加拿大、美国档案工作印象及启示

江苏省档案局赴加拿大、美国考察团

考察团成员与美国国家档案馆负责接待的工作人员合影

7月4日至13日，以局纪检组组长贲道红为团长的江苏省档案局赴加拿大、美国考察团一行六人先后考察了加拿大安大略省档案馆和美国国家档案馆以及洛杉矶市文件档案中心等档案机构（以下简称加拿大、美国两国档案机构），学习和借鉴他们在档案资源建设、开发利用等方面的先进理念和方法。

根据预定的考察行程及相关要求，考察团有计划、有侧重、有针对性地对加拿大、美国两国档案机构进行了较为深入的考察。

在加拿大安大略省档案馆，考察团与该馆负责档案查阅利用、档案陈列展览、档案收集保管、档案管理指导等五个部门的负责人或高级主管进行了友好交流，重点考察了该馆服务社会公众的主要对象和方式、举办档案陈列展览的主要形式和技术措施、档案管理的主要法规依据和具体要求、馆藏档案的主要来源及构成等情况，参观了该馆档案查阅大厅、档案缩微品阅读室和陈列展览室的档案原件保护装置等场所和设施。

在美国国家档案馆，考察团听取了该馆负责活动和培训事务的高级主管对该馆相关情况的介绍，重点考察了该馆面向社会公众开放，普及历史文化知识的途径和方法；加强外来人员安保检查的手段和流程；为来馆查阅利用档案人员提供配套服务的设施和项目以及内部员工业务培训的组织和内容等情况。参观了该馆的查档接待大厅、查询检索室、陈列展览室、多功能影视厅、员工艺术园地以及内设餐饮供应、小商品服务等场所和设施。

在洛杉矶市文件档案中心，考察团听取了该中心负责人、历史档案管理部门负责人的相关情况介绍，重点考察了该中心纸质、录音、照片和电子等各种载体历史档案资源构成；历史档案整理、鉴定、保存等各业务环节的处理及要求；政府部门、社会组织非现行文件代保管情况；该中心与政府部门、社会组织在现行文件管理方面的相互关系和处理方式等情况，参观了该中心分别保存历史档案和非现行文件的库房及相关辅助设施。

此外，考察团还参观了位于纽约的联合国总部和位于费城的美国独立纪念馆，重点考察了这两个机构利用照片、音像资料、统计图表、艺术作品等各种档案史料，举办面向社会公众的陈列展览等情况。

通过这次考察活动，考察团对加拿大、美国两国档案机构及其工作留下了深刻印象。

一是持续较高的档案查阅利用率。在档案的查阅利用率方面，加拿大、美国两国档案机构明显高于我国的综合档案馆。据安大略省档案馆接待人员介绍，该馆去年接待查阅利用档案的社会公众22400多人次，为社会公众发送查阅利用档案的电子邮件近5700件（这组数据是根据安大略省档案馆提供的数据，以年度为单位换算得出）。目前，我国省级综合档案馆的查阅利用率尚未达到这一水平，且有较大的差距。就江苏省档案馆而言，查档接待工作比较好，得到社会各界的普遍肯定和好评。去年接待来馆查阅利用档案的各类利用者共3244人次，仅为安大略省档案馆的14.5%，至于为利用者发送查阅利用档案的电子邮件更是微乎其微。由此可见，加拿大、美国两国档案机构的档案查阅利用率远远高于我国的综合档案馆。

考察团成员与加拿大安大略省档案馆工作人员在交流

二是扩大档案陈列展览影响力。加拿大、美国两国档案机构注重发挥档案陈列展览对社会的影响，一般围绕重大事件和重要活动，利用向社会公众开放的馆藏档案，采用在馆内布置展厅、到外地巡回展出和在网上开设专栏等方式，举办面向社会公众的档案陈列展览。安大略省档案馆安排我们参观了该馆正在展出的陈列展览，该陈列展览主要利用馆藏艺术家协会档案和艺术家们捐赠的作品等布置；并向我们介绍了该馆网站上刚刚推出的纪念1812年战争200周年档案陈列展览。在美国国家档案馆，我们看到布置在该馆大厅右侧的涉及越南战争的档案陈列展览。通过举办档案陈列展览，既向社会公众普及历史文化知识，又增强社会公众的档案意识，使之加深对档案馆馆藏档案的了解。

考察团团长贲道红向洛杉矶文件档案中心负责人赠送礼品

三是重视民间私人档案收集。加拿大、美国两国档案机构推崇“大档案”理念，这一理念涉及四项原则，其中一项原则就要求保管好包括民间和私人档案在内的记录全社会历史的所有档案。因此，他们在对政府机构档案的形成、保管、移交、开放等实行严格审批和严密监管的同时，也非常重视民间和私人档案的收集和保存，丰富了馆藏资源，优化了馆藏结构。民间档案主要包括社会组织、商业机构的章程、会议记录、制度、函件、规划计划、财务报表等。私人档案主要有个人和家庭的信件、日记、照片、声像资料、剪贴资料等。通常民间和私人档案大多是通过捐赠的途径获得，也有一部分是通过购买的方式得到。安大略省档案馆馆藏中民间和私人档案全宗多达4000多个，与政府机构档案的全宗数量基本持平，而且文件数量也在馆藏档案占相当的比重。

四是加强档案的安全保护。加拿大、美国通过相关法案，加强对档案的安全保护。加拿大、美国两国档案机构都装备了先进完备的门禁、消防、温湿度控制等系统，实行24小时实时监控，确保档案实体和信息安全。我们注意到加拿大、美国两国档案机构尤其重视档案原件的保护，原则上查阅利用档案只提供缩微和数字化复制品，不提供原件。安大略省档案馆举办档案陈列展览，一般都使用高仿复制件，如果不得不使用原件，首先必须经过修复等处理，同时限定档案原件展出的时间为4至6个月，届时进行替换。展厅内的灯光采用可调的L E D光源，通过玻璃幕墙反射到档案原件上，且光源的亮度比其他展区低。配有双保险防盗锁的档案原件展柜用硅胶密封，柜内配有测试光线强度的试纸，工作人员根据试纸的颜色变化调整光源强度。

五是密切与社会组织的合作。加拿大、美国两国档案机构注重发展公共关系，与政府机构和社会组织保持密切的合作。安大略省档案馆经常参与政府举办的展览会、纪念活动和社会组织的专题会议等，与博物馆等机构合作举办陈列展览。该馆特别与全省中小学校建立了良好的合作关系，将涉及地方历史文化的相关档案知识列入12岁至17岁年龄段学生的课程教学计划，为全省教师提供相关内容的培训和课堂教学需要的相关档案。美国国家档案馆广泛联系各种社会组织，有计划组织包括学龄儿童在内的各类社会成员参加馆内活动，帮助社会公众了解各种历史文化知识。洛杉矶市文件档案中心与大学、图书馆、历史学会等密切合作，每年配合上述机构接待多达2500多人。

加拿大、美国两国档案机构的工作理念和方法给了考察团很多的启示，值得我们学习和借鉴。

一是深化利用服务。加拿大、美国两国档案机构档案查阅利用的对象、形式、手段、设施等与我国档案馆并无明显区别，但其服务十分深入细致，包括开展利用者满意度调查、举办推介馆藏档案资源专题讲座、及时更新档案网站开放档案信息、向社会公众无偿提供档案服务指南、为社会公众提供查阅利用辅导、为来馆利用者提供购物、用餐配套服务等，这是档案机构向社会公众延伸服务，保持较高查阅利用率的重要方面。我们可以通过学习借鉴这些好做法，进一步深化档案查阅利用服务，有助于社会公众查阅利用档案。

二是优化馆藏结构。加拿大、美国两国档案机构重视民间和私人档案的收集和保管，其馆藏档案多元化，资源丰富，结构优化，这也是保持较高的查阅利用率的决定性因素。我们要学习借鉴这一好做法，顺应建立覆盖广大人民群众的档案资源体系，在指导和监督各级机关、社会团体和企业事业单位建立和完善各类民生档案的基础上，加大民生档案收集力度，尽可能接收进馆，丰富馆藏资源，改善馆藏结构，为更好地满足广大人民群众利用档案奠定坚实的基础。

三是讲求工作成本。加拿大、美国两国档案机构的工作人员比较精练，洛杉矶档案文件中心5个人负责保管20余万盒文件档案（档案盒约30×30×50cm，每盒容纳几件至几十件数量不等的文件）。他们将重要档案和一般档案分开保存，按不同的标准控制库房温湿度。根据上网发布等实际利用需要，安排馆藏照片档案、录像档案等的数字化转换。就此而言，他们的日常运行开支和档案数字化等投入都控制得较为精细，大大节省了成本。我国档案馆的管理相对比较粗放，有必要提倡集约节俭理念，进一步降低工作成本。

四是加强对外合作。加拿大、美国两国档案机构工作的对外开放度和依存度相对较高，以开放的思维，加强与各种社会组织的合作，借助外部力量，推动档案工作开展，融入社会公众生活，彰显独特作用，扩大社会影响。社会公众到档案馆来，不仅查阅利用档案，而且了解历史文化知识，增强了档案意识，得到更多的精神收获。由此可见，江苏省档案局馆探索创新与党史、地方志、扬子晚报、江苏经济报、江苏网络电视台等单位以及与南京大学等单位合作的路子，摒弃了以往封闭式工作模式，符合档案事业发展潮流，有利于科学发展、持续发展。

这次赴加拿大、美国两国档案机构学习考察，开阔了视野，创新了理念，启发了思路，感到收获颇多。希望今后有更多的档案部门领导和业务骨干走出国门，特别是到欧美发达国家考察，学习和借鉴国外档案工作的先进理念和方法，加快发展中国特色社会主义档案事业，为江苏“两个率先”作出新的贡献。

察团成员参观洛杉矶文件档案中心档案库房