婚姻数字档案整合问题研究

福建省 福安市民政局 何丽萍

婚姻数字档案的实施是我国服务型政府建设的一部分，在一定程度上反映了我国婚姻档案“管理”向婚姻档案“服务”的转变。本文，笔者从实际出发，分析了婚姻档案数字化整合过程中存在的问题，并提出了新时期婚姻数字档案整合工作的完善措施。

一、婚姻档案数字化整合过程中存在的问题

数字化时代档案管理的来临，使得传统档案向数字档案转变的问题得到了突显。在目前的实际应用中，婚姻档案数字化整合过程中出现了以下问题。

1.传统婚姻档案资料保存不完整，立档资料不齐全。近年来，我国的婚姻档案管理正进行着重要的变革，由最初的在乡镇进行婚姻登记转变为在县一级单位进行婚姻登记。在这一移交的过程中，出现了许多婚姻档案丢失及不完整的现象。如，笔者所在民政局婚姻登记中心成立于2002年5月，之前从各乡镇移交来的纸质档案中的结婚档案及离婚档案部分遗失，有的个别乡镇纸质档案未经整理，甚至没有目录。另外，由于长期在纸制档案管理时期，民政部门缺乏对档案管理的重视程度。将工作的重点放在能够突出自己政绩的低保面扩大、社会弱势群体资金的争取等方面，这为数字档案的实施也带来了巨大的困难。

2.婚姻数字化档案的录入容易存在纰漏。当前数字化婚姻档案是采取完全的手工录入，避免不了录入错误这种情况的出现。而婚姻数字档案对准确性的要求又非常高，有时即使录错一个字，也会影响到整个系统，也为档案使用者进行档案利用带来了巨大的困难。

3.婚姻数字化档案衔接不畅。我国自2004年开始在各省市、自治区逐步实现婚姻档案的数字化管理，但是多以省级为单位组织信息系统的独立开发，导致档案间的兼容性不强，出现了“信息孤岛”，为全国性的婚姻档案联网工程的建设带来了困难。为了解决这一问题，民政部于2006年出台了《婚姻登记系统数据规范和标准》，对各省的婚姻档案数据格式、排序和存储方式进行了规定，使数字档案系统拥有统一标准的接口。但新的问题又接踵而至。如，除了民政部门在管理我国公民的婚姻档案外，公安户籍部门也从社会公共管理的角度进行着管理，而由于民政婚姻档案与公安婚姻档案系统不同，两者之间的衔接不畅，数据无法兼容，移植性差。

4.制度不健全，档案利用管理不规范。数字化婚姻档案是近几年兴起的一项新事物，没有传统工作经验可以借鉴，加上目前各地民政部门对婚姻数字档案管理中各种制度层面的原因，还存在岗位责任未落实、数据保密制度不严格等问题，从而损害了婚姻登记当事人的权益，给档案的利用造成了很大的困难。

二、婚姻数字档案的整合措施

1.转变婚姻档案管理理念，树立正确的政绩观。在建设建设“服务型”政府的背景下，民政部门应摒弃不科学的传统政绩观，改变婚姻档案管理中的“缺位”现象，将数字化婚姻档案的保存、立档、利用等方面纳入政绩考核体系；领导人员应充分认识到婚姻数字档案管理的重要性，安排专职人员进行婚姻数字档案的管理工作；提高档案管理人员业务水平，加强业务培训，改善婚姻档案管理的软硬件条件，保证将数字化档案管理工作的稳定性。

2.发展婚姻数字档案的新技术，实现数字档案的衔接。一方面，在录入过程中，应增强婚姻数字档案管理系统的智能化程度，积极探索人工语音录入与电子扫描录入等方式，逐渐取代传统的“手工”录入方式，在保证准确性的前提下提高档案的录入效率。另一方面，针对当前民政系统与公安系统婚姻数字档案衔接不畅的问题，应加快新系统及“补丁”软件的开发，大力发展“云计算”技术，实现查询、交换和共享同步，建设“全国公民婚姻状况云计算数据库”，使任何组织和个人都可以通过访问网络服务器对档案进行合法使用。

3.落实岗位责任制，增强数字档案管理的规范性。为对应婚姻数字档案管理过程中出现的新状况、新问题，一方面，国家民政部应建立相应的管理“标准”，对数字婚姻档案管理的流程、事项进行详细规定，使下级民政部门在管理过程中能够有规可依。另一方面，应将档案管理过程中的工作细化为相应的“目标责任”，并下发到档案管理人员，其绩效考核联系起来，从制度上增强规范数字化档案管理的约束力。同时将档案的利用与便民纳入考核体系中，体现新时期婚姻数字档案的“以人为本”、人性化和个性化管理，为档案使用者提供便利。

4.创新婚姻数字档案管理机制，增强档案管理活力。为对婚姻数字档案管理机制进行创新，民政部门可借鉴美国、日本等发达国家经验，积极探索引入“第三方”社会组织参与民政婚姻档案的管理。从技术服务、咨询、数字录入、档案利用平台建设等方面对婚姻档案管理进行支持，不断弱化婚姻档案的“管理功能”，突显婚姻档案管理的“服务功能”。使民政部门能够从档案管理这一“非核心业务”中脱离出来，将主要精力投入到“核心业务”建设上，更好地提高工作效能。

三、结论

当前婚姻档案数字化过程整合中存在着资料保存不完整、立档资料不齐全、录入存在纰漏、衔接不畅、制度不健全等问题，只有转变婚姻档案的管理理念、树立正确的政绩观，发展婚姻数字档案的新技术，实现数字档案的衔接，落实岗位责任制，增强数字档案管理的规范性，创新婚姻数字档案管理机制、增强档案管理活力，才能够更好的实现婚姻数字档案的整合。