浅析高校科研档案数字化建设中的问题及对策

陈莉

［摘要］ 数字化时代的到来，数字技术迅速渗入各个领域，对高校科研档案数字化建设和管理工作提出了新的挑战，高校科研档案管理数字化建设是科研档案管理工作发展的客观要求和必然趋势。本文阐述了高校科研档案数字化建设的意义，分析了科研档案实行数字化管理的优点以及目前尚存在的问题，并针对性地提出了相应的解决对策和发展建议。

［关键词］ 高等学校； 科研档案； 数字化建设

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 10. 061

［中图分类号］G271［文献标识码］A［文章编号］1673 - 0194（2012）10- 0107- 02

科研工作是高校的强校之本，是学校的中心工作。科研档案是科研工作成果的主要载体，科研档案的收集、整理、保存和利用也是科研管理工作的重要组成部分。长期以来，高校传统的科研档案工作以纸质文件材料为主要工作对象，纸质档案的管理工作已有较为完善的工作流程、管理方法和规章制度。随着高等教育的快速发展和网络信息化的快速推进，传统档案管理工作方式已不能满足信息化时代的要求，特别是网上办公、无纸办公的推及，越来越多的科研档案将以电子文本出现，科研档案的数字化、网络化、标准化和规范化建设问题迫在眉睫。

１科研档案数字化建设的意义

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、ＯＣＲ技术、数字摄影技术、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态。它把各种载体的科研档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，通过互联网进行联机检索和阅读，实现档案资源共享。

２科研档案数字化管理的优点

２．１实现多种媒体信息存储和传递

电子档案可同时将文字、影像等内容集成保存，并借助计算机实现组合编辑，极大地增加了档案的编辑性、可读性、可视性，丰富了档案的内容。

２．２信息存储方便且容量较大

电子档案体积小、携带方便、存储容量大、利于存放和管理。目前，存储电子档案的工具有ＣＤ光盘、小型的移动优盘（容量达数十ＧＢ）、移动硬盘（容量可达数百ＧＢ）等。一张可容量为６５０ＭＢ的ＣＤ光盘，其储存量相当于３５万张Ａ４打印纸上的文字信息或１０万张图像信息。

２．３检索浏览便捷

电子文档由于具有全文数据库的结构和相应的按自身逻辑关系组织成相互联系的网状结构，借助关键词通过数据库、检索软件等技术，能够便捷地查找所需要的资料，大大方便了用户检索，提高了检索效率，免除了翻阅、查找实体档案的繁琐。在科研档案管理网络平台上，档案管理人员还可通过网络完成档案的收集、整理、归档；应用者可以足不出户远程访问档案材料，网上下载所需的档案信息，或远距离、高速度地传输，实现档案资源共享。

３科研档案数字化建设中存在的主要问题

３．１档案意识薄弱，对档案管理工作的重视不够

随着高校档案管理事业的发展，高校科研档案管理工作已经步入规范化轨道，科研档案管理人员的档案意识进一步加强，科研档案管理在高等学校的发展中的重要作用逐步显现，数字化建设有了一定的基础。但在现实工作中，人们对于高等学校科研档案管理数字化建设还缺乏系统的认识和理性的思考，对科研档案管理工作依然停留在传统工作理念之上，缺乏创新意识，创新实践能力薄弱，忽视了对档案信息资源的开发和利用。

３．２缺乏数字化环境下科研档案工作的复合型人才

基于数字化环境的科研档案数字化资源建设，需要既懂档案业务管理，又掌握自动化、网络化技术等现代信息技术的复合型人才。受高等学校现行人事制度的影响，目前档案队伍整体素质仍普遍较低，年龄偏大，计算机操作能力一般，习惯于传统的纸质档案编研模式。而在信息社会，档案的载体形态和记录方式已呈多元化发展，一些必备的技能如数据存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等还不为多数人熟练应用，档案管理队伍建设急需提升层次。

３．３缺少档案数字化建设的工作标准、工作制度和工作规范

档案材料的标准化、制度化和规范化是科研档案数字化建设的前提和必要条件。数字化背景下计算机处理数据的“机械性”对科研档案电子化建设的标准和规范提出了更高要求。但目前高校的科研工作更多受制于购买的科研管理软件，加上很多高校有自己的特殊的实际管理情况，因此个性化修改之后软件在通用性、实用性等方面存在一定的不足，再加上计算机软件及其有关设备硬件匹配差异，都会对电子数据的规范性和共享性造成不同程度的影响，制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案数字化建设的步伐。

４加强档案数字化建设的对策

４．１加强高素质、专业化档案管理人才队伍建设

随着现代信息社会的快速发展，以计算机技术、网络技术、通信技术、多媒体技术等为主要标志的信息时代正向我们扑面而来。提高管理人员的业务水平，才能更好地适应档案信息化、网络化发展的需要。传统的档案信息服务水平明显滞后于信息时代的发展要求，具体表现在档案工作人员的信息意识淡漠，观念陈旧，缺乏开拓与创新精神，以至于出现硬件设备的现代化与人员观念落后相互并存的局面。随着时代的发展和社会的进步，网络化、信息化将在当今的信息化社会中占据主导地位。高等学校要充分利用多种教育培训途径，加大对在职档案人员的培训力度。要加强对档案人员的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识、现代管理技术知识的培训，提高档案人员的理论和业务素质。要加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，提高档案管理人员的信息化水平，培养既精通信息技术又熟悉档案业务的复合型人才。

４．２开发科研档案管理平台系统，实施科研档案管理的标准化建设工程

随着以计算机技术、通信技术、网络技术以及多媒体技术为基础的网络环境的逐渐形成，档案管理正快速向数字化方向发展。高校必须要及时适应档案管理工作的发展趋势，不断加强档案管理硬件建设，添置必要的现代化技术设备。近年来，各高校都建立了完善的校园网络，并实现了科研管理软件辅助管理，这为高校档案信息网络建设提供了一个强有力的支撑平台，为科研档案的标准化建设打下良好的数字基础，便于实现密集存储和快速检索；以网络技术为主体的信息技术的应用，又为科研档案的广泛范围内的资源共享、传递打下了良好的交流基础，这些都为科研档案的数字化建设和良性发展提供了极好的便利条件。

４．３尽快完善规章制度和工作标准，加强档案安全管理

数字化背景下，科研档案管理工作的规范化和标准化尤为重要。高校有关部门要尽快出台数字化背景下科研档案管理的各项工作标准和规章，特别是网站建设和管理标准、档案管理软件设计标准、数据库录入规范、纸质档案的数字化标准等，使档案工作有章可循，有规可依，从而实现对科研档案工作各个环节的有效管理。

数字化档案给科研档案的安全管理提出了更高要求，要求加大设备和技术投入，结合存贮介质使用物理隔离和逻辑隔离等多种安全防范手段，积极应对“病毒”和“黑客”等行为，确保档案安全。实现信息数据的真实性、完整性、可控性，以及网络、数据库和应用系统的安全性、稳定性、可靠性。

４．４加强数字化档案的工作质量检查

《高等学校档案管理办法》规定：高等学校应当建立健全档案工作的检查、考核与评估制度。网络平台和工作规范建立起来以后，高等学校应积极实施管理纠偏。基于网络进行的检查，各个部门根据管理权限，只要检查自己管理的模块数据库中的档案即可，这样可有效减少收储遗漏。

在网络技术和社会经济不断发展的今天，信息化建设是现代社会档案管理发展的主题，档案信息化建设已成为当今社会发展的必然趋势。科研档案数字化建设是一项复杂的系统工程，它需要高等学校投入更大的人力、物力和技术力量，数字化科研档案建立起来以后，可以通过对立档单位工作流程在线监督进一步提高原始数据归档质量，便捷实现档案资源在网上的发布、传递、检索和信息资源共享，从而更好地服务和保障科研工作。

主要参考文献

［１］ 陈海英． 加强高等学校档案管理工作思考［Ｊ］． 现代商贸工业，２００９，２１（１６）：４４－４５．

［２］ 夏文． 新时期高等学校档案管理模式的电子信息化［Ｊ］． 湖北师范学院学报：哲学社会科学版，２０１０（２）：１５１－１５２．

［３］ 周李娟． 高校科研档案管理的信息化探析［Ｊ］． 科教文汇，２０１１（１１）：２０３－２０４．