浅谈企业筹建期间内部控制制度

乌日乐 张思斯 刘超

摘要：本文从内部会计控制的理论入手，通过对沧州中铁装备制造材料有限公司的实地分析调查，结合企业的特殊时期——筹建期间，不仅对筹建期企业内部控制的成功方面进行了说明，而且，也将这一时期企业内部控制的失败方面进行了评价并提出相应的改进措施。通过分析我们得知：内部控制制度的制定，首先应遵循国家有关法律、法规和行政规章制度，同时还应考虑本单位的实际情况，以及内部控制制度之间的协调性、连续性和一致性。遵循成本效益原则，针对企业的薄弱环节，制定相应的内部控制制度作为控制企业某些环节的关键点；选择适当的实施方法，以达到提高企业管理水平和增加效益的目的。

关键词： 内部控制 企业筹建 建立 评价

一、内部控制的基本理论

内部控制是指一单位内部的管理控制系统，即为保证单位经济活动正常进行所采取的一系列必要的管理措施，不仅包括单位最高管理当局用来授权与指挥经济活动的各种方式方法，也包括核算、审核、分析各种信息资料及报告的程序和步骤，还包括对单位经济活动进行综合计划、控制和评价而制定的各项规章制度。内部控制的根本目标是保护单位财产、检查有关数据的正确性和可靠性、提高经营效率、贯彻既定的管理方针等四个方面。就其基本结构而言，主要包括三个方面：控制环境、会计系统和控制程序。为保证内部控制的有效实施，应遵循以下六项基本原则，即合法性原则；有效性原则；全面性原则；不相容职务相互分离的原则；成本效益原则；适时行原则。

二、中铁公司内部控制的特点及现状

1. 中铁公司概况

沧州中铁装备制造材料有限公司是由北京海震铁路装备投资有限公司（甲方）与英属维尔京群岛中国铁路物资控股集团有限公司（乙方）于2006年11月共同投资组建而成，主要生产有色金属新型合金材料，预计年产量为150万吨。

该项目总投资2980万美元（折合人民币23840万元，按1：8计算，下同），其中固定资产投资2700万美元，流动资金280万美元。项目注册资金1200万美元（折合人民币9600万元），其中甲方以现金6912万元人民币（折合864万美元）作为出资，占注册资本的72％；乙方以现汇336万美元（折合人民币2688万元）作为出资，占注册资本的28％。注册外资金由出资双方按出资比例分别筹措。

该项目一期工程属于筹建期，筹建期限是从2006年11月到2008年5月止。项目拟建于黄骅港开发区南疏港路以南、海防路以东，新征地350亩，新增建筑面积101214平方米。项目合资经营期限50年，期间双方按出资比例分享利润并承担风险。

2. 中铁公司内部会计控制现状

关于货币资金收支和保管业务的内部控制现状

财务主管将财务稽核的权限授予出纳人员，当员工报销费用时，先由出纳员审核原始凭证的合法性及合理性，审核无误后在报销单的财务稽核上签字，员工凭此报销单找老总及财务部长签字，再由出纳员付款。

每天现金收付工作结束后，出纳人员对库存现金进行盘点，并核对库存现金数与现金日记帐余额是否相符，经常出现超出库存限额的现金仍然存放于保险柜的现象。

银行支票由出纳员保管，印鉴由财务部长保管，做到了支票、印鉴分离保管。财务部设立专门的银行支票以及银行承兑汇票领用登记簿，每张支票及汇票的收取、领用都要将其票号、用途、金额、领用人及领用日期登记清楚。对于签发有误的支票要加盖“作废”章，并放入专门的作废袋保管。

金库所在地设有防范措施和安全保障。保险柜钥匙由财务部长保管，保险柜里存放现金的抽屉钥匙由出纳员保管。

企业有关部门（如工程部）和个人用款时，首先要提前向审批人提交货币资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、支付方式等内容。然后审批人根据所拥有的职责、权限和相关程序对申请进行审批，不符合规定的应当拒绝审批；对于批准的申请还要进行复核，复核的内容主要有支付申请的批准程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式是否妥当。最后办理支付，由财务人员接到审核无误的申请后按照会计核算办法进行账务处理，填制记帐凭证，然后根据金额大小和批准权限送交有关负责人审阅，最后交由出纳人员办理。

实物资产的内部控制现状

目前，中铁公司正处于企业的筹建期间，其实物资产的购入量是相当大的。针对这一问题，公司建立了良好的实物资产管理制度。现将其低值易耗品管理现状分析如下：

第一：各部门在每周五之前都要将下周所需的低值易耗品经公司常务副总审批后报送公司的供应部门，由供应部门进行统计并采购。

第二：采购回来的物品要统一交由供应部办公室进行入库管理，并办理物品领用及相关手续。

第三：供应部门报销物资采购费用时，发票后必须附入库单，对于已经出库的物品要后附出库单。财务部根据这些出入库单及出库单建立低值易耗品台帐。

第四：每月月末，财务部要配专门人员根据已建立的台帐与办公室的保管人员所建立的明细账进行账账核对，做到账账相符；然后两部门人员共同进行实地盘点，做到账实相符。

采购与付款的内部控制现状

采购与付款的循环是外部商品和劳务的购置及付款。目前，公司购置的商品和劳务主要包括在建工程的物料用品及固定资产等项目。其采购主要是计划性采购，偶然伴有临时性采购。

管理费用的内部控制现状

筹建期的中铁公司严格控制费用支出，为此，财务部在公司高层领导的配合下，出台了红头文件《沧州中铁装备制造材料有限公司差旅费管理制度》，为各部门经营业务的正常运行提供了保证。

会计系统的内部控制现状

复式记帐控制

复式记帐控制要求对发生的每一项经济业务，都要以相等的金额，在相互联系的两个或两个以上的账户上进行平行登记。

1. 财务报告控制

在企业的筹建期间，中铁公司的主要财务报表是资产负债表。为了更直观的反映资金流向，财务部特编制资金月报表。此表从每月1日开始编制，每日终了都要将本日资金支出数及余额反映在表上。这样，不仅满足了整月资金动态的反映，而且也将截至每日中了时的资金流向做出反映，以便于向领导层及时汇报资金动态。

后附的中铁四月份资金月报中，其他货币资金即指公司在月初及月末的库存现金，并且也对各部门人员的个人借款作出了充分反映。

2. 筹建期关于招投标的内部控制现状

处于筹建期间的中铁公司，各项工程项目的建设运行都要经历招投标环节。现以轧钢部最近发生的1250MM热连轧工程招投标内部控制过程叙述如下：

第一，轧钢部会同工程部根据图纸制定招标文件，并要经过项目负责人和公司常务副总以及董事长的审核批准。

第二，通过网络发表招标文件，并公布具体的投标时间以及开标时间。投标方需要在规定时限内将投出封存的标书，并且在既定的开标日期之前，各投标方都要将投标保证金统一交到公司财务部门。公司财务部明确规定：投标保证金金额为5万元，并且只收取现金。

第三，在开标日，轧钢部、工程部、项目负责人以及公司常务副总一起对标书起封，（投标方的标书应由公司统一保管，绝对禁止提前拆封）并根据已经计算出的可比性数据对各投标方的标书进行比较、筛选，以选择成本费用最低并且信用度较高的公司为最佳投标方。

第四，选出的最佳投标方为中标方，中标方开始承揽1250MM热连轧工程。公司财务部向未中标的公司退还投标保证金。

三、中铁公司内部控制现状评价

1. 中铁公司关于货币资金收付和保管业务的内部控制评价

首先，通过分析中铁公司货币资金收支过程，我们可以看出：在转账支票付款的过程中，签发支票以及加盖印鉴是由同一个人进行的。对已签发支票加盖印鉴的过程，也是对该票据的审核过程。筹建期的中铁，由于内部财务人员的不足，这两项连续的业务过程通常是由出纳一人完成的，这样就很容易使货币资金的支出环节失去控制，容易出现付款时的舞弊行为，造成公司财产的损失。

公司以减少财务人员数量来节约成本。但是，像以上这种由于一人兼任多岗的现象就严重违反了内部牵制原则，一旦发生舞弊行为，其造成的经济损失远远会高于节约的成本。这就出现了分工和制衡的成本与效益相比较的问题，基于成本效益原则，公司财务部组织机构的设置亟待改进。

其次，公司的财务稽核与出纳员是同一人，违反了不相容职务应相互分离的原则。当初，中铁公司基于批地皮的需要，同时注册了包括中铁在内的14个公司。目前，这些公司尚未注销，仍在运行之中。财务部现有四名财务人员，财务部长负责总体工作安排，一名记帐员，一名出纳员，另有一名审计人员。而审计人员又负责税务、银行等对外业务，经常跑外，而审核工作也因此耽搁，人员相当紧缺。此时，财务部长就把稽核权限授予出纳员，便出现了我们所看到的现状。出纳员不能兼任稽核，会计档案的保管以及收入、支出、费用、债权、债务帐簿的登记工作，这是最基本的内部控制制度。尤其在企业的筹建时期，货币资金业务的发生更为普遍、频繁，也是最容易出现问题的业务，因此，公司建立健全良好的货币资金内部控制制度是十分必要的。

2. 采购与付款的内部控制评价

通过分析采购与付款流程图，我们可以看到：在采购申请得到审批后，采购部门就直接联系供应商，而缺少了“货比三家”选择供应商的环节；这样极容易造成采购的物资成本偏高的现象；另外，我们又可以看到，公司的对外采购业务，几乎完全由供应部门联络，而缺少其他部门的制约，这就极容易出现损公肥私、捞取回扣的现象；我们还可以看到，在合同签订后，白灰就直接入库，更缺少了验收白灰质量的环节，对于已购进工程物资的质量监测，公司没有设立严格的把关环节，所购物资质次价高的现象更是无法杜绝。

3. 筹建期间关于招投标内部控制的评价

通过分析热连轧工程的招投标过程，我们得知，中铁公司在以下两个方面的内部控制环节做的比较出色：

首先，公司收取投标保证金只以现金方式收取，这就避免了投标方以空头转账支票抵交保证金的现象，保障了公司的资金安全，减少了财务风险。

4. 结论

通过上述分析，我们得知：尽管企业为了严格控制筹建期间成本费用支出而制定了费用报销制度等一系列内部控制制度，并且根据企业在这一特殊时期工程设备、材料大量购进的特点进行了完善的会计系统控制，这些举措对完善企业内部控制系统、节约成本起到了一定的积极作用。但是，我们也清楚的看到了企业在货币资金以及采购与付款方面内控的薄弱性。根据这些薄弱环节。本文通过选择各项业务内部控制的关键点，以这些关键点为切入点，重新设计内部控制的业务流程，对其已有内控制度加以改进，为强化企业内部控制，进一步完善企业管理制度，增加企业效益提供了重要保障。

参考文献：

[1] 张华伦等.《企业内部控制系统研究》.陕西机械工业会计学会，2002．

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[5] 全金龙.《内部会计控制制度有了规范性规定》.《浙江财税与会计》，2001年第10期．

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