机关公文流转过程中的保密管理

文/段富林

公文管理与保密工作是机关文档管理的一项重要工作，它对确保公文的有效运转，提高机关工作效率具有十分重要意义。在日常处理公文中会接触或产生大量的密级文件，尤其有涉及到人事调整、容易诱发不稳定因素的重大决策部署等，这些密级文件资料是企业秘密和工作秘密的载体，甚至有的涉及国家秘密，它是公文管理的一项重要内容。要求每位文件管理人员要有一个最起码的素质，那就是要对公文保密，确保公文的安全。2012新颁布的《党政机关公文处理工作条例》第一章总则第五条规定，公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。因此，公文保密与公文管理密不可分，加强公文管理，保证公文安全、保密和及时有效利用，是一项重要职责，如何做好公文在流转过程中保密工作，是文件管理人员的一项重要内容，做好公文的管理与保密重在严格规范，笔者根据多年的文书经验，总结出要做到以下 “九规范”。

1.文件制作要规范。随着办公自动化程度的不断提高，日常办公和信息传递越来越多地在计算机以及网络中进行，对网络的依赖程度越来越高。但制作涉密公文时所使用的计算机必须是物理隔离的，不能与国际互联网连接，不得使用含有无线网卡、无线鼠标、无线键盘等具有无线互联功能的设备处理涉密信息。在制作秘密公文时形成的草稿、讨论稿、修改稿、征求意见稿、废页等，在知悉范围的同时，要注明密级标识，机密级以上公文还要编号，起草人员应有一定的保密责任，要依法对涉密文电进行保密管理，避免失泄密事件发生。需要保存的，应当妥善保管，不需要保存的，应当按保密规定及时销毁。在制作正式涉密公文时，应当依照有关规定标明密级和保密期限，注明发放范围及制作数量，绝密级、机密级的应当编排序号。要根据主、抄送单位数量以及存档要求来确定文件的印制份数，不得随意增印和滥发文件。涉密文件的制作应当在本机关、单位内部文印室或保密工作部门指定的具备保密资质的文印单位制作，用来印制涉密文件的复印机或一体机不得与国际互联网连接。

2.收发文要规范。在涉密文件的收发过程中，要严格按照收发涉密文件的基本程序办理，因为在这个环节中所出现的任何疏漏，都有可能造成泄密。具体应当把握以下四点：一是涉密文件收取时，文件管理人员要严格检查信封上收文单位、密封标志，核对无误后，进行签收。二是文件管理人员在签收完毕后，应当对所接收的涉密文件认真检查，及时在专用收文登记本上登记，或在专用计算机上进行录入，详细登记文件名称、编号、密级、收文日期、传阅范围等内容。三是发送涉密文件时，要严格“确有必要、注重效用”的原则发布，并严格履行审核、会签、签发等程序，发送时要做好登记、密封、清点等工作，及时核对文件份数及发送单位，防止错发、漏发，对于接收涉密文件的单位在适时按照保密要求进行检查监督。

3.传阅文件要规范。文件传阅，是机关单位日常工作的一个重要内容和环节。它是文件内容精神上传下达的重要一步，传达、阅读涉密文件要遵循 “工作需要”和 “需要知道”的原则，必须由专人负责，遵照领导的批示，按照业务管理权限确定的阅文范围，限定在必须知悉和可以知悉该秘密事项的人员范围内。在流转环节中，首先要认真做好《涉密文件传阅一览表》的填写，文书人员要随时掌握涉密文件的去向，做到心中有数。其次带有密级的公文要用专门的涉密文件传阅夹来传送，要与普通文件夹区分开，或者标注醒目的颜色，予以提示，起到阅文者对涉密文件的警示提醒作用。当天传阅的文件当天收回，如遇领导忙于其他事务，一次没有看完，也要收回，入柜保管，第二天再送，要做到领导文件传阅不过夜。第三涉密公文的阅读、处理应在办公室内进行，重大绝密级公文应在专门的机要保密室或机要阅文室进行阅读，阅文者不得将密件带回家或在公共场所阅读、办理；传阅文件一律采取直传方式，不得横向传阅。第四传阅文件应有时限，任何阅办人不得积压、延误或长期私存涉密文件。

4.文件复制要规范。按照国家《保密法》规定，非经允许不得擅自复印密件。因工作需要确需复印秘密公文时应当注意：一是复制绝密级公文须经发文机关批准或授权；允许复制的机密、秘密级公文，要经过拟文部门的主管领导批准后才能复印，复印的份数要进行登记，复印件要视同原件做好保密工作。二是复制涉密公文应当在本机关、单位内部文印室或保密工作部门指定的具备保密资质的文印单位制作，特别需要指出的是印刷、复制秘密文件，是秘密文件运转中的一个重要环节。文件管理人员要严格按照保密规定进行印刷、复制，要填写《密件复制审批登记表》，复制涉密文件不得改变原文密级或去除保密标识，不得有无关人员在场，废页不随意丢弃，应按照保密要求及时销毁。

5.文件借阅清退要规范。涉密文件要按领导批示，向业务处室借阅时要办理审批、登记、签字手续，以此来增强有关人员的责任感，要认真填写《密级文件借阅清退登记表》，这样有利于文件丢失后的查找，在经过办理时限后，文书人员及时催促业处室及时归还所借涉密文件，如不能按时归还者，文书人员要抓紧催阅、催办、催退，退文时要当面清点份数，及时办理清销手续。

6.会议文件发放要规范。一项敏感政策如果在没有公布之前，都属于保密阶段，有的要通过召开小范围的联席会议进行研究讨论。对于这些文件，做好保密工作尤为重要。有些与会人员对会议文件的保密、重视程度不够。重文件的利用，轻文件的管理。一些人随便乱扔乱放，会议文件丢失是时有发生的。还有一些人对需要清退的会议文件缺乏主动性，越是密级高，越是强调清退的，就越想散会后带回去，只考虑工作方便不考虑保密要求。如何规范会议文件的发放，要做到：会议文件要与正式文件一样对待，会议文件的制发，也要有严格的发文编号和发出登记；涉密文件发出要履行签字手续，由与会人员带回的文件，会议主办部门应及时向参会单位发出《会议文件清单》，详细列出会议所发文件目录，通知受文单位文书处理部门及时收缴登记，统一管理。不能带回的文件，与会人员应主动把文件交回会议发文者，重要的机密件一般不要发给与会人员，如果确需发给与会人员，应在文件右上角注明 “会后收回”的字样，在会议结束前及时收回，切实搞好会议文件的保密工作。

7.文件传递要规范。2012年新《条例》第二十六条对公文传递和传输做出严格的安全保密规定。明确规定 “涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。”也就是说，在传递涉密文件时，严禁通过普通邮政邮寄，严禁委托无关人员捎带秘密载体，严禁在不符合国家规定的计算机信息系统中进行传输涉密文件。

8.文件保管要规范。文件管理人员每天收到各个上级机关和业务主管部门制发的各类公文，面对众多的文件资料，一定要把一般公文和密级公文区分开来保管。首先要选择安全保密的场所和部位，并配备必要的保密设备，如 “三铁一器”即：铁门、铁窗、铁柜、报警器，硬件的配置提高了，才能保证涉密文件的安全。密级公文应当存放在有保密设施的文件专用柜中，绝密级公文要存放在安全可靠的保密设备中，一般单独存放于保险柜和加密保密柜中，由专人负责管理，定期清查。绝密级文件一定要按时间要求及时清退到上级主管部门，秘密级公文视情况，及时移交档案室或销毁。总之，绝密级公文与其他秘密公文分开存放，秘密公文与一般公文分开存放，一般公文与资料分开存放，确保公文管理的安全。

9.文件的销毁要规范。任何个人都不能擅自销毁涉密公文。对清退整理过的没有保存价值的公文、资料、刊物等，按规定予以销毁。销毁涉密公文，应认真清理登记造册，及时填写《涉密文件销毁清单》报单位主管领导审查批准后，应送有保密资质的或保密部门指定的厂家销毁，由送件单位二人以上押运和监销，绝对不能将涉密的公文资料当废纸出售给废品收购站或个人，销毁应采用化浆方法处理，化浆要彻底，押运人员要看到涉密文件资料全部入浆池，不能还原后方可离开。有的少量纸介质涉密文件使用碎纸机销毁的，碎纸机应当符合保密要求；存有涉密文件废弃的涉密光盘、软盘、硬盘应采取物理或化学方法彻底销毁；作为他用的计算机硬盘再次使用时不能简单地格式化，要用国家信息安全认证的 “硬盘信息消除器”彻底消除后，方可再次使用。

以上是在公文流转过程中应注意的 “九大规范”，但在日常工作中，公文流转的保密管理也要取得领导支持，保证文件管理工作到位。领导是公文阅办的主体，是涉密的主要对象，是本单位公文管理与保密的关键所在。领导对公文管理与保密的重视程度和支持力度直接决定着公文管理与保密工作的成效。要增强领导的保密意识，加强保密知识的宣传，使领导干部知晓对保密工作负有重要责任。