对电子文件档案管理工作的认识

刘 颖

（太原市市政工程设计研究院，山西 太原 030002）

1 电子文件

电子文件是以二进制编码形式记录于软盘、磁盘和光盘等载体中，并依赖计算机系统存取，同时可在通信网络上传输文件。电子文件有以下几个特点：

（1）电子文件不再是直观的纸质文件，需要借助现代化办公设备才能阅读利用。

（2）电子文件由计算机生成，可以被迅速地处理和传递。

（3）电子文件的利用是可共享的，不再受时间和距离的影响。

（4）电子文件对保存条件和环境的要求很高。

2 电子文件的特性对档案管理工作的影响

（1）电子文件信息载体的非直读性。电子文件的非直读性主要体现在对设备的依赖上，从文件的制作、处理，以至于归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。

（2）电子文件信息与载体的可分离性。电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变化的，通过网络在不同的计算机之间相互传递，也可以在不同的载体之间相互复制。

（3）电子文件信息的可变性、不安全性。计算机系统中信息的相对独立性以及计算机环境本身的特点，使得对系统中信息的增删、更改和重新编辑都变得十分容易，修改后可立即形成一份新的文件且看不出改动过的痕迹。如果未做备份，数据一旦被删除，原来的文档就荡然无存。

电子文件除上述特性外，还具有载体材料和信息技术的不稳定性、电子文件的信息共享性等。这些特性都对档案管理工作产生了或多或少的影响。

3 电子文件的管理和归档

3.1 电子文件的管理

电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。文件与档案之间不再有明显的界限。因此，做好电子文件归档前的管理工作，是实现高效电子档案管理的重要前提；保证电子文件的真实性、完整性和有效性，是电子文件归档、保存工作的可靠保障。

（1）电子文件的真实性是指其内容和显现形态等全部信息都保持着原始状态。在保证原始状态的基础上，建立真实性的认定方法和手续。必须满足以下几个方面的条件：①电子文件生成、流转过程中的每一个参与者都必须具有合法的权限；②文件形成过程中所记录下来的每一个操作时间都是真实的；③文件形成之后，其内容、逻辑结构和背景与其形成（处理完毕）时一致。

（2）电子文件的完整性是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能使一些电子文件还未来得及归档就已经丢失了，从而造成电子文件的不完整，影响对其读取还原的有效性和原始性。可以从以下几个方面保证电子文件的完整性：①在电子文件管理系统中设立电子文件暂存空间；②建立电子文件的归集、积累制度；③制定电子文件数据管理规范；④对电子文件的背景信息作出规范化的要求，并编制电子文件统一的信息摘要库，随时进行登记，保证文件数据的完整性。

（3）电子文件的有效性是指电子文件在保管期限内应具备载体的完好性、信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。由于信息管理发生混乱、系统更新造成软硬件设备不兼容、载体损毁、网络或设备遭受恶意访问、计算机病毒感染等对电子文件有效性的影响很大，电子文件的易更改性也为非法操作提供了便利。可以从以下几个方面保证电子文件的有效性：①电子文件形成后，应及时进行备份，以防止发生信息损失和变动；②建立电子文件管理的记录系统；③建立和执行科学的归档制度；④加强对电子文件利用活动的管理，建立和执行严格的保管制度。

3.2 电子文件的归档

3.2.1 电子文件的收集整理

电子文件一般应在形成或任务完成后及时收集，以磁盘或光盘的形式移交，收集范围除了文件本身外，还应包括该文件的存储格式、读取软件，甚至操作系统。跨年度完成的任务和项目要分阶段收集。对于一些纸质文件的电子化收集，主要采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质文件进行数字化加工，将其转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的图像或数字文本。

电子文件的格式种类繁多，归档前一定要进行整理分类，将其格式统一化，以方便日常管理。

文本文件的通用格式为：DOC、TXT。

图片文件的通用格式为：JPEG、TIFF。

图纸文件的通用格式为：DWG。

多媒体文件的通用格式为：MPEG、AVI。

音频文件的通用格式为：WAV、MP3。

3.2.2 电子文件的保存和利用

（1）由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及对外利用等方面也有许多不同之处。电子文件以化学磁性材料为载体，从理论上讲，能够长期保存，因为它的信息读出是无接触式的，不存在磨损。电子文件记录在介质层上，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水分及有害气体的侵害。但是，由于电子文件这种存储方式是近几年刚刚出现的，缺乏实际存储的经验，所以，电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前，对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失。主要有以下几个方面的要求：①电子档案要进行多次备份，并保留一份异地封存；②查看有无物理损伤，表面是否清洁，检测有无计算机病毒等；③对检测所使用驱动设备进行测试，使其处于可靠完好状态；④保持存储载体库房的温度在7～20℃，湿度在35%～45%范围内。

（2）归档的电子文件载体不应外借，未经批准，不允许擅自复制文件。使用时，应在权限规定范围内使用拷贝文件，严格遵守保密规定。

3.2.3 电子文件的销毁

由于形成、传输和利用方便，电子文件的数量剧增。尽管这些文件的储存空间远远小于纸质文件，但是数量庞大的电子文件会因此而增加电子信息系统的负担，既降低系统响应检索访问的速度，也增加维护保管的费用。况且有些电子文件的确没有长久保存的价值，所以对这部分电子文件进行销毁是必要的。

（1）归档电子文件的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行，且应在办理审批手续后实施。

（2）属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除的载体上，应连同存储载体一起销毁，并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

4 电子文件的档案管理对我们提出新的要求

综上所述，电子文件归档管理工作已经成为档案工作中不可或缺的重要组成部分。然而，在我们现有技术应用的情况下，电子文件又具有一些很明显的弱点：一是它在运行过程中内容容易被窃取和改动，信息容易发生丢失，黑客和病毒这两大顽敌时时威胁着它的安全；二是网络环境下电子文件档案管理正面临非授权访问、信息泄漏或丢失、数据完整性被破坏的威胁。这就给归档管理工作提出了新的要求，对此，我们必须有清醒的认识。电子文件管理必须依据统筹规划、分步实施的原则，有计划、有重点、循序渐进地展开，不能一蹴而就。因此，我们要做好电子档案管理过程中的各个细节，包括归档前的准备工作、归档时应注意的问题以及归档后的验收检查工作等。总之，做好电子文件的归档管理工作是信息时代档案工作面临的严峻挑战，是一项长期而艰巨的任务。