高校图书馆期刊采购合同管理研究

解登峰 胡远珍 高 鼎（中国海洋大学图书馆 山东 青岛 266100）

随着市场经济的发展，国家颁布了《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》，教育部高等学校图书情报工作指导委员会于2006年制定并发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》，这给图书馆的文献集中采购工作提供了直接的法律依据。目前，期刊招标采购成为图书馆期刊采购市场化运作的新模式，给图书馆带来了实实在在的收益，使图书馆的文献资源建设工作更加规范。随着图书馆招标采购的开展，一些问题也逐渐显现出来，其中最为明显的是图书馆的采购合同管理欠缺，尤其是合同履约管理缺位。合同管理是以合同的洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。合同管理不仅要重视签订前的管理，更要重视签订后的管理。图书馆中涉及合同条款内容的各业务部门应共同管理，注重履约全过程的情况变化，特别要掌握对图书馆不利的变化，及时对合同进行修改、变更、补充或中止和终止。笔者结合多年工作实践，对期刊采购合同管理及履约过程中存在的问题及成因进行分析，并提出相应的解决措施。

1 期刊招标采购合同管理的积极意义

以往期刊供应市场是邮局独大的局面，正是因为没有竞争压力，供应商的服务理念、工作效率、质量长期得不到提升，直接影响到图书馆期刊服务工作。而在期刊采购招标的环境下，各供应商竞相提供优惠、附加服务，并对服务水平做出承诺，积极听取图书馆的意见，根据各图书馆的特殊信息需要提供有针对性的解决方案。这为图书馆提高期刊服务质量奠定了基础。

期刊招标采购合同为图书馆的期刊采购工作提供了法律保障。图书馆与供应商签订采购合同后，一切以合同条款为准，既对招标后的期刊质量提供了强有力的保障，也使期刊采购配套服务有了法律依据。以往图书馆与供应商之间的业务往来大多建立在相互信任上，一方人员变动就可能影响到双方的合作，如果缺少法律的约束和保护，图书馆的利益常常受到侵害而无法追偿。期刊采购工作的周期长、催缺和补缺等业务繁杂，在没有合同约束情况下，图书馆的要求经常难以实现，导致图书馆的读者服务工作被动。

2 期刊招标采购合同管理存在的问题及成因

图书馆期刊招标采购的最终目标是保障期刊采购工作顺利开展，价格优惠、附加服务并非首要目标。图书馆较为关心采购期刊能否及时到馆、到齐，即期刊的时效性与完整性。通过近几年的招标采购实践笔者发现，图书馆的到刊情况得到了一定程度的改善，但还远不能达到图书馆的预期，这主要是因为期刊采购合同管理薄弱造成的。期刊采购合同管理乏力的成因主要可归纳为以下几个方面。

2.1 跨部门多头管理造成信息障碍，导致合同管理不到位。

目前，图书馆多采用大采访工作模式，期刊采访业务、期刊招标采购、合同拟定由资源建设部门负责，期刊登到管理由读者服务部门负责。这造成了期刊采购周期长、各种异常情况时有发生，面对这些问题图书馆需要及时与供应商沟通、协商。而图书馆对期刊的采购与管理分部门进行导致异常信息的反馈过程经常要经过几个部门，因此存在协调不够到位、机制不够健全、责任不够明确等问题，导致合同管理不能贯穿始终[2]。

2.2 合同管理条款缺失

图书馆的采购合同一般由图书馆自行拟订，合同内容大多建立在原有工作经验的基础上，因而多为服务细节而缺少监管条款。这主要是因为期刊采购合同是新兴事物，图书馆没有太多实践经验可供借鉴。期刊采购合同自身的缺陷造成图书馆难以对合同履约情况进行监管，缺少必要的管理措施，以致合同的管理只能停留在双方不断协商、磨合的层面。

2.3 图书馆的管理标准化、规范化程度低

我国期刊的出版发行还很不规范，尤其是近几年，随着科学技术的进步和科学研究的推进，期刊的出版发行表现出越来越多、越来越频繁的变化。期刊发行渠道、订购标识、刊名、出版频率的变化给供应商的服务及图书馆的跟踪监管带来一定的困难。期刊出版过程中的分刊、合刊、休刊、停刊、复刊等变化往往给每年的订购工作带来诸多问题，处理起来非常麻烦，对期刊的管理、利用和收藏造成严重的影响。图书馆原来的期刊管理的水平与招标采购环境下的管理要求有相当大的差距，期刊管理标准化、规范化的意识还没有延伸到期刊采购合同管理工作中[3]。

2.4 供应商附加服务承诺干扰了图书馆采购的注意力

期刊供应商为了能够中标，多在标书中罗列大量附加服务，以获得图书馆的青睐。但从目前的招投标情况来看，中标后完全履行投标承诺的商家并不多。这些得不到兑现的承诺干扰了图书馆对期刊采购合同中关于服务项目的具体要求，在图书馆看来合同中的条款有些是难以做到的，所以在合同履约过程中放松了对这些条款的监管，从而弱化了期刊招标采购的实际效果。

3 夯实期刊采购合同管理的基础工作

要提高合同管理的水平，必须由一定的组织机构和人员来完成合同管理的任务，以使合同管理工作专门化和专业化。合同管理的最终目的是实现采购目标，而非为了合同管理而管理，因此要为合同管理夯实基础，尽可能降低管理的难度。

3.1 签订完整、严谨的期刊采购合同

一份完整、严谨的期刊采购合同本身就是合同履约管理工作的基础。例如，中国海洋大学图书馆（以下简称我馆）在期刊采购招标前，在对前两次期刊采购招标工作的经验和采购合同履约情况进行分析的基础上对本次招标文件、采购合同文本进行了细致梳理，特别强调如下内容：①力求合同文字准确，避免因合同文字的歧义和误解导致合同难以履行或引起争议。依法订立有效的合同，通过准确、明晰的合同文字体现双方的真实意愿。②明确违约责任，并注重违约责任的可计量性与可实施性。克服原来的合同由于只讲“好话”、不讲“丑话”造成的违约责任缺项，同时避免合同出现违约责任定量难、执行难的情况。

3.2 提高对期刊采购合同管理工作的认识

合同管理是对合同洽谈、草拟、签订、履行、变更、中止、终止或解除全过程的管理。图书馆往往只对合同的草拟阶段高度重视，一旦合同签订了，就被束之高阁，甚至忘记了合同履行过程是实现权利与义务的过程，仅仅把它看成是一种程序或形式。因此，合同管理的问题大多数产生在中期和后期的履行阶段。图书馆业务人员缺少签订采购合同所需的经济、管理及法律知识，对合同管理工作的认识有限。因此，图书馆应有针对性地对工作人员开展培训，帮助业务人员提高认识。

3.3 严格进行合同交底

图书馆与供应商签订期刊采购合同后，由资源建设部负责人向期刊采购执行人及负责期刊验收管理的业务部门负责人进行合同交底，全面陈述合同背景、合同工作范围、合同目标、合同执行要点及特殊情况处理。这项工作的缺位往往会造成合同签订与合同执行脱节，致使合同被锁在文件柜或部门负责人的抽屉内，其他人员只知其相关工作职责，而对合同的总体情况知之甚少，甚至完全不了解合同的具体内容，给日后的合同纠纷埋下了隐患。因此，进行合同交底工作时，应一次性将合同条款讲透、说全。图书馆可以采取业务交流会议的方式帮助业务人员尽快熟悉合同文本，以使其对执行过程中出现的问题有正确的判断。

4 期刊采购合同履约管理实践

签订期刊采购合同的目的在于保障采购活动能够及时、有效地履行，合同一经双方签订即产生效力。图书馆和供应商均应按照诚实守信原则和全面履行原则完成合同约定的本方义务，实现各自的权利，使各方的目的得以实现。图书馆期刊采购合同履约阶段是一个周期较长而且十分复杂的过程，不可预见的情况较多，容易出现各种各样的问题。针对合同履约管理工作，我馆主要采取了以下几项措施。

4.1 建立合同履约管理保证体系

我馆对服务项目进行了细分，尤其细化了期刊订到率、到货率、到准率、送刊频次、送达时间、缺刊补缺、信息反馈等服务项目的实质性规定，并在合同中明确了有关计量方法、考核标准及保障措施。例如，我馆在期刊结算时采用保证金制；期刊付款时支付应付款的90%，剩余部分作为服务保证金；保证金的支付又分为70%和30%两部分，70%为缺刊保证金，30%为送刊频次保证金。

若期刊的订到率和到货率均为100%，即无缺刊，则支付缺刊保证金；若有缺刊，则缺刊保证金结算方法如下：①若缺刊以复制品补送，则供应商须按本册期刊的原价退还作为补偿，并且保证复制品的印刷与装帧质量；②若有缺刊且又未以复制品补送，则供应商须按本册期刊原价的10倍赔付；③若缺刊款之和小于缺刊保证金总额，则从缺刊保证金中扣除缺刊款项后支付余额，若缺刊款之和大于缺刊保证金总额，则视为供应商违约，依合同中违约条款处理。

我馆对送刊频次的要求具体化、可计量化，根据各供应商供应期刊的出版频率区别计量。其中本地供应商全年送刊频次不低于300次，外地供应商不低于80次，寒暑假及法定假日除外。送刊频次保证金结算方法如下（以本地供应商为例）：①供应商在每天送刊1次的情况下，若全年送刊次数大于或等于300，则甲方支付全额送刊频次保证金；②供应商在每周送刊次数不低于5次的情况下，若全年送刊次数小于300，则甲方实际支付额为：

③供应商一周送刊次数若低于5次，则每少一次扣除两次送刊应得的送刊频次保证金，低于3次则扣除本周送刊频次保证金全额。

4.2 调整采购策略，减少履约管理难度。

履约管理的目的是保证合同的完整履行，实现图书馆对期刊订到率、到货率、送刊频率、送达时间、缺刊补缺、信息反馈等服务项目的具体要求。为减少履约管理难度，便于双方工作，减少不必要的风险，我馆调整了采购策略。2010年，我馆通过招标确定了由本地邮局和外地1家供应商为图书馆提供期刊采购服务。根据两家的服务优势和期刊采购工作面临的实际问题，我馆对期刊采购方案进行了调整，将期刊分为A、B、C 3种类型：A类型是出版频率高于月刊的期刊，包含月刊、半月刊、旬刊、周刊等，不论是否为学术型期刊；B类型是出版频率低于月刊并且为非学术型的期刊，多为师生喜闻乐见、利用率较高的期刊；C类型是出版频率低于月刊并且为学术型的期刊，多为专业性强、供教学与科研使用的期刊。其中，将A、B两种类型期刊分配给本地邮局，C类型期刊分配给外地供应商，这在根本上解决了外地供应商因地域限制造成的高出版频率期刊到馆时间滞后的问题。之前，B类型期刊到馆日期常常滞后于校外报刊亭到货日期，引起了读者的不满，经过调整，这种现象得以缓解。C类型期刊因其出版频率较低，由外地供应商提供可以更有效地保障到全率及期刊的实效性。调整后的采购方案得到了本地供应商、外地供应商的支持，在实现共赢的基础上减少了期刊采购合同履约管理难度。

4.3 完善图书馆内部工作机制，强化履约管理力度。

由于我馆的期刊采购没有纳入政府采购的范围，只是我馆与期刊供应商之间的经济行为，没有专门的合同管理部门对双方的履约行为进行监督。同时，我馆期刊采访业务由资源建设部负责，期刊管理由报刊阅览部负责，中间环节缺少信息沟通成为履约管理中的障碍。为加强履约管理，我馆完善了内部工作机制，明确了工作责任，并将责任落实到岗、落实到人。由报刊阅览部负责供应商合同履行的评估和考核，重点关注供应商在合同期内的服务质量，促使供应商不断提升服务水平，并形成供应商履约信用记录、保证金结算报告。这项措施增进了供应商对图书馆的理解，也成为供应商改进服务的动力，同时为图书馆资源建设部今后的期刊招投标优选供应商提供了参考[4]。

图书馆期刊采访工作是一项具有悠久历史的传统业务，形成了较多习惯做法。期刊招标采购进入图书馆期刊采购工作只有几年的时间，作为一种新生事物对我国原有的期刊发行模式带来了挑战，同时也对图书馆的期刊采访工作提出了新的要求。在市场经济高度发达、期刊业务分部门管理的今天，图书馆更应不断探索适合自身需要的合同管理措施，以真正适应市场经济条件下的交易方式，科学地促进期刊的馆藏建设，提升文献保障服务质量和服务信誉。

[1]廖映红. 高校图书馆期刊采购渠道的分析与优化策略[J]. 大连大学学报, 2005(3):85-86.

[2]罗智华. 图书馆中文期刊采访渠道中的问题及解决策略[J]. 图书馆, 2008(4):117-118.

[3]张 勇. 论高校图书馆中文期刊采购招投标中存在的问题及对策[J]. 黑龙江科技信息, 2010(23):91.

[4]倪胜霞. 高校图书馆期刊采购招标的合同履约管理[J]. 图书馆论坛, 2010(1):89-90.