浅谈电子文件归档过程中存在的问题分析及对策

无锡工艺职业技术学院 霍奇道

一、引言

随着信息技术的迅速发展，办公自动化、文档一体化得到进一步扩展和深化，人们已经进入了网络信息化时代，信息的产生、发布与共享不再受时空的限制，各种应用雨后春笋般出现，信息资源呈指数级增长，由此产生了大量的电子文件。在国家颁布的《电子文件归档与管理规范》中，“电子文件是指在数字设备及环境中生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可以在网络上传送的文件。”由此可见，电子文件是以电子形式存在的具有动态特点的一种虚拟文件，它是各种类型的数据有机结合的产物。

二、电子文件的特征

1.信息的非人工可直接识读性。与所有传统的纸质文件记录方式不同，电子文件是把可识别的文字、图形、图表等信息已二进制码的形式存储于磁性介质载体上，人们凭借自身的感官器官从载体上面得不到任何相关信息，载体本身无任何信息性。

2.信息的系统依赖性。从电子文件的形成产生到修改、利用、管理都离不开计算机系统等数字设备，必须借助计算机系统才能实现。离开了计算机系统，电子文件既无法读取，更无法对电子文件实施任何行为，归档管理电子文件也就成为无稽之谈。

3.信息的可转载性与共享性。电子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再具有物理意义上的“实体”状态。可以通过网络在计算机之间相互传递，也可以通过其他介质相互复制。对信息获得者来说，可以实现多人共享而不受时空的限制。

4.信息的易变性与不安全性。电子文件的优点是便于修改且不留痕迹，且电子文件存储载体往往使用寿命不长，对信息的安全造成隐患。

5.信息的集成性与综合性。电子文件可以将各种信息加工组合在一起，如：文字、图形、图像、视频、音频等，而传统的纸质文件根本做不到“多媒体化”。

三、电子文件归档常见的问题分析

1.在思想观念上对电子文件重要性认识不足。由于传统纸质文件档案管理模式和手段在档案管理者头脑中形成了定向思维，受传统观念的影响对电子文件归档的意识不强，认为只有纸质文件才是档案工作的对象，或者因为怕增加工作量而不动对电子文件进行归档。

2.电子文件归档管理制度不健全。因为电子文件归档管理起步时间很短，尽管国家颁布了《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等规章制度，部分单位虽然也认识到了电子文件归档的重要性，但是有些单位并没有制定规范的管理制度和科学的管理方法，造成了单位各部门的电子文件处于无人管理、“自生自灭”的境地，没有专人管理，也没有归档保存，有些重要电子文件甚至被丢失。

3.电子文件归档管理缺乏专业性的人才。电子文件归档是一项具有业务性和技术性的工作，它不仅要求档案人员掌握专业的档案管理知识，还需要有熟练的计算机、网络和信息技术处理知识。目前档案部门人员年龄普遍偏大，对计算机系统相关知识了解甚少，在客观上影响了电子文件归档的顺利开展。

4.在技术层面上存在的问题：

(1)电子文件的可识读性难以保证。技术发展和更新过快，造成环境、硬件、软件的变化，原有的磁性介质上存储的信息不一定能够识读出来。

(2)电子文件的真实性、原始性难以保证。一方面，由于电子文件易于修改且不留痕迹，对于电子文件是否是“原件”难以界定。另一方面，电子文件因载体转变和格式转换而不断改变自身存在形式，很难确定它的原始记录性。由此使得电子文件的法律效力大大减弱。

(3)电子文件的安全性、稳定性难以保证。一方面，网络环境下的电子文件正面临着非法授权访问、信息泄露或丢失、数据完整性的破坏及病毒的传染。另一方面，保存电子文件的载体使用受环境条件的限制，况且载体本身也存在着损毁的风险性，包括载体老化、磁性自然衰弱，也会造成电子文件读不出或信息丢失的现象。

(4)电子文件格式多样，缺少统一的要求标准。电子文件格式丰富多样，比如：同样是一份信息内容完全一致的视频信息，其格式可能会是MP4、WMA、AVI等不同的格式。在归档管理过程中也造成了一定程度的紊乱。

四、解决问题的对策

1.转变更新思想观念，提高对电子文件归档重要性的认识。电子文件归档对人们来说还是个新事物，需要一个慢慢接受的过程。电子文件是信息时代的新生事物，是档案的一个重要来源，要通过宣传，改变过去只重视纸质材料的观念，把电子文件归档作为一个重要工作来抓，提高电子文件的归档的档案意识。

2.建立健全电子文件归档管理制度。各单位应该根据国家颁布的《电子文件归档与管理规范》、《电子公文归档管理暂行办法》等规章制度，结合本单位的实际情况，从电子文件的产生途径、类型出发，明确电子文件的管理机制，划定电子文件的归档范围，制定出合理科学严谨的管理制度，做到有章可循、有规可依。

3.加强队伍建设，培养适应现代化档案管理的人才。电子文件管理是一个崭新的课题，目前还处于摸索阶段，这要求档案工作人员除了要加强业务学习，还要学习计算机、网络知识。各单位应加强对档案工作人员进行电子文件和电子档案的业务培训，档案人员自身也要加强新知识的学习，提高自身素质，以适应电子文件归档工作的需要。

4.在技术操作层面上：在电子文件形成、积累、归档过程中，要及时记录电子文件的设备环境和相关元数据，生成电子文件的相关软件要一并归档，确保电子文件的可识读性；对电子文件要进行前端控制和全程管理，条件允许的情况下要对电子文件进行数字认证，电子签章，确保电子文件的真实性和原生性，同时要加强立法，确保电子文件的法律效力，使电子文件具有充分的证明力度和凭证作用；制定切实可行的措施，加大资金投入力度，在硬件和软件上确保电子文件的安全和完整性；建立统一的电子文件结构标准，使得电子文件格式能够满足以下的需求：格式开发、不绑定软件、文件自包含、格式自描述、显示一致性、持续可解释、稳健、可转换、支持技术认证机制、利于存储、便于利用。

五、结束语

电子文件是社会发展和进步的产物，确保电子文件能够及时完善地归档，是档案工作者面临的新的挑战和课题，相关问题还处于探索阶段，有关研究正在逐步深入进行。只有不断地探索研究，改进技术，完善制度，才能使得电子文件更好为社会提供信息资源，促进社会各项事业的发展。

[1]蔡月芬.关于高校电子文件收集与归档要求的思考[J].沙州职业工学院学报,2006(1).

[2]彭艳平.高校OA系统电子文件归档可行性与问题分析及对策[J].当代教育理论与实践,2011(2).

[3]巩建红.谈电子文件档案化管理面临的问题[J].兰台世界,2007(7).

[4]黄玉明.电子文件存档格式需求分析与战略研究[J].档案学通讯,2010(2).

[5]罗秀梅.电子文件档案管理存在的问题及对策探讨[J].黑龙江史志,2009(10).