试论档案信息化及其管理对策

韩

（黑龙江省社会主义学院，黑龙江哈尔滨 150090）

随着信息化时代的到来，计算机和网络技术得到迅猛发展，档案信息化管理技术得到广泛的应用，对当前的档案管理工作提出了新要求，迫切需要档案管理部门加强信息资源的开发和利用，转变档案管理理念、管理手段和管理方法，充分利用现代化的技术手段提高档案管理工作的效能。可以说，档案信息化建设的最终目的就是实现档案信息传输的网络化和档案资源的共享化。

一、档案管理信息化的内涵及任务

（一）档案管理信息化的内涵。档案管理信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，把现代信息技术全面应用在档案管理工作中的过程，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供利用服务。其内涵包含两个方面的内容：首先，档案信息化就是运用现代信息技术，加强档案信息资源的挖掘、归类、开发和利用，把丰富的信息资源以数据化的形式储存，对物理形态的档案文献作符合信息化环境和目标的转化，以标准化的方法管理，以网络化的方式传输，从而提高资源的有效配置，实现资源共享。换而言之，就是以档案实体为重心向以档案信息为重心的档案管理模式转变的过程。其次，档案信息化是一项事业建设过程。档案信息化追求档案信息社会化服务，档案管理信息化的终极目标是实现信息资源的社会共享。在现代化工作环境中，重新审视和定位档案管理的新原则、新理论和新任务，确立信息化视域下档案管理的基本方法和工作模式，以顺应档案工作的现代化要求。

（二）档案管理信息化建设的任务和遵循的基本原则。档案信息化建设的任务是以加强电子文件和电子档案的管理为基础，以信息化、数字化、网络化、数据库、虚拟化等现代化手段为载体，以建设事业心强、具备专业知识、精通业务的复合型人才队伍为动力，以实现信息资源的社会共享为总体目标，制定档案信息化管理的有关标准，树立档案管理信息化观念，形成技术与人文相结合的档案管理工作体系，加快国家文化软实力建设，进一步全方位打造符合现代化要求的档案管理新途径。实现档案信息化建设的任务遵循的基本原则是：将档案信息化建设放到新时期社会信息化的科学发展中来重新定位。档案信息化建设作为一项复杂的系统工程，需要从理论研究、制度建设、实践操作三个层面展开工作，努力做到理论探索有创新、制度建设有保障、实践操作有实效。

二、档案信息化建设中存在的问题

（一）信息化认识有待加强。随着我国档案事业的蓬勃发展，档案信息化建设工作已步入规范化轨道，档案信息化在信息社会化发展中的重要作用已逐步显现，取得了一定的效果。但有些基层单位领导对档案工作重视程度还不够，深入研究不到位，片面追求数字化；还有些单位开展工作把档案信息的数字化等同于档案信息化，没有将档案信息化建设纳入重要议事日程，没能为档案管理部门提供必要的经费保障，经费投入相对缺乏；机构设置、人员编制多数没有落实到位，工作开展起来人手少、难度大，不能完全按照上级有关文件的要求开展档案信息化建设工作，对做好档案信息化建设工作推进存在“上紧下松”的现象；档案管理部门举办的专门业务培训规模较小，开展工作缺乏基本理论、基本知识、基本技能的支撑，直接制约着档案信息化建设的进程。

（二）基础设施建设有待提高。档案信息化建设所需的网络系统和数字化设备等硬件设施是档案信息化建设发展的前提与基础。档案信息化管理的硬件设备主要由计算机、扫描仪、存储器、服务器、信息处理系统、信息数据库、程序软件等组成，是实现档案信息化建设的基础条件和技术保障。只有拥有必要的软硬件设施，才能实现档案信息的传输和资源共享，才能实现档案管理的现代化。由于目前缺乏必要的经费保障，很多单位无法提供档案信息化建设所要求的基础设施，只能提供必要的计算机、存储器等基础档案管理设备，多数没有启动档案信息数据库的建设，没有形成档案信息数字化形式的数据库。档案的采集、归类、转化、检索等功能尚处于手工操作与单机归档阶段，文件与档案管理相对孤立。网络设备、服务器、存储设备、安全软件、档案数字加工设备等不能形成一个有机的整体，查询档案时无法将目标信息方便地传递给使用者，影响了档案信息化工作的效率和功能，阻碍了档案信息化建设的快速发展。

（三）档案专业人才有待培养。档案信息化建设的快速发展，对档案管理人员提出了更高要求。从事档案信息化的工作人员虽然大都具备基本的档案管理知识，但普遍缺少对信息的组织、加工能力和计算机信息处理的能力。从目前的情况看，既精通档案基础业务，又能熟练掌握现代信息技术的人才相对缺乏。据了解，从事档案管理的人员队伍中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才，存在着“总量不足，结构失衡，增量滞缓，存量流失”的现象。即使有的单位购买了先进设备，也会出现闲置不用的情况。一些单位把从软件开发到档案处理、数据维护都交给计算机公司，开发出来的软件未能和具体的需要相结合，档案管理人员从档案信息化建设中得不到有益的经验与提升，这种作法显然对档案信息化建设以及人员队伍建设十分不利。从事档案信息化工作的人员缺乏系统的档案理论知识和信息技术专业理论知识的基本技能、档案管理人员队伍中专业复合型人才不足，是制约档案信息化建设和发展的重要因素。造成这种现状的另外一个重要原因就是对档案工作人员的培训力度不够。

（四）档案信息资源有待挖掘。档案信息资源建设是将已有的纸质档案资源进行合理配置、归纳分类，形成数字化的信息资源库，以提供完整准确的信息，是当前档案信息化建设的一项基础工作。目前，按照不同的历史时期、不同形式的档案资源情况，把以往传统的历史久远的纸质档案完全转化成为磁盘存储的信息，需要大量的人力物力，操作起来是极其困难的事情。另外，大多数档案信息资源都无主题索引，全文档案信息占有率低，只能对档案信息的一级目录进行检索查寻，对全文的查询基本无法实现，重要信息资源共享性不强，提供服务水平不到位，尚不具备文档数字化所独有的操作方便、传递快捷等特点。标准化程度低，数据不完整，很难为查询人带来快捷方便的服务，无法满足用户的多种需求。

三、推进档案信息化建设的思考和对策

（一）加强档案信息化、规范化和标准化建设。档案信息化的发展和应用都需要相关标准规范的支持，规范化和标准化是开展档案信息化建设的基础性原则。档案信息化标准规范主要包含管理性标准规范、技术性标准规范和业务性标准规范。因此，有必要逐步完善档案信息化标准规范。在对档案信息资源进行整理、鉴定、复制、调阅等操作规程时，必须根据国家制定的相关规范，针对不同类型、不同性质的档案信息资源进行归档管理。为保证档案资源的真实、完整、有效性，应制定结合本单位实际的档案信息资源管理办法，以数据格式标准、信息输出标准、数据交换标准等方面为依据，加强对电子文档的归档整理。计算机在档案信息化过程中的应用是档案管理技术现代化的核心和重点，而计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，因此，档案信息化标准规范的制定和实施，是档案信息化建设工作的需要，有利于提高其工作质量和效率。在制定档案信息化管理各项标准和规范时要逐步实现标准化、规范化。

（二）实现档案信息化建设的数字体系化管理。要严格按照档案业务管理流程的规范，对档案进行信息认定和收集、整理及归类，针对目标对档案资源进行规范重组。通过现代化的网络信息技术在档案管理中的广泛应用，充分利用数据库、数据压缩、扫描技术等现代化手段，把原来的传统纸质材料保存转化为电子数据档案，系统组织成具有结构规范的档案数据信息库，改变原有的手工作业管理模式为信息自动化的管理工作模式。另外，以往的档案检索方式已不能适应新形势的要求，查询的效果很难令人满意。根据信息化时代的需求，档案信息检索与提供利用方式在逐渐发生变革，传统的纸质目录检索操作起来费时费力，档案信息化管理将逐步实现自动分类、自动标引、自动编目及自动检索等工作，大部分档案资源可通过计算机网络进行检索和对外提供服务。档案管理、档案编研等工作已从有形实体向数字化、网络化方面转变。档案信息化建设不仅能够很好地自动完成各类档案资料的统计工作，而且档案组织机构、业务流程、管理体系也能够实现文档一体化的发展。档案信息化建设不仅是信息化社会发展的必然要求，也是档案事业自身发展的必然要求。

（三）切实提高档案管理信息化管理的安全性。安全性保障是档案信息化建设的前提，信息化建设只有在此基础上，才能真正地实现应用价值。为了确保管理系统和数据的安全和稳定，在制度方面要逐步完善信息安全体制，加强档案内部管理，采取行之有效的办法措施，建立档案部门和专业人员的专项管理制度，落实信息安全责任制度，制定完备的信息安全应急预案，加强对信息安全人员、系统管理人员的培养、监督与考核，确保各种制度能够正确执行。

在系统安全方面，要加快构建档案部门网络安全保障系统，采取分层权限控制的方式，采取必要的安全防范措施，提高对计算机、网络硬件设备和软件系统的管理，用先进的技术手段保护档案信息的安全。特别是要维护档案管理系统软硬件自身的安全，从机房管理、软件管理、规范操作、监督监管等多方面着手，维护计算机系统的安全和稳定。在选择、设计档案管理系统时要充分考虑到系统的安全性，把它作为重要的指标，不断提高档案信息安全保障的创新能力。

（四）加强档案工作高水平管理人才的培养。档案管理人员的知识水平、业务能力和政治素质决定着档案信息化管理的水平。信息化的档案工作要求的不再是素质单一型的人才。因此，档案管理信息化建设需要事业心强、具备专业知识、精通业务的复合型人才；需要信息知识广、业务素质强、能与时俱进的综合型信息人才。第一，应实行档案从业人员档案信息化培训工程，切实加强在职档案管理人员的业务培训，不断提高档案工作培训质量，提升从事档案工作人员的文化和专业素质，切实增强档案工作人员运用专业理论解决实际问题的能力，并将培训、考核情况纳入职称评定的范围。第二，要加大对有档案信息知识、懂档案信息技术、会档案信息管理的青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。第三，应制定相关的档案信息化人才引进办法，努力营造引进人才的良好环境，增强人才引进的力度，为档案信息化人才的长期发展营造良好的空间。

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