如何加强产品质量检验仪器档案管理工作

彭 慧

山东省聊城市东阿县产品质量监督检验所，山东聊城 252201

0 引言

产品质量指的是在商品经济范畴，企业依据特定的标准，对产品进行规划、设计、制造、检测、计量、运输、储存、销售、售后服务、生态回收等全程的必要的信息披露。产品、过程、体系都具有固有特性，所以，质量不仅指产品的质量，也指过程和体系的质量。本文所涉及的产品的质量检验为产品质量控制的决定性环节，产品质量检验仪器档案管理工作决定着产品质量检验的严谨、科学以及可靠性，作用非常重要。加强产品质量检验仪器档案管理工作应考虑各个方面的因素包括人员素质、仪器管理、立卷管理规范化等等。

1 提高思想认识是做好产品质量检验仪器档案管理工作的前提

随着社会的发展以及人们生活水平的提高，产品的质量问题正在得到社会各界的共同的关注以及高度重视。2011年国家质检总局发布了《关于2011年度质量检测设备获证单位和授权机构监督抽查情况的通报》（质检特函〔2012〕2号），从通报中，可以看到质检机构存在的共性问题：一是机构质量管理体系不能有效实施；二是检验检测人员未进行执业注册；三是制造监督检验不到位，不按要求出具监检联络单和监检意见通知书；四是存在不严格执行检验规程、检验项目漏检；五是检验仪器设备未定期计量检定；六是检验原始记录填写不规范等现象。这些问题说明质检机构质量管理还存在很多问题，还需要不断完善。

总之，产品质量检验仪器档案管理工作的科学进行是维持产品的质检仪器的重要保证。

2 加强组织领导是做好产品质量检验仪器档案管理工作的主要措施

根据实验仪器的使用特点并结合本单位的实际情况制定符合自身发展的产品质量检验仪器档案管理规范：

1）主要进行监督质量管理、仪器和设备管理的领导主管仪器设备及仪器设备档案管理工作，建立分级负责责任制，每台仪器的使用部门的负责人定为仪器使用的第二级责任人，各使用部门设立副级的二级的兼职仪器设备档案管理员，实行上级单位、使用部门、仪器操作人员逐级管理的三级管理制度；

2）结合自身单位、自身仪器的实际使用情况，规定档案管理职员严格按照要求履行职责，明确自己的工作详细内容，制定绩效工作考察工作制度；把分级责任制度规范的放入到年初的目标任务考核以及仪器使用的管理目标责任制中去；

3）各机构所建的质量管理体系文件一开始不一定能适应本单位的实际需要，还需要在实施中不断地完善和持续改进。内部评审和管理评审是体系持续改进的重要途径，内部审核的目的是审核体系的符合性和有效性，管理评审的目的是评审体系的适宜性和有效性，在体系运行中必须按规定进行内部评审和管理评审。

3 规范整理实验仪器是做好产品质量检验仪器档案管理工作的关键方法

实验仪器基本是以台单位，产品质量检验仪器档案也最好以台为单位，或以卷单位。档案的整理要与实际的使用情况相结合，做到方便查找、翻阅，以便仪器出现问题时做到快速、便捷的查找。

所得记录必须能够客观的反映从质检仪器设备的背景查找、仪器确定的选型、从相关企业购买、所在单位的验收、请相关技术人员对仪器进行安装、本人进行调试、对仪器的整个使用、仪器出现问题时所牵涉到的维修、仪器寿命结束对上级主管单位进行报废等的整个过程进行合理科学管理的完整过程，管理的过程同时要进行完整详尽的档案记录工作。

4 明确归档范围是做好产品质量检验仪器档案管理工作的主要环节

仪器使用的上级主管单位一定要特别注重产品质检仪器材料的归档：1）开设相关的职位：开设相关的专人负责对产品质量检验仪器建立整理档案，要详尽的记录名称、仪器的型号及仪器厂家的名称；2）每个仪器的使用说明书，仪器配套的使用专门的软件；3）专业人员维修和使用的记录，每次仪器升级的厂家及维修人员；4）定点的专业仪器及专业的维护记录；5）相关的测试过程中所使用到的配套的配件及溶液等等；6）每次使用时测量的物质（固体、液体）包括仪器使用前后的状态，是否有破损等，使用仪器的时间范围，使用问题出现时的维修单位计量，上次计量检定的日期，上次检定的结果，历次计量检定的详细记录(日期/结果),仪器瞬坏的情况等级(严重、较严重、轻微)，每次记录时档案的编号等。

5 提高人员素质是做好产品质量检验仪器档案管理工作的决定因素

加强人员素质的培养应该使仪器操作者具备以下的素质以及能力：1）实验操作人员应加强仪器设备管理，严格按仪器设备管理程序对仪器设备的使用、保养、故障处理、周期测试和定期检定进行管理，未经检定或检定不合格的仪器设备不得投入使用，以确保检测数据和结果的准确性、可靠性；2）操作人员不仅要求专业的素质，更要要求档案管理的意识以及能力，这点就需要上级的部门以及单位进行人才的培养，因为主动的意识到去做会很大程度的简便档案工作的管理；3）最重要的一点是培养操作人员的职业道德，对操作人员进行职业道德的教育是非常关键的部分，素质高的操作人员会节约很多的时间去进行档案的管理工作。

6 结论

档案管理工作中存在许多繁琐、不易解决的问题，相信通过以上几点认识会对档案管理有一个清晰的思路和理解，从而解决管理工作中出现的各种问题。

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