对工程管理单位档案工作的几点思考

谷兴华

(黑龙江省引嫩工程管理处，黑龙江大庆163000)

1 档案管理概况

目前，引嫩工程管理处综合档案室硬件设施基本完善，档案装具采用密集架，备有计算机、资料柜、碎纸机等设备，这些设备都非常有利于收集整理和处理档案资料，编研目录及管理档案，提高档案的利用率和利用效果。档案室实现了“库房、办公、阅览”三室分开。我处也已经晋升为国家二级档案管理单位。随着时代进步，科技的发展，我处各项工作的发展，档案室工作仍需要进一步完善加强。

2 档案管理工作有待进一步加强

第一，选择适合我处发展的软件。目前，我处仍然只习惯于手工检索操作，工作效率不高。随着时代的发展，科技的进步，需要选择那些适应我处档案室工作及发展的软件。通过这些软件能够进行档案管理、接收、登记、处理、分发、传阅过程记录，进行发文登记，归档录入，检索利用，借阅归还登记等文档处理全过程，实现文档一体化管理。选择检索途径广泛的软件，使之可根据工作人员的要求，可以将输入的档案项目自动分别编成按日期、文件种类、收发文字号、保管期限、密级等排序的目录和索引，用多种方式输出，以满足利用者从各种途径查找档案的需要，从而可摆脱较复杂低效的手工检索操作，从而大大提高档案管理的利用效率。

第二，充分利用我处微机控制中心。我处微机控制中心已经建成，管理处内部已经建成了局域网。可逐步实现档案室微机与微机控制中心联网。可以把那些没有密级的档案传上网，利用局域网实现我处网上信息交流，进行网上查阅。文件资料在网上进行快速传递，从而提高档案管理的利用效率，大大方便工作的开展，做到更全面、更高效、更快捷的工作。

3 实现管理人员现代化档案资料缩微化

1)档案管理人员需要现代化。随着时代发展，档案事业的逐步现代化，相应地需要具有现代化知识与技能的档案工作管理人员。档案人员应该更新观念，调整心态，不断学习并掌握必要的网络知识和技术，对复杂的信息进行标引、分类和有效管理，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足单位的管理工作的需求。档案人员需要通过业务培训、自学等方式提高业务素质能力，达到管理人员较高水平的现代化管理，以适应档案现代化管理的要求。档案工作人员需要掌握较高的档案专业知识，熟悉室藏，掌握较高的微机技术和网络技术。加强管理理论的学习，努力精通现代文献检索技术，提高管理利用水平，以适应时代发展的需要。较全面掌握档案专业知识以及档案标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。档案工作人员进行档案信息分析与研究、提供较高层次的档案信息服务。作为档案管理工作者要抓紧自身的学习提高，尽快使自己成为合格的档案工作者。随着设备的更新和引进，档案管理部门既要注重具有丰富档案专业知识和实践经验的工作人员，合理调整档案工作者的专业结构、年龄结构和知识结构。也要加强对原有工作人员的培训和知识更新，使更多的人熟悉和掌握有关现代化管理技术，科学地管理档案。

2)档案管理逐步实现缩微化。随着时间的推移，档案数量的增多，档案存贮空间会越来越狭小，实现档案缩微化就势在必行。这已经成为近年来档案存贮的发展方向，它不仅大大缩小存贮档案的空间，而且对于用微机处理档案信息创造了十分方便的条件，可以扩大信息存贮量，提高档案利用服务的自动化水平。随着档案事业的不断发展，缩微技术得到广泛应用。目前，档案缩微工作已形成规模，档案缩微管理工作已达到标准规模化。随着将来的高性能设备出现，多机体一体化的实现，档案缩微工作也会进一步得到完善提高。我处也应该根据自身实际情况逐步开展此项工作。

4 结语

要实现以上目标调整，必须制定好我处档案管理的规划。此规划的制定，应服从于我处的总体发展的规划。在分析我处自身的特点和发展目标的基础上，深入调查和论证，制定出可行的档案管理规划，建立有效的文件档案管理信息系统，使档案管理工作更好地适应我处发展的需要，为我处各项工作服务。