发挥档案登记备份作用提升档案管理效益

颜雪华

一、加强档案登记备份工作的重要意义

在新的形势下，各级对档案的管理工作提出了新的更高要求，加强档案登记备份工作具有特殊的现实意义。

1.档案登记备份工作可以提供法律凭证。

档案登记备份制度是基于保障电子文件安全而设立的一种制度。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易被破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案的真实性来保障其法律凭证价值，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高相关部门行政效能。

2.档案登记备份工作可以保障重点领域的档案安全。

档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础性台帐，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门人员频繁变动或相关人员责任心不强，档案散失、损毁的现象时有发生。进入信息化时代，电子文件、信息数据库等领域的不安全因素更是被成倍放大，一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库更是关乎国计民生，任何损毁散失都会发生重大的社会问题。通过档案登记备份工作，各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务，以确保电子文件和数字档案的安全。

3.档案登记备份工作可以实现档案信息资源集约化管理与利用。

近年来，随着信息化建设飞速发展，经济社会许多领域已完成手工管理向信息化管理的转变，政府对信息化的投入也日益加大。同时各个部门、各个领域在信息化建设中都普遍存在各自为为政，各建一套系统、各存一套备份的现象，存在重复投资等问题，同时信息系统特别是备份系统的分散管理也存在诸多不安全因素。通过档案登记备份工作，在各级国家综合档案馆建立区域性电子文件和数字档案备份中心，可以将各个部门、各个领域的备份中心统一建在各级国家综合档案馆，从而实现各单位各部门不需单独分建，既可以节约政府投资，又可以发挥档案部门专业管理、专业服务的优势，促进当地经济社会发展。

二、档案登记备份工作现状与存在的主要问题

随着《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》下发，各级对档案登记备份工作的重要性有了更加深刻的认识，有力推进了档案登记备份工作的顺利开展。但在看到成绩的同时，还必须清醒地认识到，当前档案登记备份工作还处于刚刚起步阶段，与信息化条件下档案登记备份管理的要求还有相当差距。

1.档案登记备份工作还有待于进一步规范。

近些年，随着各级对档案登记备份工作重要性认识的不断提升，档案登记备份工作也被提上重要议事日程，档案登记备份工作也在有条不紊地进行。但由于档案登记备份工作刚刚推开，许多程序还不十分流畅，一些重要档案（电子档案）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等工作准备不足，存在明显漏洞。有些单位没有将需要纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一认证信息），没有做好备份载体（包）的登记、管理工作，导致档案登记备份工作进展缓慢。

2.档案登记备份管理水平还有待于进一步提高。

档案登记备份工作是档案管理工作的重要组成部分，也是信息化建设的重要组成部分。特别是档案登记备份工作主要针对电子文件和数学档案，它要求充分利用计算机等多种手段，在办公自动化基础上，逐步实现在线档案登记备份工作。档案登记备份工作不仅仅是一项单纯的计算机操作，而是需要具有一定技术性、业务性和网络技术知识的专门人才来维护、管理与运行，这就为从事档案管理工作人员的素质提出的新的更高的要求。因此，必须要积极开展档案信息化知识技能培训，进一步提高档案管理工作水平。在加强档案管理人员档案业务培训的同时，要着重加强计算机业务知识培训，重视新时期档案人才培养。同时，要充分发挥档案中介服务机构的作用，吸引社会力量参与电子文件和数字档案登记备份工作。

3.档案登记备份工作有待于加大推进力度。

档案登记备份工作程序性强、规范性要求高，而对于大多数单位的档案管理工作，仍然采用年度归档的方式，文件归档、登录、统计、备份等一系列环节性的工作，仍旧采用手工操作。尤为突出的是有些单位的档案员通常由机关办公室人员兼职，档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，甚至有人没有接受过短期培训就直接上岗，业务能力差，人员变动频繁，有的管理人员对计算机知识掌握甚少，很难应对档案登记备份的要求，档案登记备份工作跟不上时代发展的要求。档案登记备份工作是基于数字化、信息化条件下的档案管理工作，对工作条件要求较高，既需要计算机、网络等硬件的配套，更需要软件系统的支持。而有些单位和部门对档案登记备份工作重视不够，在硬软件建设上的投入不足，一定程度上影响了档案登记备份工作的扎实推进。

三、加强档案登记备份工作对策探讨

新的形势下，积极探讨加强档案登记备份工作的有效途径，有利于搞好档案登记备份工作，全面提升档案管理水平。

1.健全完善档案登记备份制度。

档案登记备份工作是一项系统工程，涉及到方方面面。各单位作为保障档案（电子档案）安全和有效的第一道防线和第一责任部门，应当逐步建立健全相应的档案登记备份制度，规范各种档案登记备份行为。档案登记备份的数据形式多样，包括电子公文、业务电子数据、档案数字化成果等；涉及面广，对各单位档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此，各单位在开展档案登记备份工作前，应统一部署，明确主管部门，安排专项经费，做好协调，责任到人，并将此项工作纳入本单位岗位责任制考核。要认真学习相关文件内容，正确把握电子文件内涵、软硬件环境要求、归档和备份要求，正确把握传统档案数字化基本规范、标准。同时，要结合当地实际，制定切实可行的电子文件管理、档案数字化和登记备份工作制度，使档案登记备份工作常态化、规范化、标准化。

2.要正确把握档案登记备份工作的程序。

相关档案登记备份实施方案都明确规定了档案登记备份工作的程序，一般包括填写材料、生成备份载体、报送与移交、受理与审核、反馈等程序，并明确规定了每一程序的具体要求。一要严格执行程序。避免“重档案登记备份实体轻程序”，努力维护登记备份工作的严肃性、权威性。二要正确理解每一道程序的内容要求。档案登记备份工作实施方案，对档案登记备份每一道程序的设计，都充分考虑到了电子文件和数字档案的可读性、真实性、完整性，有特定的作用和意义。档案登记备份过程中必须认真对待、正确把握每一程序的具体要求。三要做好程序执行过程中形成的文件建档工作。档案登记备份每一道程序实施过程中都会产生相应的文件。这些文件既是所报送的登记备份档案的内容、数量、可读性等特征的信息记录，也是档案登记备份工作过程的记录，对于备份档案管理、灾难恢复、原始性认证，都具有重要作用。程序执行文件的建档管理，既是行政监管规范、有效的重要体现，又是行政监管规范、有效的重要保证。

3.正确把握档案登记备份形式。

档案登记备份对象主要有档案数字化成果、电子公文和电子业务数据三种数据形式。档案登记备份应根据不同数据形式的不同特点，采用不同的备份形式。档案数字化成果，宜采用脱机、光盘形式进行登记备份。经数字化加工的档案数字图像，一般数据容量比较大，适宜刻录到光盘上进行登记备份。电子公文，按照相关规范要求归档，一般采取光盘形式进行登记备份。电子业务数据一般采取打包寄存方式进行登记备份。变动比较频繁、数据量较大的电子业务数据，采取专线在线传输方式进行登记备份；数据量不大且变动不多的电子业务数据，可采取光盘、磁带等脱机移交方式进行登记备份。