探析会计凭证无纸化的实现

吴婷

【摘要】 随着电子商务的发展和企业管理手段的信息化，会计凭证出现无纸化的趋势。会计凭证无纸化对于提高会计核算效率、加强企业管理、促进低碳办公有重要意义，但目前会计凭证无纸化的实现还存在着诸多障碍。文章通过分析这些障碍提出了解决建议，以促进会计凭证无纸化的实现。

【关键词】 会计凭证无纸化； 会计核算； 真实性； 保密安全性； 标准化； 档案管理

一、会计凭证无纸化的发展背景

（一）电子商务快速发展催生了大量电子凭证

据统计，2010年我国电子商务全年交易规模达4.8万亿元，同比增长33.5%。其中，企业间（B2B）交易额达到3.8万亿元，网上零售交易额达到5 231亿元，连续三年同比增长超过100%。电子商务的迅猛发展，带动了相关产业快速增长。2011年12月1日，《电子商务“十二五”发展规划》出台，该规划明确提出电子商务“十二五”发展的总体目标，即到2015年，电子商务进一步普及深化，对国民经济和社会发展的贡献显著提高。由此可见，电子商务在未来五年将获得更快发展。电子商务的出现改变了传统的交易方式，催生了大量电子原始凭证，如网上交易形成的电子订单、电子提单、电子结算单据等，无纸化趋势非常明显。

（二）企业管理手段日趋信息化使会计凭证无纸化成为可能

企业信息管理日趋“无纸化”、“自动化”和“智能化”，将企业的生产、财务、销售、工程技术、采购等各个子系统整合成一体化的系统。企业经济业务发生后，通过信息系统准确和及时地传递、加工、汇总信息，使得企业整体效率大大提高。从会计角度来看，核算所需要的原始凭证通过网络和信息系统可以直接从企业内部或外部获取，再借助应用程序自动生成记账凭证，并自动记入账簿，最后生成报表。实际上，早在原始凭证无纸化成为趋势前，记账凭证的无纸化实现的技术条件早已具备，只要实现会计电算化，就可以实现记账凭证无纸化了。

（三）会计凭证无纸化的发展现状

虽然会计凭证无纸化趋势越来越明显，但纸质的会计凭证也同时存在。对大多数企业而言，电子凭证只是纸质凭证的后备，这直接导致了记账凭证无纸化无法真正实现。会计核算中，必须将电子凭证打印出来，再像处理纸质原始凭证那样完成签字、盖章的程序，与打印出来的记账凭证一起作为会计档案保存。这种“有字为据”的传统会计核算思想，弊端有三：一是没有充分利用现代化的信息技术，强求一式多联的原始凭证，其实这些反映业务活动的原始数据，早已分别存储在企业信息化系统中的各子系统中，从而制约着企业会计核算和办公效率的提高；二是人为增加会计核算成本，要求打印记账凭证和一式多联的原始凭证并存档保管，浪费了纸张、油墨、打印机、电力、人力，不符合低碳办公的环保理念；三是反映的信息量少，只反映用货币计量的经济信息，而通过网络和自动化信息管理系统可获取的不仅是单纯的会计数据。

二、会计凭证无纸化实现的障碍

（一）会计凭证的真实性无法保障

电子商务催生的大量电子原始凭证，企业信息集成系统产生的电子数据使电子符号代替了传统的会计数据，磁介质、光电介质代替了纸介质，会计信息通过数据库或网络技术进行传递，这种信息传递的无纸化虽可以回避一些由于人为原因导致的会计信息失真问题，但由于Internet本身的开放性和本身资源的缺乏，电子原始凭证、记账凭证仍可能被随意修改而不留痕迹，使会计凭证的真实性无法得到保障。例如内部人员可能会对原始会计信息进行非法篡改或泄密，造成会计信息在传递之前是虚假的；另外在网络传递的过程中，也有可能被网络黑客或竞争对手非法截取或恶意修改，使会计信息在传递过程中失真，而且由于缺乏有效的确认标志，信息的发送方也会担心所传递信息能否被接收方正确识别并下载。

（二）会计凭证的保密安全性受到威胁

企业的管理信息、会计信息涉及许多商业机密，在电子化会计凭证生成、审核、入账、归档、保管的过程中，任何环节的内控失效都会造成泄密，轻则会计信息灭失或失真，重则泄露企业的核心机密，损失不可估量。例如：会计凭证无纸化环境下，各种会计信息主要依靠自动化集成系统生成，这种功能往往很集中，自然或人为的微小差错和干扰，会对数据造成重大影响，而且数据的处理要依赖计算机软硬件完成，一旦计算机软硬件出现问题，如火灾、水灾、灰尘甚至病毒都会对计算机软硬件造成损坏，严重的会造成系统故障乃至崩溃，会计凭证的安全性堪虞。因为企业需要利用网络来寻找潜在的合作伙伴，完成交易，所以这些无纸化的会计凭证信息通过网络与企业外部联接，加密手段的失效、未授权人员的非法入侵或者病毒的感染都可能无法保证会计凭证的保密性。

（三）原始凭证的内容没有标准化

原始凭证是会计核算的起点，企业的日常经营管理过程中涉及的原始凭证是电子与纸质形式并存，虽然其内容构成基本一致，但因其内容没有标准化，在入账前需要经过人工审核，据以确定正确的借贷科目和金额，这一方面使会计信息系统的记账凭证和原始凭证之间的监控难以达到高效，另一方面也使会计人员无法从机械地录入记账凭证的工作中脱身，使会计凭证无纸化无法真正实现，会计核算效率难以获得更大的提高。

（四）会计档案的保管发生问题

无纸化会计凭证形成的电子档案，不必像纸质档案一样，完成整理、装订、登记、上架等诸多归档程序，只需整理保存即可，归档比纸质档案更为便捷。但从档案保管的角度看，会计凭证无纸化后，会计档案的载体由纸介质过渡到磁介质、光电介质，除了保密性、安全性的问题外，这些介质的保存要求较高，会受到外界环境因素的影响，数据容易丢失；另外企业信息化管理系统不断升级，从单机版、局域网版财务软件升级到网络版的高度集成管理信息系统，数据格式、数据接口会发生变化，数据库加密方式也会不同，现行的管理信息系统不一定兼容以前版本的或其他开发商的管理软件，导致以前的会计信息无法及时录入现行的信息系统，而隔代保存的会计档案更无法兼容。因此，以前的会计凭证在现行系统中可能无法查询，即会计档案面临不完整和失效的风险。

三、会计凭证无纸化实现的对策

（一）加强对无纸化原始凭证的审核

无纸化的原始凭证之所以难以成为一种真正有效的原始凭证，最主要的原因就在于人们对其真实性存在诸多疑虑，因此要实现会计凭证无纸化，最重要的是加强对无纸化原始凭证的审核。

1.对经济内容的审核

无论何种介质，凭证经济内容的审核都是重点，而且要点相同，即关注该凭证是否真实、完整反映经济业务的全貌，凭证要素是否齐全、正确。在对经济内容审核的过程中要注意以下几点：（1）不同经济业务使用的无纸化原始凭证的格式不同，例如运输业的电子客票、零售业的电子发票、服务业的电子发票、网上银行的电子支票等都不一样；（2）由于无纸化原始凭证的内容与载体是相分离的，而且其内容相对于纸质原始凭证来说更容易篡改，因此要从管理和技术手段等方面加强对其真实性的审核。例如关注原始凭证生成的系统环境的安全性、内控的有效性、电子签名的真实性。

2.对无纸化原始凭证生效要素的审核

主要是对无纸化原始凭证的完整性和身份确定性的审核。审核完整性可以利用计算机应用程序对电子原始凭证的各个要素进行分类搜索，自动查出内容不合格的项目。身份确定性就是对发送方的身份进行审核，确定凭证是否由发送方发出，这是无纸化原始凭证审核的核心环节，主要是通过对电子签名的审核进行，从技术上来看，可以借助计算机和第三方认证机构来完成，第三方认证机构独立于签名人和依赖方，通过审核交易双方的身份，核发数字证书，通过技术手段，保证交易双方身份的确认、交易数据的保密和完整性，非常可靠和便捷。

（二）加强对无纸化会计凭证的安全防护

无纸化会计凭证的形成、传递、接收、审核是在一个较为开放的网络环境中进行的，如果没有专门的安全防护措施，信息就很容易被截留、窃取、篡改。因此使无纸化的会计凭证的使用、传递和传统的纸质会计凭证一样安全可靠是会计凭证无纸化实现的关键。

1.加强对无纸化会计凭证的技术管理

给计算机系统加上电磁屏蔽，防电磁辐射和干扰，采取防火墙预防病毒，开启杀毒应用程序的实施监控功能，及时清除已感染的数据文件，在会计凭证形成和传输的过程中运用数据的加密技术防止泄密。

2.健全会计凭证的内部控制

建立健全计算机机房管理制度，如防水、防火、防盗、防鼠虫等措施；限制非授权人员接近计算机等主要设备和档案，如可采取把守重要通道或电子锁、指纹核对、用计算机控制进出并记录进出人员姓名和时间等防范措施，在信息管理系统中运行数据防护功能，调用文件时登录用户名、密码，并自动记录日期、使用方式和使用结果，修改数据和文件也是如此，还要登录备案。当有非授权用户企图登录或口令错误超过限额，系统会锁定，冻结此用户标识，记录有关情况并报警。

（三）原始凭证内容实现标准化

从现有情况看，原始凭证的无纸化无疑是既定的事实，要想提高会计核算的效率，还应实现记账凭证的无纸化，这不仅指记账凭证不由手工形成纸质文档，更关键是指其形成能否通过计算机自动生成。这要求无纸化原始凭证的内容须实现标准化，标准化的内容可以任意变换载体，用任意符合标准的软件就可读取内容而不需要人工干预，实现了原始凭证到记账凭证的自动传递，而不再要用键盘输入凭证。

现有的技术条件中，条码技术可以采集和录入标准化的原始会计信息，如单位名称、商品名称、金额、交易日期等；射频技术可以用来识别无纸化原始凭证指导信息，通过扫描器和接收器形成射频标签，再通过阅读器读取射频标签获取标准化的会计信息；电子数据交换技术则可以实现原始数据在不同部门或不同权限会计人员中的传递；对于剩余的实在无法通过这些技术标准化的纸质原始凭证则可以运用影像和扫描技术使原始凭证实现无纸化，存入计算机内的原始凭证数据库，为记账凭证的生成提供直接依据。

（四）加强对会计档案的保管

1.加强会计档案的安全管理

一是通过技术手段加强会计档案的安全管理，如加密、防火墙、授权、杀毒等，防止非法访问和病毒入侵；二是做好备份，对此，《电子文件归档与管理规范》中有明确的指导：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存，对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。”

2.采用标准的数据转换接口

为使不同开发商的软件产生的会计数据能够兼容，便于财务软件或管理软件升级，同时确保通过网络传递的数据、报表在银行、税务机关、财政部门相互兼容，必须使用标准化的信息系统的数据转换接口，保证会计档案存储形式的连续性和一致性，解决不同时期形成的会计凭证无法兼容的问题，最大程度地降低会计信息不完整和失效的风险。

3.采用“双轨式”的会计档案管理模式

因为纸质的会计凭证与电子会计凭证将在很长时期内并存，因此，一方面要通过多种技术手段形成完整的会计凭证电子档案，通过磁介质或光电介质妥善保管；另一方面也打印成纸质档案，便于长期保存或在计算机硬件或软件出现故障时作补救之用。此过程中要注意“双轨”之间最好建立通道，有统一的鉴别标识，可以从一种档案找到另一种档案，但从长远来看，会计档案管理将从“双轨式”模式逐渐向“电子档案为主，纸质档案为辅”的方向发展。

【参考文献】

［1］ 耿建新，洪图.会计原始凭证无纸化问题探讨［J］.会计研究，2011（8）.

［2］ 李桂梅.基于电子商务环境下的原始凭证形式研究［J］.商业会计，2009（3）.

［3］ 国家质量监督检验检疫总局.电子归档与管理规范［S］.2002.