Microsoft Exce的数据分析的基本方法

纪 彧

本溪市机电工程学校，辽宁本溪 117000

随着时代的发展，我们对计算机已经不再陌生，它已经运用到各个领域当中，为人们的工作、学习、生活提供着方便。而一些相应产生的应用软件更是大大提高了人们的工作和学习的效率。Microsoft Excel作为一个常用软件，它简单的操作已经被大多数人认可，但是它的强大的函数运算功能和数据的处理、统计分析的功能，我们认识的就有限了。接下来我们就谈一谈Microsoft Excel的数据分析的基本方法。

数据分析就是用适当的统计方法对数据进行分析，以求最大化地开发数据资料的功能，发挥数据的作用，是为了提取有用信息和形成结论而对数据加以详细研究和概括总结的过程。目的是把隐没在一大批看来杂乱无章的数据中的信息集中、萃取和提炼出来，以找出研究对象的内在规律。数据分析是组织有目的地收集数据、分析数据，使之成为信息的过程。在实用中，数据分析可帮助人们作出判断，以便采取适当行动。

1 数据排序

数据排序的目的是帮助我们找到一个或多个相似数据群组，以便实现简单易行的数据分析。

在实际应用中，为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此最有效的方法就是对数据进行排序。简单的排序分为升序和降序（按字母顺序、数据的大小、日期的前后、中文字的内码来确定顺序），利用数据菜单中的排序命令，按照主要关键字、次要关键字、第三关键字进行升序和降序排列；我们还可以先利用工具菜单中的选项命令自定义序列，再利用数据菜单中的排序命令中的选项自定义排序次序。

2 数据筛选

数据筛选的目的是在大量数据中将符合条件的数据显示出来。数据筛选有两种方法：自动筛选和高级筛选。自动筛选是一种快速的筛选方法，我们可以通过它快速的访问大量数据，从中选出满足条件的记录并显示出来（选中要进行筛选的单元格，利用数据菜单中的筛选命令，被选定区域第一行字段名右侧出现一个下拉按钮，点击下拉按钮进行筛选）；高级筛选就是把我们需要的条件列在一个位置，把符合条件的内容筛选出来（条件和内容是独立分开的），实现这个操作就是在要进行筛选的单元格之外的区域列出条件，同行列出“与”关系，不同行列出“或”关系，条件区域的字段名必须与源数据的字段名一致。高级筛选可以完成自动筛选的工作，但是自动筛选有时候不能完成高级筛选的工作，所以如果需要处理的数据条件比较复杂，还是应该利用高级筛选来完成所要完成的工作。

3 分类汇总

分类汇总是把数据分成不同的类别，把不同类别的数据汇总在一起，是对数据整体结果体现。分类汇总的方法是先把需要汇总的字段进行排序，然后利用数据菜单中的分类汇总命令按照分类字段、汇总方式、选定汇总项创建分类汇总，接下来相同字段的数据就以分级显示的方式显示出来。在分类汇总中我们可以选择不同的字段、不同的汇总方式、不同的选定汇总项进行我们需要的分类汇总。分类汇总后我们可以通过汇总后的结果，把需要分析的数据看的更清晰明了。如果，我们不再需要分类汇总的结果，可以在分类汇总的对话框中选择全部删除按钮进行分类汇总的清除。

4 数据格式

很多人不会把数据格式作为一种数据分析工具，但是数据格式确实可以帮我们进行很多与数据分析相关的操作。

4.1 自定义单元格格式的应用

在设置单元格格式中的分类中选择自定义，然后在类型中对单元格进行定义，就可以把数据分析结果体现出来，从而实现对数据的分析。

4.2 条件格式的应用

在格式菜单中选择条件格式命令，在对话框中对我们的条件和单元格显示方式进行定义后，可以把符合格式条件的内容按定义的格式显示出来，以实现数据间的对比，达到数据分析的目的。自定义格式只改变数据的外观,并不改变数据的值,也不影响数据的计算。灵活运用好Excel的自定义格式功能，会对我们的工作做到很好的补充。

5 数据列表

数据列表是Microsoft Excel2003新增功能，是为数据列表区域增加汇总行。

在数据菜单中选择列表命令中的创建列表，选择列表区域后单击确定，列表创建完成。在列表命令的下拉菜单中选择汇总行。汇总行可以实现对每一列数据的不同类型（平均值、计数、数值计数、最大值、最小值、求和、方差、标准偏差）的统计，以实现对数据的分析。利用数据列表也可以发布列表。

6 数据图表

数据图表是一种很直观的数据分析方法，也是大多数人乐于使用的一种方法。它可以把我们是数据以图表的形式呈现在我们的眼前，并对未来的发展做出预测，这对我们的分析判断起到了很好的辅助作用。

数据图表共有73个子类的图表类型，每一种类型的图表都有适合显示的数据场景。所以在使用数据图表的时候，选择合适的图表类型，会带给我们更直观的分析结果。

总之，Microsoft Excel是一个功能强大、方便易学的电子表格处理软件，在实际的工作过程中它的应用还远远不止这些。如果我们能掌握它的基本操作，运用好其基本功能，不断地在实践过程中找到其更多的功能和使用技巧，那么我们一定会发现Microsoft Excel带给我们生活和工作上的很多方便，从而不断提高工作效率。

[1]戴建耘.Exce 2002教程——微软办公系列国际专业认证教材.思递波（上海）信息技术咨询有限公司.电子工业出版社.

[2]周贺来.EXCEL2007数据分析职场应用实例.机械工业出版社.