企业信息管理与应用研究

[摘要] 从企业中存在的信息管理问题和各类信息应用的层面重点阐述信息的管理与应用策略，强调企业信息管理的重点在于重视信息的收集、分析和归纳总结，以提高企业信息的安全性及其应用所产生的效益。

[关键词] 信息管理信息应用企业

1引言

随着企业信息管理技术和方法的实践与发展，企业信息管理对于信息化建设的作用越来越重要，应用也越来越广泛，企业信息管理的安全性建设及其应用的理论研究也正在指导企业信息化走向成熟。企业信息不但是在宣传产品以及企业形象，而且其中蕴含了大量公开或保密的竞争情报[1]。信息是情报的本质，对企业效益和发展程度的影响越来越大。

2企业存在的信息管理问题

近年来人们逐步认識到信息管理对于企业的重要性，有的企业已经实现了统一管理，目的就是更大限度地保障企业信息管理的安全性和从信息中获取最大的利益。

虽然企业已经认識到了信息管理问题的重要性，并在信息管理建设方面取得了一些成绩，但企业内部仍然存在着很多问题：①员工缺乏完备的企业信息管理意識，高层管理人员对信息管理的认識和管理决策水平不高[2]；②高层管理人员忽略了企业信息管理发展战略和计划，信息管理资本投入不够；③信息管理人员不足，岗位职责不明确，不能有效地实施和执行相应的管理和应用措施；④缺乏技术深厚的信息管理专业人才；⑤企业信息管理策略不明确，缺乏信息管理制度和专业的信息系统，导致管理不到位；⑥许多企业不断增加各类信息管理系统（如资产管理系统、人力资源管理系统、财务管理系统、项目管理系统、费用控制系统等），并且存在着依赖性，但是在信息系统运作中对信息情报的搜集、鉴别、分析、存储以及效益等问题，并没有予以太多的重视，使企业运作中产生的信息大量流失，企业出现运作问题时，不能及时收集相关信息，最终给企业造成了一定的损失。在外部监管环境和业务需求快速变化的双重压力下，我国企业正在不得不为信息化管控体系的缺失付出高昂的代价。

业界专家们也在不断地总结我国信息化存在的几大问题，如信息技术规划错位、信息管理滞后、IT信息孤岛、IT运营脱轨、信息技术管理合作困难等。企业信息管理问题成为企业运作越来越关键的问题之一。

3信息情报机构的改革与发展

企业的发展战略只有恰如其分地应用企业信息管理中产生的信息优势，进行信息鉴别分析和归纳总结，才能确保高层管理者在企业决策中的策略适应企业的发展。

对企业信息情报机构的运行进行控制，目的是使竞争情报机构更好地服务于企业管理。企业信息情报机构只有与其他业务单位的工作结合起来，其工作效能才可以发挥出来[3]。

随着科技的发展，产业技术分析在科学研究中起着越来越重要的作用，也正是认識到这一点，福州大学于2011年6月份成立了产业情报研究所，探索产业技术分析工作。福州大学产业情报研究所挂靠于福州大学图书馆，以福建省企业情报需求为导向，以图书资源为基础，充分发挥图书情报信息人员收集、整理、分析的能力，提供覆盖全面、服务规范、响应及时的“一站式”情报服务工作，为福建省企业开展情报信息服务，同时为政府、科研机构提供前瞻性、导向性、综合性的决策咨询服务，促进决策的科学化。

2011年9月23日在北京召开的“中国社会科学院信息情报研究院”成立大会，表明了该院今后的主要职责就是围绕党和国家的中心工作，收集、编辑和报送中国社会科学院专家学者开展综合研究、跟踪分析、预测研判、对策咨询所形成的具有重要理论和实践意义的科研成果，以及国际国内重要思想理论观点、战略要情及动向、重要事件、活动和热点问题的信息动态，为党和国家决策提供及时有效的智力支持和咨询服务。全国政协副主席、中国社会科学院党组书记、院长陈奎元为信息情报研究院题词：“今时世界信息如潮，孰恶孰善须得要领。明日家国忧患何出，知彼知己言必由衷。”

2011年10月9日，工业和信息化部副部长刘利华到工信部电子科学技术情报研究所调研时，对该所下一步改革发展工作提出的明确要求之一就是要求该所按照“固本求新、转型发展”战略的总体要求，在巩固情报研究服务特色的基础上，进一步提升核心能力，实现情报研究与媒体出版的优势互动，更好地服务于部、服务于行业、服务于国防建设，为加快工业转型升级、全面提升信息化水平提供支撑。

现代企业信息情报实践中，竞争情报主要用于企业的以下5类工作内容，即：新产品开发、企业发展战略的制定和执行、销售策略的制定和执行、人力资源管理和市场营销交流。企业信息情报机构的工作流程与上述5种企业管理工作流程是相互作用的，其相互关系如图1[3]所示：

美国科学情报研究所（Institute for Scientific Information， 简称ISI）多元化的数据库收录16 000多种国际期刊、书籍和会议录，横跨自然科学、社会科学、艺术及人文科学各领域，内容包括文献编目信息、参考文献(引文)、作者摘要等一系列关键性的参考信息，从而构成了研究信息领域内最全面综合的多学科文献资料数据库。这些数据库产品和服务包括现刊题录数据、引文索引、可定制的快讯服务、化学信息产品以及文献计量学方面的资料，版本包括书本型、CD-ROM光盘、磁盘，也可以通过互联网检索和获取相应的全文服务。

当前我国信息化建设正处在深化、整合、转型与创新发展的关键时期。信息化建设在经历20年的“摸着石头过河”后，从来都没有像今天这样渴望科学的世界观和方法论的指引。

信息资源得不到充分利用、信息化效益低的背后，核心问题是缺乏信息化建设制度，缺乏信息化绩效评估和信息化管理与控制体系。情报研究质量控制的重点是情报质量评估问题，这是所有质量控制相关工作都要参照的目标，也是落实情报质量控制措施的起点[4]。

4现阶段的信息化管理与应用

在管理学和经济学领域，评估是重要的课题之一，无论是人力资源管理、工程管理还是项目管理都非常重视评估工作。而作为新生事物的信息化管理建设领域，评估却是一个薄弱环节，而且也已经造成了一系列问题。

尽管项目通常会经过前期立项、可行性研究、预算审查、招投标、专家评议，到项目中期的规划会议、选型会议、技术方案研讨会，再到项目结束时的测试、验收、总结、评奖等阶段，但在回答信息系统项目有多大价值，或者能对企业绩效产生多大贡献的时候，通常只能用工作效率提高、业务处理速度改善、使用更加方便、资料更易于更新等模糊指标来回答。然而，就信息化项目相对于企业的战略地位而言，其价值并非简单地回答“要不要上”这样较为概括的问题，而是要明确地回答“值不值”的问题。

由于在企业内部信息情报机构的设置没有统一的规范，各企业内部信息情报机构的工作模式和任务重点有所不同，因此对信息情报机构的评估也难有统一标准。信息化项目评估缺乏可具体参照的标准，也是导致项目陷入“泥潭”的根源之一。目前较为使用的评估方法可以有两种：一种是从业界认同度较高的信息情报循环出发所得出的循环要素评估法，另一种是参照信息情报实践成功企业的经验所总结出的经验要素评估法[4]。

ITGov中国IT治理研究中心孙强曾经指出：没有度量，就没有管理，没有管理就没有目标的实现。如果我们没有度量和监控信息化的框架，那么，治理、IT与业务战略的一致性、价值交付、风险管理以及资源的有效利用等都将无从谈起[9]。中国信息化推进联盟专家委员会副主席陈拂晓指出：中国信息化二十年进程，能够传承下来的东西不多，而且一些地方的信息化建设在“前进-退回-再前进-再退回”，而无法跨越式持续发展的主要原因在于我们没有把体制和机制，以制度和法规的形式固化下来，这种固化下来的表现形式即是信息化管控体系，并且还要注意运用体系化、标准化和流程化的方法[10]。

美国是世界上最早建立首席信息官制度的国家。美国从联邦、州到地方都建立了以信息主管为核心的应急管理信息化制度。联邦管理和预算办公室下设首席信息官办公室（CIOB)，主任由总统任命的联邦首席信息官担任，负责整个联邦政府的信息资源管理。企业也可以建立以首席信息官为核心的信息资源管理制度，由首席信息官及其相应的管理机构负责企业内信息化的总体规划、具体实施和全面管理。

温家宝总理在视察国土资源部时，明确了信息化建设的新要求：大力推进科技创新，加快推进信息技术在国土资源工作各领域的深入应用，实现信息技术与国土资源管理的深度融合；充分运用“一张图”和国土资源核心数据库，全面掌控资源数量、质量、空间分布、开发利用现状和潜力，优化土地利用、矿产资源开发的空间格局和时序，促进资源高效合理配置；以“一张图”综合监管平台为基础，加强数据统计、查询、分析、预警等功能的建设，提高管理决策的科学化水平。

任何信息管理系统都是一串复杂的环节，信息的管理措施必须渗透到信息系统的每一个部位，企业在认識到信息管理好处的同时，应该加强基层员工和管理人员的管理和应用意識。信息如果应用得好，它就是一个保障创收创效的平台。

5信息的管理与应用策略

在信息化发展迅速的今天，企业信息管理在信息化建设中的作用尤为突出。笔者基于对企业信息管理与应用策略的研究，具体提出以下几点建议：

5.1联合信息情报机构，用制度或法规建立企业信息化管理控制体系

原中国网通集团曾经与ITGov中国IT治理研究中心合作，构建了从集团到省份到地市均普遍适用的信息化管控体系，并且荣获了国家级管理创新奖，基本实现了把优化的流程和调整的职能、办事方式以制度或法规固定下来，把集中统一、科学有效的管理运行模式，通过预算、招标、监理、验收、评估、考核等制度固定下来，把保密、公开、安全等要求用制度或法规明确下来，从而使得信息化的最佳实践和成功经验能够在全国复制和传承。

企业营销是企业联系市场的第一道关卡，也是企业获得第一手数据的最可靠来源。一条信息救活一个企业的实例屡见不鲜，企业与市场联系的直接表现便是营销活动。营销活动的结果包含显性的物质流和隐性的信息流，物质流包括产品或劳务的输出以及现金流的流入，信息流则是各种物质流的客观反映，贯穿整个营销活动始终。及时准确的营销信息是企业进行正确营销计划和决策的基础。现实的市场营销环境是不断变化的，新事物、新问题不断涌现，任何人都不能轻易地及时对新情况作出反应和决策。

因此，企业必须依靠专门的信息情报机构搜集和提供信息，及时提醒需要作出决策的时机；必须以全面反映市场状态和过程的信息分析为依据，经过分析判断，明确市场营销机会，找出解决企业现实营销问题的最佳方案。及时准确的信息是企业不断提高经济效益的源泉。

5.2利用网络广告信息，作为企业的信息情报源获取价值

利用网络广告信息作为企业信息情报源，对于不同的用户具有不同的价值，也表明了网络对于企业相互交流的重要性。

结合先进的技术手段，廉价便捷地获取网络广告信息，利用分析软件、数据挖掘（网络信息的数据挖掘不仅包括对网页内容本身的挖掘，也包括对其链接模式以及用户访问、存取、浏览、发布、操作等行为所产生的信息的挖掘。有效地研究、挖掘、利用网络信息可以增强网站的吸引力，有的放矢地吸引用户群，更有效地利用网络资源[5]）等技术或工具对网络广告信息情报进行综合精确的分析，可使企业在更短的时间内了解其所处的市场环境，了解企业所处行业的竞争情况、技术环境及其动态变化，識别新出现的竞争对手，了解最新产品的活动信息，预测竞争对手未来的行动策略等[1]，更好地为企业的战略决策提供支持。

5.3加强企业信息管理人员在信息行为和信息素养方面的培训

随着各类信息系统在企业中的应用，信息管理职位对企业来说越来越不可或缺。信息管理工作在企业信息化建设中起着桥梁和纽带的作用。信息管理从业者的工作性质、环境和专业特点，要求他们具有良好的信息素养。信息素养被定义为对信息需求进行識别、查找、评价和有效使用信息的能力。信息素养影响着信息行为的最终效果[6]。

建立信息管理人员信息行为和信息素养的多层次培训机制，提高他们的沟通能力和快速学习能力，就是在提高企业信息管理的核心能力。

5.4加强企业信息资源的管理，以科学地指导企业信息资源的组织、规划、协调和调控[7]

ISI的科学引文索引（Science Citation Index，简称 SCI ）根据www所建立的超链接特性，建立了一个以知識为基础的学术信息资源整合平台——ISI Web of Knowledge。它是一个采用“一站式”信息服务的设计思路构建而成的数字化研究环境，以三大引文索引数据库作为其核心，利用信息资源之间的内在联系，把各种相关资源进行引文分析（引文分析是传统文献计量学和科学计量学的一种独特研究方法[8]）后提供给研究人员。ISI Web of Knowledge还建立了与其他出版公司的数据库、原始文献、图书馆OPAC以及日益增多的网页等信息资源之间的相互链接，实现了信息内容、分析工具和文献信息资源管理软件的无缝链接。

美国苹果公司就是一个把市场销售、产品研究开发、生产联结在一起的信息网络。它根据当天遍及全球各地千万个销售商的销售情况进行汇总、分析，修订第二天的生产销售计划，然后把计划传送给全球150多个生产厂家；生产厂家按计划生产，各地的销售商则按时、按量收到所需要的定货，这种管理模式给公司带来了丰厚的利润。

信息资源管理是企业管理的新职能，产生这种新职能的动因是信息与文献资料的激增，以及各级管理人员获取有序信息和快速简便处理信息的迫切要求。

6结束语

在激烈的市场竞争中，企业要及时而准确地收集、掌握、开发、利用信息，找准自己的发展方向，抢先开拓市场、占有市场，及时有效地制定竞争措施，从而增强企业竞争力。特别是在我国企业已经逐步迈向世界500强的今天，加强企业信息的管理与应用显得更为重要。

参考文献：

[1] 黄晓斌,柯丽.网络广告在企业竞争情报研究中的应用[J].图书与情报,2008(4):59-62.

[2] 贾建辉.对教育科研单位信息安全管理现状的问题分析与研究[J].中国现代教育装备,2011(5):167-169.

[3] 王延飞.竞争情报方法[M].北京：北京大学出版社,2007.

[4] 王延飞,王林兰.论情报研究质量[J].图书情报工作,2010,54(10):35-39.

[5]中国电子商务研究中心.网络信息资源的数据挖掘类型与应用研究[EB/OL].[2010-04-15].http://www.100ec.cn/detail--5100979.html.

[6] 赖茂生,赵康.企业信息管理人员信息行为和信息素养研究[J].情报科学,2010,28(7):961-965.

[7] 陈婧.国内外企业信息资源管理理论研究进展[J].情报资料工作,2008(6):98-101.

[8] 赵丹群.试论引文分析方法的网络化发展与应用[J].图书情报工作,2009,53(8):39-42.

[9] 孙强,孟秀转.信息化绩效评价缺失[EB/OL].[2011-08-22]. http://www.boraid.com/DARTICLE3/list.asp?id=176159#.

[10] CNET中国.谁来拯救信息化顽疾 IT治理成为良方[EB/OL].[2008-08-26]. http://cio.ccidnet.com/art/12129/20080826/1556083_1.html.

[作者简介] 贾建辉，男，1985年生，助理工程师，发表论文2篇。