信息化对民政档案管理工作的影响分析

福建省 福安市民政局 雷立梅

民政部门是我国政府部门的重要组成部分，是与群众联系最为密切的机构之一。而民政档案是民政部门的资料库，也是民政行政业务工作的重要内容。近年来随着信息时代的到来，信息化发展也成为档案管理行业的发展趋势。在新时期，探索信息化对民政档案管理工作的影响，提高信息化背景下的民政档案管理工作效能，具有重要的意义。

一、信息化对民政档案管理工作的促进作用

民政档案是对原始数据资料的记载，对民政工作的开展具有重要的促进作用。以计算机和互联网为代表的档案信息化管理，使民政档案管理进入了一个新的阶段。

1.改变了档案载体。传统的民政档案载体为纸质载体，一切为手工操作，而随着网络技术及计算机的应用，存档方式逐渐变为以虚拟的数字化形式——电子文件形式存档。建立档案的全文数据库，使得常规的纸质资源的检索被电子化数据所代替，抛弃了传统由手工进行档案管理的方式，数字化媒体得到了有效的广泛的使用。

2.提高档案的利用效能。民政部门是直接与群众打交道的部门，而民政档案工作，归根结底也是为人民群众提供便利。传统的民政档案从收集到整理、归档、利用的过程繁琐，一份档案的形成通常需要很长的周期，而信息化大大缩短了民政档案从形成到提取利用的时间，为档案管理效能的提升带来了新的捷径。

3.为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障。传统的民政档案在利用过程中十分不便，而信息化的档案管理，客户端用户只需要拥有一个账号和口令，即可随时随地对档案进行操作，借助计算机实现人机对话，突破了时间与空间的瓶颈限制，为档案使用者提供了便利条件。

二、信息化对民政档案管理的新要求

信息化对民政档案管理工作的开展起到了重要的促进作用，对当前的民政档案管理工作也提出了更高的要求。

1.档案的实时化。信息化的应用使得档案利用由传统的“点对点”转变为现在的“面对面”的互动方式，“数字民政”工程的实施，使得工作人员可以从网上查阅和分析民政业务信息，实现网络公办，档案利用者要求民政部门能够及时提供档案资料，对档案的实时化要求更高。

2.档案信息的多样化。出于保密的考虑，传统的民政档案通常很少向公众开放，而是由民政管理人员间接为公众调取资料，而且实施信息化后，文件的存储空间得到极大的拓展，方便了文件形成者留存副本，档案的使用者只需要拥有一个用户名、一个口令就可以从客户端访问各种各样的民政信息。

3.对民政档案的人本化要求。为人民服务是党的宗旨，以人为本是科学发展观的第一要义。民政档案管理的信息化提高了档案管理水平，使档案使用更加便捷，为领导决策、民政业务及人民群众提供了更为便利的服务。

三、信息化背景下民政档案管理工作的措施

1.加强民政档案信息平台的更新和系统数据维护。 在信息开放的环境下，对民政档案信息平台的安全性提出了更高的要求。民政部门必须引入安全系数高、性能稳定的档案数据管理系统，对其安全性能进行优化，杜绝使用外来数据来源，不允许使用档案信息化管理的电脑接收陌生邮件，进行QQ聊天，不能使用不明U盘、光盘、硬盘等，要设立软硬件防火墙，以防止网络黑客、木马、病毒的侵袭。做好数据的常规更新与维护，民政部门要指派专人负责信息平台的管理，建立相关的数据备份与保密制度，为信息化的实施提供有力保障。

2.通过云服务平台，构建更加开放的档案利用格局。当前SaaS云已成为未来大型数据库的发展趋势，而民政档案信息覆盖面广，数据容量大，要更好的实现全国联网，就必须推广SaaS云服务器。如，当前我国的婚姻登记信息已于2012年7月实现全国联网，但是在异地登记信息查询过程中还存在信息不准确、查询周期长的问题，其主要原因就是现有的服务器平台容量及速度满足不了数据利用的需要。因此，应大力推广SaaS云服务器平台，通过数据的聚合、分布与虚拟化操作，实现民政档案信息资源的共享，形成一个更加统一、开放的数据平台。

3.探索实施民政档案管理的“第三方”运作模式。目前美国、日本等民政部门的管理由社会“第三方”行业组织运作，90年代便实现了全国民政信息的联网。而在我国，长期以来，民政部门都是政府部门的重要组成部分，民政业务由政府部门负责。随着信息化技术的进一步应用，民政部门的业务量骤增，民政部门应积极探索将不涉及保密性的档案业务管理工作交由社会“第三方”部门运作，将档案管理业务外包，把传统的信息采集、编目、使用、咨询等业务扩展到最广泛的社会活动中来，由“第三方”部门根据自己的行业咨询优势，为档案用户提供更加周到的服务。

四、结论

信息化的应用改变了民政部门的档案载体、提高了档案的利用效能、为档案的功能从“重保存”到“重利用”提供了保障。与此同时，对民政档案的实时化、多样化、人本化也提出了更高的要求。在未来的发展中，只有不断提高民政档案资源的利用率，加强民政档案信息平台的更新和系统数据维护，通过云服务平台构建更加开放的档案利用格局，探索实施民政档案管理的“第三方”运作模式，才能够更好地提高民政档案管理的效能，适应信息化时代的发展需要。