Excel在微小企业人力资源管理中的应用

石河子大学 MBA中心广东女子职业技术学院 行政办公室 谢 耘

Excel在微小企业人力资源管理中的应用

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广东女子职业技术学院 行政办公室 谢 耘

Excel是微软办公套装软件的一个重要组件，具有数据处理、统计分析和辅助决策等多种功能，被广泛运用于管理、档案、统计、财经、金融等众多领域。基于Excel在数据方面的强大功能，开发新的人力资源管理工作小软件，可以有效提高工作效率，有利于日人力资源管理工作的顺利进行。

一、人员信息管理

许多小型企业的人员信息管理工作通常都由企业的文员或会计兼任。在实际工作中，大多数文员或会计通常采取笔记形式或流水账的做法，工作效率低下，信息备存不便，而且资料容易丢失，人力资源管理工作无法满足企业的正常需要。利用Excel表格，录入所有人员的信息，包括员工的基本信息、简历、能力、员工的状态等，可以有效提人员信息管理工作的效率。在人员信息录入中各类信息的格式、分类要统一，否则直接影响信息的提取、计算和分析。如，日期应选择单元格格式中的日期分类，并做好相关的备案工作。需要注意的是，在下次或他人录入时，人员信息的数据格式应保持一致。

Excel最大的作用就是避免重复无意义的工作，使用鼠标拖动，可加入人员编号。编号应将员工所在的部门、到企业的时间等信息用编码的形式做统一标记。Excel可以任意插入多个表，人员信息表录入完成后，人力资源管理者根据工作需要，在其他表中还可录入人员工资、考核成绩、社保等年度浮动数据组成新的Excel表。这些新表可以通过姓名，利用Vlookup函数相互查找，方便了员工的工资、社保等数据的记录、备份、查询和分析。

二、人员劳资管理

劳资管理中最重要的是工资的计算和发放。用Excel列出小时、金额，加上简单的公式很容易算出各项劳务的费用。将每项的劳务费用均以分表的形式表达出来。再通过Vlookup函数将最后的合计数调用到主表（工资发放表）中即可得到人员的具体工资。值班、加班、各类补助、绩效工资等各个分表记录了详细的计算过程，便于查询和备份。基本工资、社保扣款、扣税可根据文件设计相应的函数即可计算得到。

Excel中函数的设计应简单、明了，常用的函数应备案。在具体的函数设计过程中，通常采用分步描写的方法设计，以便清晰地表达函数的整个运算过程，还能保证特殊数据处理结果的正确性。笔者以计算年终奖为例，应考虑当月工资数的扣款数及免扣款的项目，以免误算年终奖。最稳妥的办法是先将各类数值分类，再考虑加上工资的数额及免扣税项目，再进行最后的计算，以确保计算结果的准确性。

三、人员考勤等日常事务管理

人员考勤管理等日常事务管理是人力资源管理工作的一块重要组成部分。该项工作的好坏直接关系到企业的效益和发展。考勤表的制作相对而言要简单些。首先定义到岗、早退、迟到、旷工、补休、请假等各类出勤情况的代码。如，A＝到岗，B=早退……最后统计时只需运行COUNTIF（ ）函数即可。

需要注意的是，为便于调用考勤年、月信息，年月必须分别单独存放，如年份存放在I1单元格、月份存放在T1单元格，然后单击数据→有效性菜单命令，在弹出的数据有效性对话框中，单击设置选项卡，在其中选择允许后面的序列选项，并且在下面的来源文本框中输入公式“＝年份”，关闭此对话框即可。同样以此类推定义月份。从而确保考勤天数与客观日期保持一致，考勤数据准确无误。定义年份、月份的Excel窗口如图1所示。

图 1 Excel中年份、月份定义界面

其他日常事务管理，如人员的安排、物资的领取、会务的处理均可通过人员信息表、考勤表，再配合相应的函数在Excel中方便、快捷地进行处理。

四、人事事务工作

人事管理工作包括员工招聘入职、报表编制以及年审工作等工作，小型企业所涉及的人事事务工作较于大型国企等单位而言相对简单一些，但仍然要处理各类繁琐、多变的人事事务工作，只是过程略显简单。报表更是需要Excel进行运算、保存，并且月月备份的重要资料。需要注意的是，报表的格式应根据国家统一的月度、季度、年度报表格式来填报，所涉及的范围应包含人员，劳资、社保等信息。报表的正确填报直接关系到企业年度审核、社保审核等一系列年审工作。Excel还可以在劳动合同文本设定、人事通知、人员培训等方面发挥独特的作用。各类人力资源的Excel模版可通过网络下载，企业要根据自身的实际情况，合理、有效地运用Excel的相关功能对人力资源进行管理，将会对企业办公业务效率的提高产生的重要作用。

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