档案部门运用公共关系策略初探①

杨莉

摘 要:结合档案工作的特点,在档案管理上运用公关策略,将档案工作中公共关系活动的主体即档案管理部门、客体即有关档案工作的公众之间信息传播、沟通媒介有机的结合起来。向社会公众传播档案部门的思想策略,使社会公众感受到档案工作者的使命感和奉献精神,提升对档案部门形象的认识,使更多的社会公众了解档案部门的工作职能、任务、服务对象。

关键词:档案工作公共关系公关策略

中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1674-098X(2012)05(c)-0203-01

公共关系策略简称公关策略,它是为塑造富有个性的企业形象,并获得内外公众认同的策略,是提高企业形象影响力,改善企业管理,增强企业活力的有效工具。

公关策略在我国流行了近20年,但将其运用到档案部门的实际工作中还不甚理想。当今在市场经济条件下的市场竞争已经逐渐从质量竞争、价格竞争、服务竞争过渡到形象竞争,倘若能在档案管理上运用公关策略,具有重要的现实意义。

1 档案部门运用公关策略的内容

档案部门运用公关策略应以公共关系的一般原理为指导,结合档案工作的特点,将档案工作中公共关系活动的主体即档案管理部门、客体即有关档案工作的公众之间信息传播、沟通媒介有机的结合起来,从而塑造档案部门的整体形象。

1.1 确定思想策略,以精神为本,统一思想

档案部门要塑造好自己的形象,提高自身在公众中的美誉度,首先要确定自己的发展战略、指导思想、服务宗旨等,努力使自己成为集中统一保管档案的基地、社会各方面利用档案信息资源的中心,以最方便、及时、快捷、优质服务为宗旨,满足用户对各类档案信息的要求,提高档案工作者的服务观念、价值观念,把爱心、热心、诚心、耐心献给用户,通过向社会公众传播档案部门的思想策略,不但使档案工作者统一了思想,而且使社会公众感受到档案工作者的使命感和奉献精神,进而提升了他们对档案部门形象的认识。

1.2 确定行为策略,以人为本,统一规范

档案部门的行为策略是思想策略的实施途径和目标保障,包括两方面内容。对内主要是针对档案工作者自身的约束,目的是对他们的行为实行规范化、标准化管理,所以档案部门要形成一整套组织管理制度及各项规章、服务公约等,使档案工作者对制度、公约等规范的执行形成自觉,增加档案部门的凝聚力和整体实力。对外是扩大档案的社会知名度。通过开展各种形式的档案服务和公关活动,使更多的公众了解档案部门的工作职能、任务、服务对象等,以获得用户的认同、有关门部的信任、领导的支持,为档案部门创造良好的外部环境,展现档案部门的形象优势。

2 档案部门运用公关策略的措施

公共关系的最基本职能就是为组织塑造形象,提高组织的信誉度和美誉度。组织具有了良好的社会形象,就有了一笔无形的资产,就会在市场经济中处于有利地位。所以档案部门运用公关策略的目标就是在社会上树立一个全新的档案部门形象。

2.1 宣传型的档案公关活动

常言道:“酒香也怕巷子深”,在这快节奏、高效率的时代,要塑造档案部门形象必须加大宣传力度,扩大档案部门的社会知名度。

首先可采用大众传播媒介:电视、广播、报刊等展开宣传,如举办档案展览、电视专题宣传、档案周年新闻宣传等,使更多的社会公众了解档案部门的工作职能、任务、服务对象等,提高公众的社会档案意识,不断提升档案部门自身的形象品位。

其次是搞好内部宣传。它一方面是针对档案工作者自身来说的,需要档案工作者具有高度的责任感和使命感,及时掌握和了解档案工作各方面情况,做行家里手,做称职的档案人员。

由于内部宣传是档案公关活动的日常活动之一,采用的方式很灵活,如黑板报、演讲会、讨论会、业务竞赛等,既可以鼓舞档案工作者的士气,也能不断提高自身的素质。

内部宣传的另一方面是与领导的交流沟通,经常向有关领导反映和汇报档案工作、邀请领导时常到档案部门视察工作、帮助解决一些实际问题等,让领导对档案部门的情况有更充分的了解,主动争取领导的支持,真正让领导把档案工作摆到议事日程上来。

2.2 服务型的档案公关活动

档案工作的目的就是提供利用,如何提供也是档案服务型公关活动的内容。它是通过档案工作者的实际工作来体现的,它的信息传播媒介就是服务。也就是说它是以提供优质服务为主要手段的,这也是档案部门的基本任务之一。

在开展服务型档案公关活动上,许多档案部门都从馆室建设、阅览室设置、服务手段、现代化设备配置等方面开展了多种形式的优质服务,如主动上门服务、咨询预测服务、多种检索目录,尤其是计算机检索,更加方便、快捷、准确,提高了检索效率,使档案利用群体不断扩大,也大大提高了档案部门的知名度和信誉度。

3 档案部门运用公关策略的步骤

任何公关活动都有一套自己的公关活动方案,档案部门开展的公关活动,除常规的外,较大型的活动,其公关步聚包括以下三步:调查研究、制定计划、实施传播。

3.1 调查研究

公关强调先有事实,后有公关的原则。档案部门也应遵循这一原则,选好切入点,抓住时机。如在《档案法》颁布周年纪念之际、档案部门成立之际、档案部门创立周年之际、领导班子更换之际、扩展业务范围形成特色之际、走出困境之际等,都要搞好调查研究,收集信息。

3.2 制定计划

公关计划的制定是整个公关活动的灵魂,它是建立在周密的公众调查基础上的,出色的公关计划应力求新颖、独特、具有开拓性、可行性,制定公关计划也要抓住特色,可以根据档案部门在馆藏、管理、服务等方面的优势和特点来制定。担负公关任务的人员要担负起“参谋”的职能,为领导者提供有关公众利益与需要方面的建议、咨询、预测,以便保证公关计划顺利执行。

3.3 实施传播

即是档案部门进行的各项具体的公关活动。它包括大众传播和人际传播。

大众传播除前面已说过的广播、报刊、电视等新闻传播外,还有档案部门举办或参与的社会性、公益性公关活动。由于大众传播的传播面广,效果明显,是宣传型公关常采用的方法。

人际传播是通过人的交往展开的公关活动,它包括团体和个人交际,如召开茶话会、座谈会、招待会、拜访、祝贺、交谈等,其沟通比较直接、灵活。

4 结语

在当今市场经济条件下的市场竞争已经逐渐从质量竞争、价格竞争、服务竞争过渡到形象竞争,倘若能在档案管理上运用公关策略,具有重要的现实意义。是提高企业形象影响力,改善企业管理,增强企业活力的有效工具。