人事档案工作要坚持“全、细、严”

李立丛

人事档案管理工作是党和国家工作中不可缺少的一个重要组成部分，是做好职工工作的基本条件之一，人事档案管理工作直接影响职工工作的效率和质量，涉及到每个职工的切身利益。为了更好地管理人事档案，为职工工作服好务，做好档案工作，不仅要充分认识到档案工作的重要性，而且要抓住档案工作的关键技巧。

当前，档案收集不全、流通不畅、利用率低等现象已经成为档案管理工作人员关注的焦点。解决问题的关键，是要理顺收集、整理和利用等环节的关系，明确各自职责和权限，重视制度的落实，加强领导，充分发挥每个人的主观能动性，做到人尽其才，劳有所得。具体来讲，主要应该抓住以下几点：

1.加强领导，明确职责。作为单位领导，要重视职工人事档案管理工作，将这项工作摆上重要议事日程，要由主管领导亲自抓。主管领导要定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题，下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任。档案工作者要充分认识档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保职工人事档案管理工作顺利和深入开展。

2.掌握规律，收集材料求“全”。全面完整地收集材料，是搞好人事档案管理工作的起点和前提，完整的材料才能使人事档案比较客观地反映员工德、能、勤、绩的全貌。在平时收集材料的过程中，要根据不同情况、采取不同方法，从被动中掌握主动。一是做好普遍材料的收集。这类材料主要是鉴定类、考核类、党团类、任免类材料，包括职工履历表、民主评议党员考评表、年度考核表、调资晋级表等。二是做好阶段性材料的收集。如职称评定、年终表彰及工改方面的材料等。三是做好特殊性材料的收集。这类材料主要是职工审查、违纪处分、落实政策及某些表彰奖励材料。要采取经常收集与定期收集相结合、重点收集与普遍收集相结合的方法，向有关科室催索档案材料，防止缺漏。

3.提高质量，鉴别整理求“细”。平时要对职工的基本情况，如出生日期、参加工作时间、学历和身份等，进行认真校核，发现差错按照程序予以纠正。对不符合入档要求的材料进行处理，并对缺少的材料进行催索。在整理中，力求做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐、严格把好质量关；在材料鉴别上，注重真实性；在材料分类上，注重准确性；在材料装订和外表上，强调整齐美观。

4.健全制度，档案管理求“严”。要建立健全职工档案管理制度，并在落实上下功夫。对转进转出的档案严格把关，履行登记手续，杜绝发生档案丢失、擅自涂改、抽取、伪造等现象。

在利用时，查阅单位要填写《查阅档案审批表》，按照查阅职工档案的规定办理审批手续，要有主管负责人签字方可查阅，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅档案。

人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管负责人批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在档案的转递中，也要严格按照统一规定的“职工档案转递通知单”项目详细登记，严密封包。

胡锦涛指出：“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。档案工作要以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为改革发展提供优质服务。