浅谈电力工程档案管理现状及解决措施

米晓霞

摘 要：现阶段电力工程档案管理中存在很多亟待解决的问题，只有立足于实际情况，转变档案管理的思想模式，运用新方法，投入更多的技术管理，完善档案管理体系，才能促进电力工程行业的可持续发展。

关键词：电力工程 档案管理 现状问题 有效措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2012）12（a）-0-01

在国家实行电力体制改革的背景下，电力行业部门的基础设施建设的投资力度也逐渐加大，尤其在电力工程档案管理方面，投入了更多的时间与资金，这不仅是解决电力工程档案管理现存问题的需要，也是促进行业可持续发展的必然要求。电力工程档案管理中存在的管理意识淡薄和管理秩序混乱等问题是长期累积的结果，所以在解决问题的过程也要循序渐进，不是一蹴而就的。

1 电力工程档案管理现状问题

首先，电力工程档案管理过程中缺乏具有规范性、科学性的管理制度体系。一些电力工程项目施工、监理、设计等参建单位只注重对工程质量的监督与管理，将档案的管理搁置一边，对工程图纸的变更没有做及时的记录和收集，也没有按照严格规范的程序进行签字，这就为日后的相关信息的查询带来了不便。

只有健全的管理制度才能使管理工作有章可循，促进电力工程档案管理的进一步发展。

其次，工作人员的管理意识淡薄。电力工程管理部门的相关工作人员没有形成强烈的档案管理意识。相关部门的领导没有对档案管理工作加以重视，当某一些文件发生变更时，没有及时号召对档案内容做出更改，更没有将档案管理工作作为一项日常工作正式地运行，导致了相关的档案管理人员不按照程序与方法对档案加以管理，甚至出现了归档不分类，组卷不规范的现象频繁出现，导致了日后在查找资料的过程中，出现部分资料遗失或信息泄漏的状况。

最后，管理人员的业务水平和综合素质不高。

档案管理人员缺乏对档案的编制与管理能力，使得原本珍贵的信息尚未发挥作用，档案资源效应形同虚设。档案管理缺乏专业化，一些电力企业的档案管理人员并非科班出身，兼做不同职务，由于工作繁忙，没有太多的时间来专心学习档案管理的专业知识，也来不及抽出时间进行档案管理业务培训，没有形成专业的档案管理知识结构，在现代化的管理手段与管理制度面前手足无措，导致了档案管理工作效率的低下。

2 解决电力工程档案管理问题的有效措施

电力工程档案管理中的问题对行业的发展形成了一定的阻力，需要采取有力的措施加以解决，主要从以下几方面着手：

第一点要积极实行档案专业人才与其他专业人才互补性的制度。也就是说在档案管理这方面不仅要有档案专业人员还要有工程建设、监理、设计等专业技术人员以及其他相关专业人员等，不同专业人才的相互配合高效地利用现代化的专业技术知识，使档案管理工作高效进行。为了使档案管理工作高效进行，相关的工作人员要主动学习，在完善本专业能力基础上，积极提高电力工程档案管理水平，做到合理的规划、分类与管理。另外，档案管理人员还要经常走进工程施工现场，把握工程建设进程，主动参与到工程建设验收与评审活动中。要根据工程建设的变化做好资料变更记录，要以全身心的注意力观察工程建设的变更动态，对于需要变更的资料要及时提出修改意见，使电力工程档案管理工作有秩序、有规划地开展起来。要将档案管理工作切实归入企业管理工作中，主动更新知识结构，使档案资料真正发挥对企业的发展的服务作用。相关的档案工作人员要注意掌握档案管理方面的法律法规，不断提高自身的职业道德水平，实现档案信息资源对企业的经济效益的服务。

第二点要建立健全管理的制度体系。电力工程参建单位的繁多，类别的复杂，这就导致了项目档案管理的范围广泛，而且不同的建设单位有不同的档案管理制度，为了提高档案管理的有效性，要实施一整套统一的、科学的以及实用性强的档案管理制度与方法，确保档案管理工作有秩序、有规划地进行，要建立合理的奖惩制度，明确不同岗位工作人员的职责与任务，对于相关资料的收集、分类、整理与归档等细节工作都要做出具体的明确的要求。要积极组织相关的工作人员进行相关法律、法规的宣传与管理，根据档案管理法律、法规制定相关管理制度。做到集中管理、集中规划，将档案的一切管理工作走向标准化与规范化。要不断完善工程的管理制度，当电力工程开工的时候就进行档案的管理工作，并要紧跟工程的进度，在电力工程竣工的时候，档案工作也要同步进行，在这一过程中，一定要保证项目档案的完整性与准确性，在事前、事中、事后都要进行严格的控制，通过各种有利的机会对电力工程的资料进行广泛的收集与整理，遇到不合理的地方要及时进行修改与整顿，保证档案资料的有效性。另外需要注意的是的档案的管理人员要与电力工程施工部门及时进行沟通与交流，确保施工档案的顺利移交，可以通过定期会议或者到现场指导的方式加强学习与沟通。在施工的过程中更要把好施工文件的制作质量。

第三点档案管理人员要加强电子文件资料的收集与管理。要求档案管理人员熟悉工程建设过程中常用的《工程项目管理规范》、《工程项目监理规范》等，对其管理要求与规范要认真学习，全面把握工程建设的重点，对设计、施工以及监理各个环节的档案管理工作进行科学有效地展开，每一个电力工程建设单位在工作中都会产生两类档案，一类是电子档案，一类是纸质档案，在管理的过程中要将这两类档案同时归档，达到有效管理。

第四点档案管理部门要转变服务意识，改善服务方式，全面提高档案信息查询服务水平。编制功能健全的检索工具，实现计算机检索、配置照相机、扫描仪服务等。为利用者从各角度查询档案信息提供准确迅速的服务，开展网路查询、电话查询等服务项目。此外，为了满足众多利用者的各种需求，有选择地加强档案编研工作，最大限度的满足电力企业各项工作对档案信息材料的需求。

3 结语

综上所述，只有不断提高电力工程档案管理的信息交融，才能不断地提高档案管理的情况，减低管理的风险，提高科技化水平的投入，建立有系统的和有规模档案管理系统，才能促进电力工程建设稳步的发展。

参考文献

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