概述档案信息资源的合理配置

褚元秋

（牡丹江市结核病防治所 黑龙江 牡丹江 157000）

一、前言

信息科学的发展及人们对信息资源利用、价值、成本和稀缺性的研究，确立了信息资源作为与人力资源、资金资源、物资资源和用于经济目的的自然资源和并列的重要经济资源的地位，确认了信息资源是材料、工具、劳动者之外的又一重要的经济要索。经济信息理论和信息经济理论的研究进一步加深了人们对信息资源重要性的认识。从一个组织角度来讲，很形象地概括了组织信息资源的来源，而其中机构供应信息主要指的就是一个单位内部的档案信息，有学者称之为“机构的核心信息资源”。档案信息资源是机构组织可持续发展的信息保障，也是整个国家信息资源宝库中最为珍贵的重要组成部分。从纵向来说，包括具有凭证性、唯一性、可靠性、权威性的历史上的各个时期、各个机构的各种载体的档案信息；从横向来看，包括社会机构与个人活动中形成的各种档案信息。

二、公共信息资源管理机构

我国公共档案信息资源管理机构主要指各级各类国家档案馆。历史上形成的档案馆的类型多种多样，且划分标准、角度也各有不同。现实中，主要可分为各级国家档案馆、专业档案馆 (含专门档案馆、部门档案馆)和企事业档案馆三大类。其中，属于公共档案信息资源管理机构的有：

（一）国家档案馆

国家档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。我国国家档案馆一般可分为历史档案馆和综合性档案馆两类。历史档案馆包括中国第一历史档案馆(主要保存明、清中央机构的档案)和中国第二历史档案馆 (主要保存民国时期各个政权中央机构的档案)。综合档案馆一般分别隶属于各级党和政府，收集保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案。根据综合档案馆所处层次的不同，综合性档案馆可分为中央级和地区级综合性档案馆两种类型。综合性档案馆数量众多，一般被认为是我国国家档案馆和档案事业的主体。

（二）专业档案馆

专业档案馆是指国家专门为管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆。它的具体含义既可以体现在其专业职能上，也可以体现在馆藏档案载体的特殊内容和形式上。从我国已有专业档案馆的设置形式来看，有全国性专业档案馆，地方性专业档案馆和某一专业系统建立的专业档案馆。我国专业档案馆的建立始于20世纪50年代初期。最早建立的专业档案馆是1952年成立的集中管理全国地质档案资料的地质资料馆。1958年9月，中国电影资料馆成立；同年，测绘资料馆成立。有些专业档案馆同时还负责对本系统的基层档案工作进行指导、监督和检查。由于专业档案具有专业技术性强、数量庞大等特点，决定了对专业活动中形成的档案有必要进行集中统一管理。但伴随着我国政治体制、经济体制改革的开展和深化，一些专业档案馆的设置也有所调整。从目前来看，我国专业档案馆的类型较多杂，具体包括：

1.特殊载体档案馆。目前我国已经建立了照片档案馆、电影资料馆等特殊载体档案馆。由于音像档案等特殊载体档案是以化学材料和磁性材料为载体的，其理化性质与纸质档案有着明显不同，因而对其保管也有特殊要求，设立专业档案管理部门确有必要。但从发展来看，随着我国一些档案管理机构保管条件的改善，在现有档案馆中设置专门档案库房也不失为一种可行的办法。

2.城市建设档案馆。城市建设档案是指在城市规划、建设及其管理工作中形成的应当归档保存的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、建设及其管理工作的真实记录，是城市建设和发展的重要依据。根据国家的要求，我国大、中城市应建立城市建设档案馆。它是我国科技专业档案馆中筹建较早、发展较快的一种专业档案馆类型，是集地域特征与专业特征于一身的专业档案馆。根据《全国档案馆设置原则和布局方案》的有关规定，城市建设档案馆被列入各级国家档案馆下的专业档案馆序列，它是为社会提供城建档案的利用和咨询服务的科技文化事业单位。

3.部门档案馆。部门档案馆是指在某一专业系统内、为保管某类专门档案而设置的档案馆类型。这种类型的档案馆是专业档案馆中情况最为复杂的一种。外交部档案馆、公安部档案馆、铁道部档案馆、交通部档案馆等多可归入此类。这类档案馆中的一部分在设置时既考虑到了专业特色，又考虑到了地域特色。从其主体来看，一般可以将其看作是公共性质的档案机构。有的部门档案馆不仅是一个保管档案的业务机构，同时，它还负责对本系统基层单位的档案工作进行指导、监督和检查。

三、非公共档案信息资源管理机构

至今为止，非公共档案信息资源管理机构主要指的是内部档案机构，即在某一组织内部设立的，保管本单位形成的档案，并主要为本单位提供档案信息服务的档案机构。我国内部档案机构有多种类型，且名称各异。

（一）企业档案馆

企业档案馆与综合档案馆、专业档案馆在收藏和保管档案范围上存在一定的差别。企业档案馆作为档案馆的一种类型，是保存本企业档案的基地，是利用本企业档案史料的中心。由于企业档案馆是企业的有机组成部分，作为企业的内部组织机构，它必须服从和服务于企业的中心工作，必须为企业的决策和管理服务。企业档案馆的服务方向和服务范围主要是面向本企业，同时还要面向社会。

此外，与企业档案馆在设置方法上十分相近的还有事业单位档案馆。目前在我国出现的事业单位档案馆主要是高等院校档案馆。事业单位档案馆与企业档案馆的建设一样，都是我国政治经济体制改革和档案馆网络建设发展的结果。虽然事业单位档案馆与企业档案馆在设置上存在一些不同特点，但从其基本性质与基本职能上看，两者多有相似之处。因此，对事业单位档案馆不再另行阐释。

（二）档案室

传统上来讲，为了便于满足档案形成者自身的需要，我国采取最为普遍的方式是由各个机构内部设立档案室，集中统一管理本单位的全部档案。它既为本单位各项工作服务，又为党和国家积累档案史料。从国家和社会的整体利益出发，为了使档案成为社会共享的财富并获得良好的保管，档案室有向国家档案馆移交档案的义务。因此，原则上来说，档案室不作为永久保管档案的基地，而只是一种过渡性、中间性的档案机构。

由于档案室工作是档案馆工作的基础，档案室移交档案的完整程度、价值高低、整理质量、保管状况等，都直接影响到档案馆的馆藏建设，影响到国家文化遗产积累和保护的状况。因此，做好档案室工作，对国家档案信息资源的积累和维护历史的真实面貌，具有十分重要的作用。

随着我国改革开放的顺利进行和档案学基础理论研究的不断深入，特别是WTO之后，我国经济融入世界经济，必须适应新的规则。其中，为了加强各级政府信息披露的透明度，增强企业竞争力，充分利用网络手段，以提高工作效率与效益，特别是伴随着电子政务、电子商务的广泛开展，为保证虚拟环境下的各项活动合法有序，对国家机构、社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的、具有法律效力的数字档案信息，如何更有效地管好和用好，引起实际工作部门的重视，理论界也积极关注，正在共同探讨与寻求解决方案。这导致我国档案机构的设置也出现一些新情况，出现了一批新型档案机构，而且这些新型档案机构大多属于商业化的档案中介机构。这些新型档案机构的建立，对推动我国档案工作的发展和探索档案管理的新模式正发挥着的积极作用。

在档案信息资源管理中，尽管传统的公共档案信息服务组织和内部档案信息服务组织存在着服务对象、服务目的与服务内容范围及库藏结构等诸多不同，但是二者都面临着电子文档信息与日俱增，档案信息服务人员如何转变传统观念，适应市场经济、信息经济、服务经济、网络经济多重挑战，并担负起为政府、企业决策提供信息支持，为实现知识管理平台提供信息资源保障的共同任务。

[1]郭建平.我国档案信息资源的科学配置与逻辑整合[J].兰台世界，2004（2）.

[2]蒋冠.网络环境下档案信息资源整合研究[D].湘潭大学，2005.