项目管理应用于高校图书馆管理的可行性研究

郑韬

[摘 要]论述了项目管理的概念、特点及其基本理论，探讨了高校图书馆将项目管理理论应用于图书馆管理的可行性，分析了项目管理在高校图书馆实际应用中的问题及项目管理对高校图书馆产生的影响。

[关键词]项目管理 图书馆管理 可行性研究

[中图分类号] G25[文献标识码] A[文章编号] 2095-3437（2012）12-0133-02

如何提高工作效率，提升管理水平，使高校图书馆各项业务工作、服务拓展活动和科研项目开展得有条不紊、卓有成效，需要高校图书馆努力探索和创建行之有效的工作机制和管理方法。而项目管理作为一种富有弹性的组织管理模式，它的管理理念与方法正好为高校图书馆实现管理目标提供了这种可能性。本文将就项目管理理论应用于高校图书馆管理的可行性进行研究。

一、项目及项目管理的定义

自项目管理兴起至今，不少人都对项目及项目管理这两个名词下过定义，其中比较具有典型性的项目定义是： 项目是一次性的工作，它应有明确的预期目标和可利用的资源范围，在规定的时间内，由专门人员运用多种学科的知识来完成。[1]它具有目标性、独特性、临时性、一次性等本质特征。所谓项目管理就是在一个确定的实际范围内，为了完成一个既定的目标，并通过特殊形式的临时性组织运行机制，通过有效的计划、组织、领导与控制，充分利用既定有限资源的一种系统管理方法。[2]

二、项目管理的特点

随着对项目管理研究的深入，研究者对项目管理的特点也存在多种说法，众说纷纭，其中秦雪平认为最基本的特点应该有以下四点：

1.复杂性：项目由多部分组成，跨多组织、多行业、多学科，不可预知的因素较多；

2.创造性：项目管理在承担风险的同时又要进行创造性的管理，这是由项目的一次性特点决定的；

3.需集权领导和专门组织：要求不同部门做出迅速有效且相互关联的反应，需要建立集权的机制和专门组织；

4.项目负责人起至关重要的作用，他要在多种限制条件下，带领项目团队通过一系列的项目管理步骤完成项目目标。[3]

三、项目管理的基本理论

项目管理的基本理论包括如下几个方面。

1.项目阶段和项目生命周期：项目生命周期是指将项目分为几个阶段并加以运作。

2.项目整体管理：指对项目计划制定、项目计划执行、整体变更控制等各个阶段中所有项目管理所涉及的全过程管理。

3.项目范围管理：指对项目包括什么与不包括什么的定义与控制过程。它包括以下步骤：界定项目的范围——规划范围——核实范围——变更范围。

4.项目时间管理：指为确保项目按时完成的管理。它包括以下步骤：定义具体活动——对活动进行排序——估算活动时间——制定进度计划——控制进度计划。

5.项目成本管理：指为确保在批准的预算范围内完成项目对所需的所有过程的管理。它包括以下步骤：资源配置——成本估算——费用预算——成本控制。

6.项目质量管理：是为了确保项目达到预期质量标准所进行的一系列管理过程。它包括以下步骤：质量规划——质量控制——质量保证。

7.项目人力资源管理：是指为了使所有项目参与者的能力和积极性都得到最有效地发挥和利用所做的一系列管理措施。它包括以下步骤：组织规划——团队建设——人员选聘——领导建设。

8.项目沟通管理：是指为了确保项目信息收集的有效及时和传输畅通所需要实施的一系列措施，它包括以下步骤：沟通规划——信息传输——进度报告——管理结束。

9.项目风险管理：是指对项目可能涉及的不确定因素和所存在风险的应对管理。它包括以下步骤：识别风险——量化风险——制定对策——风险控制。

10.项目采购管理：指从外界获得产品或服务的过程。它包括以下步骤：采购计划——采购与征购——资源选择——合同管理。

四、项目管理应用于高校图书馆的可行性研究

（一）高校图书馆引入项目管理的必要性与可行性

对于高校图书馆传统的管理方式来说，项目管理在不少方面具有突出的优势。吴翠红认为，在图书馆中采用项目管理，不但可行而且必要。她把依据总结为三个方面：1.项目管理目标确定，个人的分工与责任明确，可以避免不必要的扯皮、推诿。2.项目管理可以培养和锻炼员工的沟通、合作、协作能力，尤其是可以培养项目负责人的管理能力，为图书馆发现人才、锻炼人才、选拔人才提供一个最佳路径。3.图书馆的量化指标虽然能有效地反映图书馆的整体业绩，但却不能通过分解这些数据到个体身上来衡量个人绩效，而项目却可直接应用于评估个人的业绩和能力。因为项目的目标是非常清晰的，达到目标即项目的成果。因而完成项目则是馆员工作绩效的具体体现，同时在执行项目的过程中，由于分工明确、责任分明，非常容易检测到个人的能力与水平。[4]

把项目管理引入图书馆，改变了原有的管理模式，不但规范了管理规则，调动了广大员工的积极性，客观上也推动了高校图书馆管理体制改革，是十分必要的。

（二）高校图书馆项目管理实施过程

1.明确目标，确立项目

高校图书馆在进行项目管理活动时，首先要明确具体目标，通过进行可行性研究之后，将其确立为项目。

2.成立项目小组

首先，图书馆必须要确定主管项目的领导（视项目规模及其重要性，以分管领导甚至馆长为项目总负责人），如果项目重大，则应该专门成立项目（领导）小组，对项目进行全程指导和监督。其次，成立项目（执行）小组，以项目的相关度，从不同部门选出项目小组负责人及项目小组成员。图书馆在成立项目小组时要考虑全面，尤其是选择项目小组负责人更要慎重，因为他是整个团队的灵魂，是项目成功的首要因素。

3.制定项目计划

项目计划一般由主管项目的领导（或项目领导小组）制定，不过如果能让项目小组成员参与计划，则可能提高小组成员的积极性和主动性。项目小组成员必须清晰地定义项目具体目标，然后对整个项目进行工作分解，确定需要完成的工作或活动。整个项目计划要明确每位成员的分工与职责，以及完成整个项目所需要的资源及数量、所有可以投入的费用。

4.执行计划并控制项目

作为项目总负责，主管项目的领导要全程掌控整个项目的进度。项目小组负责人则要严格执行计划，随时控制实际进度，在项目的关键节点，如果实际进度与计划进度有出入，就必须与小组成员进行沟通，让他们了解现状，并立即率领他们采取纠正措施，修改原计划，以便项目重新按原计划的进度推进。

5.成本管理及资金保障

高校图书馆经费十分有限，因此在进行实际的项目管理过程中，成本的管理是最重要也是最关键的一环。高校图书馆与企业项目管理的不同之处在于，它每年的经费基本都是有一定的预算，如果在项目管理中出现超出计划预算的情况时，很难再有大幅度的追加预算来使项目目标最终完成，而企业在遇到相同问题时则通常可以采用多种方式进行新的经费投入。所以，在高校图书馆进行项目管理时，更要精打细算，在制定周密计划的基础上严格按计划推进。也正因为高校图书馆存在着这样的风险，因此在制定项目计划的时候，就要尽量预留有一定的资金以应付在项目管理过程中可能出现的突发状况。

6.沟通管理

根据工作的进度，项目小组要定期召开会议，成员之间充分沟通，以便每位小组成员了解整个项目的总体进展情况，随时纠正出现的偏差或者完善下一步的计划，保证项目的继续推进。除了纠偏，在沟通过程中，项目主管领导或项目小组负责人要对小组成员进行适当的激励，尤其是在进行时间较长的项目时，一定的激励会促使心理可能倦怠的小组成员重新焕发活力，积极推进项目进程。

7.结束项目

在项目完成时，项目小组负责人首先要带领项目小组对项目整体情况进行评估，建立相应的文档，并对该项目进行总结，从中提取项目成功的因素和出现问题的经验教训，以便在未来的项目中有所改进，提升项目管理水平。

五、结语

本文简要论述了项目管理的概念、特点及其基本理论，分析了高校图书馆将项目管理理论应用于图书馆管理的必要性和可行性，并简述了高校图书馆项目管理实施的一般过程。从长远来看，项目管理在高校图书馆的应用将越来越普遍，而高校图书馆也将通过越来越多的项目管理应用，取得事业上的进一步发展。

[ 参 考 文 献 ]

[1] 陈晓婷.项目管理方法在高校人事管理中的运用[J].赤峰学院学报（汉文哲学社会科学版），2011，（5）：252-255.

[2] 许强.项目管理在图书馆中的应用[J].中小学图书馆情报世界，2004，（6）：45.

[3] 秦雪平.试论项目管理在图书馆中的应用[J]. 内蒙古科技与经济，2010，（2）：122-125.

[4] 吴翠红.项目管理在图书馆的应用探索[J]. 图书馆论坛，2009，（6）：104-107.

[责任编辑：钟 岚]