浅析销售企业商贸档案的管理

周口市城市管理局园林处 王杰

销售企业作为市场经济的主体形式，是知识产权得以充分利用的大本营。而知识产权的主要体现形式是商贸销售档案。商贸档案是一种无形财产，是人们智力劳动成果的结晶，客观上具有竞业经济价值，在销售企业的发展和市场竞争中有着重大意义。因此，在当今销售企业竞争极为激烈的市场经济环境下，如何对商贸档案加强管理力度，垄断和控制代表销售企业先进生产力的专业技术，提高销售企业的综合竞争力，已成为每个销售企业倍加关注的问题。商贸档案包含劳动成果的原始持有人、投入时间及投入资金等信息，它能够有效地维护销售企业的合理竞争地位，具有凭证性、原始性、利益性、机密性及保密性等特征。而在这些特征当中，对于销售企业而言，其机密性占有主导地位[1]。在销售企业生产、经营、科研和开始等过程中所生成的专业技术信息(包括技术配方、图纸资料、工艺流程、实验数据、先进技术的应用等)及经营信息(客户信息、经营策略、战略决策等)均属于商贸，它能够直接或间接的提高销售企业的竞争优势和经济利益，所以，销售企业要将其商贸及时分类归档并加以科学的管理，同时采取有效的防范措施，以对知密范围加以控制。另外要充分了解商贸档案的凭证性价值，若发生泄密、侵权行为时，商贸档案是向法院或有关行政执法机关举证的有力凭证， 如合同、保密协议等。

1 档案和商贸

《〈中华人民共和国民事诉讼法〉若干问题的意见》中明确对商贸档案做出了明确定义，主要包括商业情报、商业机密、生产技术信息等。比如说制造企业的生产工艺流程，药品配方、商贸业务联系、客户供应商等连接渠道等所有企业不愿意作为公开信息的经营项目。此外我国工商部门也针对于商贸档案做出了一些规定，如《关于禁止侵犯商贸行为的若干规定》中，就对商业活动中的管理策略、设计、工艺、配方、制作方法、信息渠道、客户信息、销售网络等等范畴做了规定。综合以上几点，现将商贸档案概括为以下几种：(1)生产技术资料；(2)制作方法、配方等；(3)生产工艺流程；(4)工艺流程的完善以及生产设备的改进；(5)正在研发的产品和项目；(6)供应商及客户信息资源；(7)公司的内部管理资料。一般而言所有的商贸信息都会以档案的形式来记录和保存。因此所有记录企业商贸信息的档案都视为企业的重要文件甚至机密文件。我们需要准确识别和把握商贸的定义、机密性、实用价值性、保密要求等基本特征和具体体现，从馆(室)藏的各种门类各种载体的档案中，及时准确地界定出属于商贸活动的档案，在保管和利用上都重点加以控制，为商贸活动的保护增加一道防火墙，以确保商贸万无一失。

2 对商贸档案进行鉴定和分类

虽然近些年销售企业对于商业机密的认识有所提高，但是大部分销售企业针对商贸档案的管理尚未制定出具体可行的办法。导致销售企业的商贸保护工作一直处于被动状态，保密工作开展难度较大。因此，为了避免出现商业机密泄漏事件发生，销售企业首先要做好对公司档案资料的鉴定工作，合理运用商贸的新颖性、价值性、秘密性做出正确评价。成立商业档案秘密鉴定小组，要有高水平的专业技术人员，经营管理人员以及负责档案的人员共同参与，细致、合理的鉴定商贸档案，依法、合理、准确分类，必须明确商贸资料具体包括哪些。到目前为止，我国尚未对情报资料如何分类制定出统一办法。

3 商贸档案管理及其存在的主要问题

随着市场经济的快速发展及市场良性竞争环境的进一步完善，商贸作为销售企业综合竞争力的核心内容也越来越受到重视。销售企业要想在市场竞争中处于领先地位，就必须在有限的时间内取得与销售企业生产和发展有关的专业知识。就销售企业而言，在运营过程中都会存在知识的再利用现象，知识的再利用既包括过去积累知识的再利用，同时还包括以往某些实践经验的再利用。这就需要销售企业将这些知识总结分类后进行归档管理。商贸档案是销售企业的知识储备库，是记录销售企业发展过程的重要依据和凭证。对商贸档案的科学化管理能够实现知识的共享和传承，提高销售企业创造知识的积极性，降低知识的创造及再利用成本，缩短运作周期。所以，销售企业应有目的、有意识、科学系统地对商贸档案进行收集、归类、归档和管理，充分利用商贸档案的记忆功能，建立起开发利用及共享商贸档案信息的激励及保护机制。

4 进一步强化销售企业档案管理的具体措施

4.1 加强销售企业商贸档案管理，必须首先做好依法治档与强化监督

一方面要依法治档，逐步完善各项手续，将商业企业档案管理工作早日提至法治日程。目前企业发展处于市场经济大环境中，同时也是一个法制环境，所有的商业企业都必须依法完成各项经营活动，这其中也包括档案法。任何国有商业企业，如果未能按照国家法律要求对企业档案进行正确管理及合理、有效的利用，出现国家档案资料外泄，给国家、企业造成经济及其他利益损失的，均要依法追究档案管理人员以及直接负责人的相关法律责任。有关部门会对国有商业企业的档案管理工作定期进行执法检查，如果发现有问题存在，则按照相关规定要求整改，以保证企业档案符合管理规定，有利于企业稳定发展，确保商业秘密档案安全。

另一方面，必须强化档案监督，各区域内的档案行政管理部门应负责对企业档案管理工作进行监督指导。一是地方各级档案行政管理部门作为国家机关部门也是档案执法的主体，具有对行政区域内各大小商业企业具体的档案管理工作依法行使监督与指导的法定义务，二是，针对区域内档案行政管理部门依法行使的档案监督与指导权利，各商业企业也具有接受并积极配合的法律义务。在检查过程中，档案行政管理部门如果发现企业档案管理工作存在问题，应做出认真研究，并给予企业正确、合理的处理、整改意见，提出有效的宏观调控和微观管理办法，提高企业档案管理质量。

4.2 加强销售企业商贸档案管理，要重点抓档案管理的完整性与安全性

首先，在我国社会主义市场经济环境中，销售企业商贸档案的建立与健全应符合销售企业的经营理念，应注重商贸档案的管理和运营，同时还要不断地丰富其成分及内容。完整和优化商贸档案的过程中应注重以下几点：(1)销售企业首先要建立并明确产权问题、国有资源管理、政企分离、经营模式改革、经营机制转型等相关内容档案；(2)完善公司融资、债转股、土地转让、债券发行、变现资产等相关内容的商贸档案；(3)优化销售企业市场调研、商业业态选择、产品市场定位、供货商选择、商业招标、售后调查研究等方面的档案；(4)健全销售企业在市场中树立品牌形象、维护企业信誉等服务过程中所形成的档案；(5)设立先进管理法及优秀经营制度等方面的档案管理，如销售代理、连锁加盟、网店销售等内容档案。

其次，在国有销售企业产权及资产变更过程中，要确保其档案处置的安全性及完整性。我国大多国有销售企业都已通过或将要面临机制改革，其表现形式包括兼并、改组、承包、联合、租赁、出售、股份制等，上述改制均会涉及销售企业档案的处置内容。在此过程中，企业档案若得不到妥善处置，必将会对国家造成档案丢失，从而破坏了档案的完整性。因此，各部门应本着保守商业机密、维护国家安全及利益，以避免档案丢失，从而保证企业不间断连续经营管理，确保档案处置过程中商贸档案的安全性及完整性。

4.3 将开发档案信息资源工作作为重点来抓

随着市场竞争的日益激烈化，市场经济逐渐由原来的卖方市场转换为现在的买方市场，因此谁掌握了准确的市场信息资源，谁就在激烈的市场竞争中占据了相当优势。而销售企业档案信息是市场信息资源中极为重要的组成部分，具有原始性、可靠性、真实性、实用性以及专业性等特点，商贸销售企业档案工作者要重视开发档案信息资源，积极主动地为销售企业量身打造现代化销售企业发展经营制度、依法维护销售企业利益、为进一步改善销售企业国有资产负债结构、降低成本提高经营效率，提升市场竞争力、保护职工权益，优化各项其他服务等提供重要的档案信息。充分发挥档案信息资源的经济效应和社会效应，用强有力的事实来证明销售企业档案管理工作对于销售企业发展的重要性，从而来增强管理者对档案管理工作的重视，加大开发档案信息资源的力度，从而为商业销售企业档案管理工作更好的发展提供良好条件。

[1]李杰,徐波.浅议商贸与档案管理的关系[J].山东档案,2011(01).

[2]贾美芹.我国中小销售企业商贸的治理与保护——基于精细化管理视角的分析[J].中国商贸,2011(24).