浅析新形势下的档案管理

李君凤

（黑龙江省八五四农场档案室 黑龙江 虎林 158403）

随着社会的发展，档案信息是各类信息中最集中、最丰富、数量最大的信息源。因此，加快档案信息化建设步伐，实现档案信息资源的社会共享，对于提高档案管理水平，促进社会主义物质文明、政治文明和精神文明建设，有着重要的作用。笔者认为新形势下的档案管理工作应加强以下几个方面：

一、对档案管理人员进行培训

电子文件的管理是一个全新的领域。从事这一新领域的工作，一方面需要文档人员掌握计算机和操作技能，另一方面要培养他们电子文件规范化管理的意识和能力。电子文件是计算机技术的产物，其形成、管理、利用，其凭证性的实现等各个环节的操作，都离不开计算机及网络的知识。另外，电子文件的管理需要文档管理人员与计算机专业人员合作，文档管理人员必须有一定的计算机及网络知识，才能与计算机专业人员沟通与交流，共同搞好电子文件的管理。这些知识包括：自动化系统的形成与运行、信息管理方法、基本的系统分析方法、计算机系统的基础知识，以及电子文件管理研究中的前沿性理论如文件生命周期理论、文档一体化管理理论、前端控制理论等。国家和地方的有关部门应分期分批组织文秘人员对上述理论知识进行学习，使其计算机网络知识系统化，增强其电子文件规范化管理的意识，提高其办公自动化系统的操作能力，使电子文件管理规范化从人员素质方面得到保证。

二、企业档案信息工作统一管理，形成档案信息电子化管理

在新形势下，要突破过去档案信息管理模式的局限性，将档案管理应纳入到整体管理体系中去，根据实际情况将档案、信息情报资料进行一体化管理，将有利于知识产权统筹管理。这样，实际的知识资源管理对象与虚拟的信息网络技术相结合，整合创新形成整体化的档案信息资源管理平台，构建企业自身强有力的知识资源管理拳头，形成了强大的信息档案资源库，使知识资源得以更好的共享，形成高效的、集成化的信息链。

档案信息部门，相当于一个企业中的事业行政部门，具有监督指导各种档案信息管理工作。档案管理实际上是对各类信息的筛选与整理，并保存具有社会和经济价值部分，以便后来工作的参考查证，以便企业持续健康的发展。而用一种现代化的管理技术工具连接各业务工作，数据汇总到档案信息部门，不仅有监督管理职能，而且是个信息再处理的过程，这一系统管理要坚持技术与管理并重，要以管理统领信息技术应用、以现代信息技术促进管理观念更新。而对各类信息进行统筹技术处理，不仅节约了企业的成本，也提高了管理效率。

企业以信息化带动工业化的发展战略，要求做好电子化档案信息管理工作，而且其数据量、其现代化的管理方法与技术已大大提高，那么就要求制造业的企业与时俱进，不管是老单位还是新的单位机构都要做好其规划。各项数字化软件，最终落脚点到档案信息网络服务上来。实现制造信息数字化管理模式，档案信息不仅应以整合保存各项数据，更应以服务为重点工作。

建立全部电子文件档案管理，实现信息数字化管理。这是信息技术的革命，也是管理性的革命。电子文件管理模式经历了“集中”与“分散”管理模式相互博弈的过程。经过近些年实践的验证，集中逐渐展现其优势，它不但有利于电子文件信息的长期保存，还可以有效地解决目前普通存在的档案信息孤岛问题，最大化实现信息资源的共享和传递。

三、加强档案信息人员队伍建设，树立档案信息创新观念，不断加强管理人员的档案信息意识

档案信息人员第一要有责任心，要勤劳，要有耐心、细心。企业要求档案信息人员积极收集整理各类信息资料，特别是重要的历史文件记录、设计图纸及凭证资料的收集，要求善于运用现代信息技术和档案专业知识做好档案信息服务。

档案观念创新要求树立超前意识，加大档案信息服务机制的创新力度，最大限度地为企业中心工作服务。档案信息人员主要职责是收集整理、保管、发布利用各类档案信息，以其服务企业效益原则。现代企业的发展形势注定了档案信息人员仅有档案信息专业知识已是远远不够的，还需具备与该企业相关的专业基本知识。企业档案信息人员应积极参与各项工程中去，使其不仅有些专业知识，而且有经营管理经验，编辑信息等各种能力，这样才能培养出能适应企业发展的复合型档案信息管理人才。

档案信息管理人员应有三种类型，一是档案信息员，负责企业一般性档案信息处理；二是专业计算机人员；三是复合型档案信息人才，此类人员不仅应熟悉国家档案信息政策法规，而且应具有丰富的档案信息管理经验，能运用计算机网络技术，组织汇总处理并能分析企业各类档案信息，为企业各项重大决策服务。

企业档案信息处理部门是企业信息链的发动机，其部门人员好似这个企业的信息记录分析员，企业档案信息管理执行的过程中，人的因素很重要，包括企业档案信息人员的素质、技能、责任心等，当然还包含对企业全体员工档案信息意识的培训过程。其实企业每个岗位都有着档案信息职能，进入现代信息时代，企业的每个员工必须要有档案意识。

四、施行严谨管理方法及流程化管理制度，适应新形势下的企业档案信息工作

企业的一切活动都有其信息记录，必须对以后的企业行为产生作用，而这些信息记录保留不全或遗失，势必对企业今后的工作产生不良甚至是重大的影响与损失。企业信息档案是企业生产经营过程中产生具有保存价值的各种资料，其档案资料虽然是企业各项活动完成后形成的结果，但要先期制定相应的档案信息管理制度与管理模式。企业可以在档案信息法律、法规及技术条件允许的范围内，遵从效益原则，加强企业信息档案管理职能，不拘一格地选择适合自身发展的企业档案信息工作管理模式与方法。

五、加强企业档案的安全管理

在企业档案馆的管理中，应配备先进的防盗、防火等防范设施，克服麻痹大意思想，杜绝事故隐患。尤其是在档案信息化管理中，加快各种档案信息的收集并及时上网通报。网络技术为企业档案高效服务提供了最佳的途径，它打破了时空界限，实现信息的远程传播与发布，加快企业档案信息资源的收集并及时沟通、交流，利用网络发布信息，使档案信息资料共享成为现实，可大大提高工作效率。但是个别电脑黑客有可能利用一些破坏程序干扰正常的档案管理工作，比如说窃取一些珍贵的资料，破坏数据库，甚至造成无法挽回的损失。因此，在推进信息化的过程中，必须加强计算机信息的安全管理，不断更新计算机的防病毒能力，加强防范措施，保障资料的安全。

档案信息工作应顺应新形势下的企业发展规律，结合自身企业的特点与情况，运用适当的档案信息管理模式与方法，做出适当调整、转变，以节约成本、提高效益为原则，不断提高企业档案信息管理水平。有了企业信息、档案、情报等统一化管理以现代化信息技术的大力支持，有档案人员的专业化管理，有了管理制度的完善，档案信息管理工作就会做得更好。

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