直接的效益，哪来那么多工资？中国缺钱吗？根本不缺钱，可是到档案这就没有了，反过来，在城建档案馆建设方面，我们还不知道怎么花钱，国家财政局每年给档案局9千万元重点档案抢救费，而竟然有一个档案馆一年申请的经费只有9千元。说到人才，档案馆的人才最重要，馆长有水平，底下都有水平，连钱都不会要，还干什么事业？最近看到一个材料，很多档案部门单位的钱还留着。你今年的钱不花完，明年上级就不会给你钱，所以，我们现在不是没钱，而是不会花。

档案馆建设方面，比较而言，成绩比20年前显著的多，目前全国有3800多个综合档案馆，1700多个城建档案馆，还有一些专业档案馆，但发展到现在的情况下，却存在着一些问题：首先，城建档案馆里所有资料的接受比较被动，交什么收什么。2008年北京举办奥运会的时候，这么多场馆，档案怎么办？最后，国家档案馆找了50多个志愿者天天去要资料。其次，我们的好多标准执行不够一致，包括电子文件的格式，目前全国档案界一塌糊涂，乱七八糟，城建档案也是这样。还不如全停了，然后再统一搞，这方面要学习财政部的财务软件，目前全国财务软件就三个，全都统一。再次，档案利用不够充分，也是大问题；此外，信息共享程度不高，与社会的联系不够紧密，在国外，城建档案馆就是老百姓的。

2、以“服务”为工作核心。城建档案馆就是政府的管理部门和社会之间在城市建设方面信息资源的公共服务平台，同时，所有的城建档案资源都应以被充分利用为最终目标和评价标准。最近，国家档案局正着手准备出台几个评估标准，包括专业档案馆评估标准、企业档案馆评估标准、城建档案评估标准。据了解，第一个出台的是企业评估标准。

3、以“创新”为工作理念。其实创新本身不应该作为一种目的，应该是工作当中的一种手段。我把档案信息系统的转型归纳为七个方面：第一，由三线转变为一线，北京市在2008年举办奥运会的时候，档案人员就住在工地里，刚开始对方挺讨厌档案人员，后来变成了好朋友，北京几个奥运场馆档案资料是29届奥运会里最全的；第二，从被动到主动，要想办法怎么主动出击，改变一下以前的观点；第三，从幕后转变为台前，这么多资料文档，如果不用全是死的，用一次活一次，这也跟观念有关，目前大家都觉得拿过来的纸的是真的，看着扫描才放心，如果来的是电子，就不放心。所以要转变这种观念，只要交文档时声明是真的，档案部门就没必要管是真的还是假的，就如我们收公文一样，收公文时候一般不判断真的还是假的，真假不由档案人员负责；第四，由死档案转变为活信息；由产生者负责，只要保障进馆以后真就行了；第五，由“一把锁”转变为“万能钥匙”；第六，由档案库转变为纸库；第七，由劳动密集型转变为科技密集型。今年1月份开全国档案工作会，有相关领导说希望档案部门由劳动密集型转为科技密集型，他们都不知道现在全国档案已不是以前的劳动密集型了。通过这件事就可看出，现在要命的不是老百姓对档案工作的态度，而是领导对档案工作的态度。

4、以“发展”为工作基础。档案工作要发展，如果还是按照原来六个环节做，越做越死，反过来，我们有没有达到目标呢？我觉得有这么几个目标已经达到了：首先，城建档案馆库房里得有货，也就是有馆藏，而且在建设项目前的档案应该有，建设项目过程当中的档案应该有，同时还应该有建设项目后的档案。我工作单位在北京虎坊桥，这个地方以前都是胡同，现在却在一片一片地拆，如果有一天我们到档案馆查拆之前是什么样，基本没有。现在，全国所有城市建设大潮中改变了这么多，可是改变之前什么样，我们没有有意识的留下来，这就是我们的失职。我们搞历史研究时，总说秦始皇怎么怎么样，孔子怎么样，谁知道孔子长什么样，现在谁要拿出一张孔子的照片那还了得吗？就是因为没有，所以才能瞎编、瞎说，说到最后就是丰富馆藏的问题。同时载体形式太少，特别是电子文件和扫描、纸质文件，城建档案馆现在最多的就是缩微拍照，我觉得还要坚持下去，这个保存时间比较长。另外，要有足够的库房，一方面要存档案，一方面还要办陈列，还要能够咨询城市建设所有的问题，同时还可以让老百姓到城建档案馆休闲，方便查询。包括分类、排列要科学；检索、利用要方便；还要有新技术应用，包括新技术、新方法、新载体应用。

5、以“管理”为工作主线。在我们的档案工作基础环节中，应该以归档质量为重心。在归档材料当中，除了原来要的东西以外，应该加强声像档案，图形的东西非常管用，尤其是地下管线，在整个档案工作中，以强化使用参考为重心。

三、念好档案工作“三字经”

档案工作千头万绪，要紧紧抓牢“收、管、用”方针。“收”是基础，其实档案工作也不复杂，收的齐全、管的科学、用着方便就行了。为此，要努力实现促进档案工作“七个化”：第一，档案收集制度化；第二，整理规范化；第三，保存长久化，现在有一个大问题，千万不要扫描，因为我们的技术、材料、机器经常在更新，现在觉得挺好，过五年就落伍了，就像搞数码照相一样，原来五百万像素，现在有三千万像素；第四，信息网络化；第五，管理科学化；第六，档案使用强制化，希望国家档案局跟住房和城乡建设部搞一个城建档案利用法制化专题研讨，规定各地政府在城市建设中必须使用档案；第七，档案宣传扩大化。