高校档案馆基础设施建设探讨

云 雪

摘要：随着信息技术的飞速发展和广泛应用，信息数字化、传输网络化等给传统的高校档案工作带来了前所未有的挑战。因此，加强档案馆基础设施建设已成为新时期档案管理的必然趋势。

关键词：高校档案馆；基础设施；建设；

高校档案是一所高校发展的历史见证的载体，高校档案管理工作是高校发展和建设中必不可少的基础性工作，是其他任何管理工作都无法替代的。工欲善其事，必先利其器。没有好的设施基础，档案的优化管理只能是一纸空谈。因此，加强高校档案基础设施建设，为高校档案发展提供基础保障，是当今信息时代的必然趋势，也是高校档案持续发展的必由之路。

一、档案馆基础设施建设的基本原则

1、经济性。高校档案馆基础设施建设要依据档案馆总体的经济实力来合理规划，在采购基础设施时应该货比三家、精挑细选，既达到使用要求又可降低投资费用，使有限的资金发挥最大的效益。

2、完善性。基础设施建设要从档案整体工作出发，应涵盖档案工作的各个层次、各个方面，全面考虑安全保管、正常开展各项业务工作到各种功能的有效实现，保证档案各项工作的顺利实施。

3、发展性。档案馆库建设，要具有时代特征和发展的眼光。档案馆不应只看到眼前，应结合学校的长远发展规划，积极采用先进的技术方法和手段，配备现代档案管理的设备设施，既要满足档案馆当前的工作需要，也要注重档案馆的未来发展，将档案馆建设成为展示高校发展实力的窗口。

二、加强档案馆基础设施建设的几点建议

1、加强基础建筑建设。第一，建筑物要有生动的个性。高校档案馆，其建筑应该力争成为学校的一种象征，去努力体现和诠释学校自身的历史特点。第二，选址布局。规划设计上要与图书馆、博物馆等文化设施有所协调。像图书馆、档案馆等几种性质相近的文化设施要有统一整合资源配置的意识。具体而言，要从规划布局上，或考虑适当集中，体现档案馆、图书馆馆功能和建筑的统一性，给人以和谐的感觉；或适当散开，各自独立，张扬个性，以不同的特色提升学校的文化品味。第三，馆内布局。档案馆内要设有宽敞的大厅，为宾客参观以及师生交流提供场所，还要在会议室、走廊等公共区域布置有档案特色的装饰物件，为档案馆增加新的特色，进而凸现档案馆的文化特性。

2、加强高校档案馆（室）基础业务建设。要想发挥好档案馆的作用，就要加强日常工作，在档案信息的收集、整理加工等基础工作中下足工夫。（1）举办展览馆、报告会或者专题讲座，增强档案管理人员的档案意识，也增强广大师生对档案重要性的认识，进而可以配合档案人员更好地做好档案的收集、加工工作。（2）根据高校档案成分复杂、种类较多的特点，档案管理人员要亲自去各科室、各部门收集档案，认真做好传统意义上的档案材料的收集、整理工作。（3）定期对所存储档案进行编目、统计、鉴定及保管等工作，使馆（室）藏的每份档案都出于正常状态，确保档案的完整、安全，随时为使用者提供。（4）要根据高校自身特点，着力构建反映高校特色的档案体系，做到与众不同，才能更高效的提供特色服务。（5）不断提高档案管理的现代化水平，加强档案信息化、数字化建设，拓宽档案的使用渠道，不断提高档案利用率。

3、丰富档案馆的服务手段和方式。首先，建立完善的数据库管理系统。新时期档案馆建设需要完善数据库管理系统，对所有档案进行实时管理。档案馆也应该开展多种利用形式，定期编制和出版各种检索工具，方便用户迅速而准确地查询档案。其次，需要高可靠性的数据安全系統，保证所有档案数据的存储安全，避免丢失。第三，馆内设立环境舒适的阅览室，并配备各种辅助设施，方便用户阅览、咨询和检索，比如扫描仪、传真等档案数字化加工设备。第四，档案馆可在互联网上建立自己的网站，使用户可以在任何地方都可以便捷地获取档案馆提供的各类信息，进一步提高档案利用服务的质量。只有在充分利用现有资源的基础上，才能为档案信息资源的管理和使用提供保证，提高服务效率和质量，而且近年来网络技术的发展和运用也为此提供了便利的手段。

4、完善档案馆建设中的基础设施采购工作。我国高校的扩招使得高校档案馆基础设备需求不断加大，许多馆通过加大设备投入、增加设备的数量来满足对设备资源的需求。因此，采购工作至关重要。基础设施采购之前要详细了解其运行特点、性能、维修性、经济性、维持费用的高低等状况，做到心中有数，在此基础上要多开发相关的供应商，通过逐一对比最终确定要购买的品牌、型号、款式，总的原则是选择技术上先进、经济上合算、工作中适用的设施，同时兼顾可靠性、节能性、环保性、美观性、耐用性及售后服务等。只有这样，才能保证档案馆设备设施采购活动的正常、有序进行，用有限的经费购买到最合适的设备、设施，保证档案馆的良性运行。

总之，档案是指在高校各项工作中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，通过高校档案馆的建设，能够为档案馆藏的优化工作提供契机，为档案工作精细化管理打开局面。因此，高校要力求发挥档案馆基本职能，实现档案馆的最优配置，积极进行科学管理方法的探索与创新，走出一条健康、稳定、发展的路子。

（作者单位：保定学院）