浅谈提高档案管理科学化水平的科学路径

周萍

何谓档案管理呢？一般来说,档案管理是指以各类型档案实体与档案信息为基本对象,对其进行统一管理并利用档案信息为各档案信息使用方提供必要服务支持的工作。在全球经济一体化进程不断加剧与城市化建设规模持续扩大的推动作用下,信息时代的蓬勃发展对于档案工作提出了更为系统与全面的要求。其中,档案管理工作作为档案工作的重点与基础,已成为衡量档案管理部门经营管理水平的最关键指标。可以说,档案管理的科学化利用能够极大的提升档案所有部门的办事效率,有利于强化这些部门机构的经营管理水平,实现档案的信息价值的最大化利用。如何在现有技术水平支持之下,不断提升档案管理工作的科学化水平已成为当前相关工作人员最亟待解决的问题之一。笔者现结合实践工作经验,就这一问题谈谈自己的看法与体会。

1 以先进的档案管理理念提高档案管理的科学化水平

思想决定着行动,行动作用于思想。任何工作要想实现进步与发展,其根本都在于思想的进步与发展。这也就是说,新时期的档案管理工作要想进一步提升其科学化水平,其关键与根本在于树立起先进的档案管理理念。档案管理工作人员需要在档案管理工作中摒弃陈旧的思想观念,以科学发展观为指导善于发现并总结档案管理工作存在的不足与缺陷,并加以改善。与此同时,档案管理科学化水平的提升还需要以服务性工作意识为基本保障,促进整个档案管理工作的超前性与主动性。这就要求档案管理工作人员深入到经济社会发展各层面之中,把握新时期经济社会对于信息的新需求方向,进而有针对、有重点的做好档案资源管理工作。特别值得注意的是:档案管理科学化水平的提升还需要将档案管理安全意识落实到实处,在档案信息透明化、公开化的同时维护档案信息的完整性与安全性。

2 以现代化的档案管理人员素质提高档案管理的科学化水平

档案管理工作人员作为档案管理工作的施动者,在当前管理科学化水平不断提升的过程中发挥了极为关键的作用。新时期档案管理工作的复杂化、系统化与集成化要求档案管理工作人员在具备现代化档案管理技能的同时,具备现代化的管理意识。换句话来说,档案管理科学化水平的提升对档案管理人员的综合素质提出了比较高的要求,具有综合素质档案管理人员的培养工作成为了新时期档案工作的主要任务与目的。具体而言,我们需要依据档案管理工作人员所服务档案管理部门与档案管理新政的不同,有针对性、专业性的对档案管理人员进行培训,以档案管理知识的更新与再造来组建一支高素质的档案管理工作队伍,进而促使档案管理工作人员能够以相关档案管理法律法规具体要求为前提,以档案管理工作行业标准为原则,以各种现代化档案管理工具为载体,实现档案管理科学化水平的提升。

3 以档案的标准化建设提高档案管理的科学化水平

其一,相关工作人员需要改善档案的保管条件。改变传统意义上分散式的档案管理模式,成立综合档案室对档案进行统一集中式管理,并配备专业人员严格按照档案管理制度进行综合档案室的日常管理;其二,档案管理工作人员应当做好各类型档案的审批与移交工作。无论是文本形式的档案资料还是电子信息形式的档案资料,其审批与移交工作都应当按照相关规范来进行,切不可越级操作。与此同时,对于企业档案管理工作来说,有关人事调动与变更的相关档案变更及更正工作需要及时进行,并做好这些变更档案的排列与归档工作。特别值得一提的是:档案管理工作需要提高针对性,对于企业档案管理工作而言,流动性及变更性比较大的档案或是对企业经营管理行为活动而言比较重要的档案需要进行专门的管理,定期进行这部分档案的汇编工作,以此确保档案管理的工作质量。

4 以档案的信息化发展提高档案管理的科学化水平

档案的信息化作为档案管理工作的科学化、现代化发展的必由阶段,是我们在提高档案管理科学化水平的过程中需要尤为注意的一点问题。笔者认为,在当前经济形势下,要想进一步提升档案管理工作的科学化水平,就需要从以下几个环节入手:首先,相关部门机构需要加大对于企业档案管理工作的投入力度,以基础设备质量的提升实现档案管理对象的多元化,在电子信息档案与文本档案相结合的过程当中实现真正意义上的档案信息化;其次,档案管理工作需要加大与现代信息技术的融合。计算机作为当前技术条件支持下数据储存、传输以及处理工作质量最高的终端信息设备,应当在档案管理工作中得到充分利用。相关工作人员可以在计算机硬软件系统的支持下构建起相应的信息化档案管理系统,并建立相应的电子档案查询与阅览室,进一步拓展档案管理的工作渠道;最后,新时期的档案管理工作应当凸显现代光学技术的重要性,以光学行为理论及其关键技术来缩小信息化档案的储存体积,在提高档案有效储存率的基础之上实现对信息档案元件的可靠性保护。

5 以档案管理活动的创新提高档案管理的科学化水平

“科学技术是第一生产力”。在现代经济社会各种高端应用技术蓬勃发展的推动作用下,传统意义上单一文本形式的档案管理工作设备已无法适应新时期档案管理工作的具体要求,档案管理的科学化水平要想有所提升,档案管理工作设备与工具的科学化是基础也是核心。具体而言,我们需要合理运用包括高速扫描仪、大容量计算机硬盘以及刻录机等在内的现代化信息设备来提升档案管理的工作效率。在此基础之上加大对于档案资料的开发力度,深化档案文化的宣传职能,进而将整个档案管理工作上升到一个全新的发展阶段。

6 结语

我们需要清醒的认识到一点:档案管理工作是我们在新时期档案工作中所面临的最关键课题也是最严峻挑战。档案管理科学化水平作为衡量整个档案工作科学化水平的最关键指标,在新时期的档案工作中占据着极为关键的作用。本文针对档案管理科学化水平的提升途径这一问题作出了简要分析与说明,希望能够为今后相关研究与实践工作的开展提供一定的参考与帮助。

参考文献

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