多角度谈标书编制理念和方法

杨耀福

(中铁十二局集团有限公司经营计划部，山西太原 030024)

投标书指招标人与投标人之间进行经济活动的一种格式文件，不同部门和行业具体要求不尽相同。随着经济社会法制建设不断健全完善，市场运作规则将会更加透明与规范，真正意义上的公开、公平、公正、择优、诚实守信的招标评标机制会更加凛然固守阵地，如何发挥投标书更大的功用，作者认为必须多角度审视，树立宏大编标理念，采取行之有效的编标方法。

1 强本固基，周密筹划

编标是系统工作，牵涉因素多、涉及专业广，往往处在时间紧迫状态下进行。必须科学部署资源，夯实基础工作，搭建设施完善、功能齐备、高效运作的编标平台。

1.1 人力资源

资源配置的关键和核心是人员，事关编标工作成败。1)人员数量根据编标任务量大小、时间要求和难易程度进行配置;2)依据项目工程类别配齐专业人员，把控好个人专业优势和团队积聚效应;3)从理论和实践兼顾配备人员，不可偏废;4)配备后勤人员，搞好后勤服务;5)着意培养编标梯队，营造合理格局，永葆编标队伍的生机与活力。

1.2 设备配置

高效的编标工作离不开性能先进、数量齐全的工作设备。应本着以下原则:1)数量和质量与编标规模相适应;2)设备性能稳定可靠;3)视工作紧急重要程度，关键设备留有一定余量;4)有应急保障机制，确保在应急或意外情况突发时，仍能保证编标工作进行。

1.3 保障完备

编标需要相应后勤保障，如办公环境、住宿环境、饮食环境、通讯环境、交通环境、安全环境、保密条件及文体娱乐条件等。服务设施和后勤保障愈完善，对编标工作的促进就愈明显、愈给力。

1.4 聚合优势

组建内外顺畅、责任明晰、一专多能和精干高效的编标组织，全力打造拥有凝聚力、执行力和战斗力团队。

2 标本兼顾，相得益彰

标书内容和格式是标书的灵魂和形象。标书内容和格式严格按照招标文件明确要求进行编制，但通常可根据投标人的兴趣爱好有所变化而不致影响实质要求。内容是标书的精髓和灵魂。标书内容借助一定的格式或方式来显现，虽然格式或方式从属于内容，但在一定的条件下会对内容的表达效果带来较大影响，在可能的情况下，对表达格式或方式赋予新意、创意，提升标书的整体表达效果;将恰当的表达格式或表现方式融入标书不仅渲染表现力，而且能给招标人带来深刻美好印象。

3 拓宽思路，与时俱进

3.1 标书的广告效应

随着市场竞争从广度、深度上日趋激烈，企业间已逐步从简单的经济竞争上升到内涵丰富、奇招智谋、延伸性与持久性强的综合实力竞争，其中企业文化理念竞争表现尤其活跃。文化理念竞争是更高层次上的竞争，企业围绕文化理念越来越注重企业形象包装，且达到了无处不用、无孔不入的地步。投标书也不例外，同样是展现企业文化、形象和实力的重要窗口，同样可以散发出企业文化的浓浓馨香。标书虽然不是广告，然而已具有了广告书的部分实质作用，且有愈演愈烈之势。1)企业名称是企业最大且最有价值的广告词。一些标书千方百计突显单位名称，如在每一页的页眉或页脚位置上书写单位名称，显示单位的形象标志等。切不能小视这一做法，事实上它就是潜在的广告。视觉上醒目碰撞，感官上反复冲击，会自觉不自觉在感性和理性认识上得到强化，起到了宣传企业认知度的作用。2)高质量的标书可成为宣传企业的载体。中标就意味着招标人或业主对投标人标书予以接纳和肯定，因为是在众多投标人中经过筛选比较，优中选优决定的结果，当然是对企业信誉的肯定。3)标书体现企业综合实力与素质。企业实力与素质是全方位体现的，有硬件有软件。投标书包含财务状况、技术水平、技术能力、设备状况、人力资源和素质、业绩和信誉、任务储备等方面，所有这些都是体现企业综合实力的信息窗口。4)标书反映企业文化。企业文化体现企业精神、理念、价值和目标，并深深根植于企业的言行之中。投标书侵渗了企业文化和企业经营理念，如投标承诺、文明施工、安全生产、环境保护、劳动保护及各种目标措施等，都直接或间接地显现出企业文化理念。5)标书是企业获取经济与社会效益的敲门砖。企业通过中标项目获取应得的经济利益，也将通过对项目精心施工、科学管理、和谐运作，获取更为广阔厚重的社会效益。6)技术暗标规定非常苛刻严格，评标前尚不知哪个单位，但终究会知道的，不影响对以上的理解，不影响对中标企业所具独特魅力和形象的深刻记忆。

3.2 标书的美学艺术效应

只要用心研究就不难发现标书和美学艺术存在联系。标书内外装帧设计已上升到相当高的层次，一改过去只重内容表述，而忽略表达形式美和表达艺术美。1)从标书内部打印方式、纸张使用、排版布局、字形字号、字距行距、页眉页脚的设置，到插图插表、颜色搭配、版面美化等都能在满足招标文件要求的前提下，绞尽脑汁地用美学艺术审视角度去规范和运作;2)标书外装帧设计形式各异，多姿多彩，由简装到精装提升了很高的水准;3)标书包封。以往因认识不全，时间急迫，往往草草包封了事，只要符合要求就足够了，很少有人问津标书包封的好不好、美不美，有没有自己特色，能不能借机展露企业形象，而给评委和业主留下哪怕是一丁点好印象。现在却完全不同，将包装标书当成一件严肃认真的事对待。提前准备，精心筹划，不厌其烦，精细包装。连一个章，一条密封带都不会随意盖贴。包封后的标书像一个规整、精美的艺术品;4)标书市场氛围变化。过去投标基本是在国内进行交流和竞争，现在随着经济全球化发展，市场领域从国内走向国际市场，标书所涉入的领域也必然走向国际竞争舞台，标书不仅代表企业形象，在一定意义上也代表了一个国家的企业形象。因此，全面提高认识，全方位把控标书质量，把宣传和广告的功能与标书有机联系，将美学和艺术的涵养与标书和谐融汇，当是标书发展的现实需要和趋势。

4 提高标书质量不可或缺的几个方面

1)思想认识。有什么样的思想就会有与之相应的行动，思想认识愈明确行动就愈坚决。统一思想认识不是可有可无之事，而是磨刀不误砍柴功、事半功倍之要事。在全面展开编标工作之前进行思想工作动员会，让编标人员清楚了解项目情况、明确重难点和注意事项非常迫切必要。2)方案优先。编写前，首先研究制定可行合理总体方案，具体明确组织机构、关键设备、专业队伍与劳动力部署、进度安排与节点控制、总体目标和关键措施，并传达到位，使之有章可依，在统一的方案思路下协调运作。3)专家论证。对编标方案必须进行专家论证，只有经过专家论证通过的编标方案方能付诸实施;从具有丰富现场实践经验同时又熟悉编标投标工作的人员中挑选专家。4)准备工作。应内容全面、目标具体、超前运作、贯穿全程。从时间上掌握好前、中、后;准备工作从属、服务和促进主体工作。准备越充分及时，对主体工作实施越有利越有效。5)现场调查。现场调查为编标提供第一手资料。a.事前通读招标文件，领会全面实质性要求;b.将重难点问题进行摘录，带着问题进现场;c.请设计院或地方国土部门熟悉现场的同志带队进现场;d.将要调查的内容与事项列表备查，一一核对，摸清重点;e.编写现场调查报告，提出合理化建议。6)编标组织。编标组织是编标实施运作的链条和框架，没有一个得力的编标组织架构就无法顺利完成任务。明确责任单位、责任领导、责任人、施组负责人、报价负责人、商务负责人、内外协调人、后勤保障负责人等等。组织机构应当像项目管理一样，政令畅通，运作顺畅。7)履历经验。编标具有创新性、理论和经验性相结合的特点。选派一定数量有工作经验人员投入编标，会起到事半功倍效果。8)强化审核。标书质量的取决因素很多，主要在编写当中形成基础，在修改中得到巩固和完善。标书质量很多时候是在精心复核和反复修改当中得以保证的。标书的审核实行分级负责制、专业责任制。只要时间允许就不断审核，直到万无一失。9)激励机制。建立编标竞争激励机制有利于激发编标人员的工作积极性、主动性和创造性，有利于编标队伍的发展壮大，有利于标书质量的不断提高。10)信息反馈。创建及时、准确、顺畅、快捷的信息联系网络，形成良性稳定的信息反馈机制，跟踪收集内外信息，及时筛选、归纳、总结，为编标获取有价值的信息资源，进一步充实编标思路与改进编标方法。

5 摈弃误念，树立正确编标观念

1)标书仅仅是陪衬。把能否中标过多寄托或片面强调在公共关系上，而轻视了编标工作，把标书看成是陪衬或附属物。在市场经济竞争机制和法律法规建设不很完善的条件下，招投标运作过程中存在各种问题，把运作关系当成一件至高无上的制胜法宝，一度导致了关系至关重要而编标无关紧要的认识。编标工作是相对独立的、不可取代的重要工作，缺失了这一环就不可能中标。高质量标书会促进和巩固公共关系并成为公共关系内涵的有机组成部分。2)活儿没干过，怎么会编标。土建工程专业之间既有区别又有联系，而且有的联系非常紧密，可以达到举一反三、触类旁通。不能因某项没亲自干过，就一切给予否定。配备有实践经验的人员为编标奠定了基础，可不能完全认为只要有操作经验的人就一定能够编好标书;编标经验丰富的人能够正确把握标书的整体内容结构，把形式和内容有机结合、优化整合，更重要的是可凭借自身长期积累的经验较贴切地迎合招标人的评标要求。编标实践中因出现过分强调现场实践经验丰富或过分强调编标业务强的人员单一运作而导致标书质量低劣的不良后果。因此，强调团队合作、优势互补、相互依存，依据项目特点积极发挥有编标经验人员的优势。3)编标是二流活儿。这个问题的实质同第一个问题一样。工作固然有轻有重、有简有繁、有易有难，但不能完全对立，需要辩证对待，统筹协调处理。而且重要与次要在一定的条件下是可以转化的。每一项工作都是整体中不可缺失的一部分，都需要每个人在自己的岗位上尽职尽责，负责完成。

6 对标书发展趋势的展望与预期

标书伴随经济社会的不断深入发展而发展。一向站在改革开放、先行先试前沿的广东省，尤其是深圳地区已经发生了很大变化。投标时不仅要按照招标文件编制文字投标书，同时要编制一套集商务、报价、施组等于一体的投标书宣传片，将投标书率先推向了有声有色、有景有情，让人如临其境、耳目一新的视频新格局;评标时评委首先和主要观看的就是投标书宣传片，其次是面对面答辩效果，除有疑义外一般很少顾及文字投标书。2012年4月～5月中国铁建股份有限公司组织有史以来最大规模的投标活动——深圳地铁7，9号线，作者全过程负责编制和录制了深圳地铁7，9号线高清版投标宣传片，该片获得了股份公司领导和评委的一致好评。

随着网络和软件技术的发展，电子标书将广泛运用。标书也将向速度快捷、内容生动、形象艺术、资源集约和务实求真方向迈进。

总之，只要秉承科学理念，高瞻远瞩，敢为人先，就一定能在投标编标工作中采撷到累累硕果。

[1] 韩惠芳.如何编好投标文件[J].山西建筑，2010，36(1):274-275.