对电子文件归档工作的思考

郝 国

（黑龙江省冰上训练中心 黑龙江 哈尔滨 150000）

一、电子文件归档方式和途径的选择

电子文件的载体材料主要是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲，易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为5-15年。这就说明纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏。因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘、脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档。这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：（一）借助计算机信息管理网。开通电子文件归挡专递网线。（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

二、建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍承担此项工作。电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入人员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件归集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。与纸质文件优点相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。

三、“两套制”归档的必要性与简化合一的可能性

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的。电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其他程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其他程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。

目前，保护电子文件信息不被修改、盗窃、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数宇时间印章法等。其中，数据加密法是指按确定的加密变换方法对未经加密的散据作处理，使其成为难于识读的数据；数字水印法是利用某种技术方法把作者的标志：如印签、花纹等，隐藏于电子文件中，电子文件如被拷贝时，这些标志是不会被拷贝，这保证了电子文件信息的唯一属性；数字时间印章法用来确保电子文件信息的真实性和原始性不受损害，若归档的电子文件被修改、删除，该文件生成时在网上登记的时间是无法改变的。然而，保护电子文件信息的技术只能是相对的。因为电子文件的加密和解密技术都在不断地发展。由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件形成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”。归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址。同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前，它与纸质档案将并存很长时间。但从长远看，在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后，可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、光介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价值较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、光介质归档为辅的做法。这样不但能够提高档案管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。两种介质归档的简化合一，要经过审慎论证，在万无一失的情况下实行，最好以简报、情况报道类，以及信息的实质内容已被其他档案所包含的文件作为简化合一的首选目标。