期刊网络采编系统的应用

李明

摘要：期刊网络采编系统目前正被越来越多的期刊社或编辑部所采用。该文以《工矿自动化》杂志编辑部所采用的网络采编系统为例，从作者投稿、编辑审稿及加工编辑、专家审稿三个方面，介绍了系统的功能及应用情况。该系统加强了编辑部与作者、审稿专家之间的联系，大大提高了编辑办公效率。

关键词：期刊；采编系统；办公自动化；作者投稿；编辑加工；专家审稿

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2012）34-8332-02

随着计算机与网络技术的不断发展，越来越多的企业实现了办公自动化。对于期刊社和编辑部而言，办公自动化的实现模式之一为网络采编系统的应用。期刊网络采编系统是指以期刊社或编辑部内部局域网和Internet为基本平台，以数据库为中心，实现文章作者、编辑、审稿专家、编委四位一体的协作化、网络化稿件处理平台。该系统可实现作者在线投稿、编辑在线审稿及编辑加工、专家在线审稿功能，目前已被很多期刊社、编辑部所采用，大大提高了办公效率，加强了期刊社或编辑部与作者、审稿专家之间的联系。

《工矿自动化》是一份集中报道我国煤矿自动化、信息化、数字化等领域国内外新技术、新成果、新工艺及新动向的专业性技术期刊，是科技部“中国科技论文统计源期刊（中国科技核心期刊）”、北图版“中文核心期刊”。自1978年创刊以来，《工矿自动化》杂志编辑部经历了纸质稿件投稿、审稿、编辑稿件，电子邮箱投稿、人工审稿及编辑稿件，网上投稿、发布信息的办公模式。2012年初，为了更好地适应网络时代的需要以及数字化出版的潮流，提高编辑部的办公效率，《工矿自动化》杂志编辑部决定采用知网版期刊协同采编系统，并结合本编辑部的实际情况进行了个性化服务定制，实现了在线办公。

1系统组成及功能

《工矿自动化》杂志编辑部所采用的期刊网络编辑系统分为作者投稿系统、编辑办公系统、专家审稿系统三个组成部分。

1.1作者投稿系统

《工矿自动化》杂志网络编辑系统的作者投稿系统主界面如图1所示。作者首次使用该系统须注册用户，填写真实信息，包括姓名、单位、通信地址、邮编、联系电话、E-mail等，便于作者与编辑部建立联系。作者提交注册信息后，系统自动向作者邮箱发送激活链接，激活后该注册用户才可生效。接下来投稿作者正确填写用户名和密码后即可进入作者投稿系统，进行投稿、跟踪查询稿件信息、与编辑部交流以及查询稿件缴费情况等操作。

1.2编辑办公系统

编辑办公系统是《工矿自动化》杂志网络采编系统的核心，主要功能是采、编、审等事务办公、稿件管理、作者信息和外审专家信息管理。其中稿件管理是核心功能，承担所有来稿的登记、管理任务，并实时跟踪审稿进程。稿件管理流程：作者所投稿件由编辑部进行初审；初审通过后送交专家审稿并设定审稿周期，若超时可向专家发出催审通知；审稿专家返回审稿意见后，由主编进行终审，发布终审意见，若稿件录用则通知作者缴纳相关费用。

编辑办公系统为编辑分配了3个角色：值班编辑、责任编辑和主编。角色由主编设定。用户若有多个角色，则可在系统中进行角色转换，方便快捷。值班编辑的主要责任是初审稿件。以值班编辑的身份登录系统后，可查看作者投稿并对其进行初审，界面如图2所示。值班编辑可对稿件做出退稿、退修、送专家审稿的初审意见。退稿意见发送至主编进行终审，退修意见则直接反馈至作者投稿系统，送专家审稿则将稿件发送至专家审稿系统或所选审稿专家的邮箱中。

责任编辑的主要任务是对稿件进行在线编辑加工。该过程中若有问题需要作者修改，则可通过系统直接将修改意见发送至作者投稿系统。编辑好的稿件可导出至本地文件夹进行保存及后续处理。

主编的主要任务是对稿件进行终审处理，以决定该稿件是否录用，并通知作者缴纳相关费用及安排稿件刊期。

1.3专家审稿系统

《工矿自动化》杂志的审稿专家由编辑部选定。在征得专家同意后，编辑部对专家信息进行注册，然后通知审稿专家账号及密码，这样审稿专家即可登录专家审稿系统审核稿件，并在线反馈审稿意见。为了提高保密性，审稿专家可在线修改个人信息及密码。

2系统应用效果

2.1优化作者投稿流程

作者投稿后，可随时登录作者投稿系统查看稿件动态，无需再通过邮件或电话方式与编辑部沟通与查询，既节省了时间，也免去了编辑部人工查找稿件再回复的环节，提高了编辑工作效率。作者所投稿件一旦录用，作者可登录系统直接与责任编辑联系与沟通，省去了作者需要修改稿件时先将稿件发至编辑部邮箱、再由编务查找稿件责任编辑后转发邮件的环节。

2.2提高编辑办公效率，克服了办公时间和场所的限制

网络采编系统自动登记稿件信息，无需编辑再人工登记稿件、填写作者信息、分配稿件编号等，减轻了编辑的工作量。初审稿件可通过网络直接传给专家或主编进行进一步处理，终审结果也可直接通知作者，且稿件的审稿情况可自动记录，一目了然，便于日后查询。责任编辑可对录用稿件进行在线编辑加工，且该过程中可与作者进行互动交流。另外，系统还与知网版不端文献检测系统进行了功能整合，提供不端文献在线检测功能，点击相关按钮可直接查看稿件的不端文献检测情况。

采用该系统后，只要能够上网，编辑即可随时随地办公，突破了办公时间和场所的限制。

2.3优化专家审稿环节

采用网络采编系统之前，《工矿自动化》杂志编辑都是通过E-mail方式将待审稿件发送至选定的审稿专家邮箱中；采用该系统后，只需在专家库中选定审稿专家，即可将待审稿件直接发送给该审稿专家，省时省力。系统还设定了审稿周期，若有专家延误了审稿时间，系统可向其发送催审通知；若专家审稿期间有作者撤稿，还可向审稿专家发送终止审稿通知。若发送给专家的稿件内容不在该专家的研究范围内，则该专家可直接反馈至编辑，请编辑部另找专家。总之，审稿专家与编辑部之间能够直接联系与沟通，提高了审稿效率。

3结束语

《工矿自动化》杂志编辑部采用期刊网络采编系统以来，编辑部与作者、审稿专家之间的联系更加紧密与快捷，审稿与编辑效率得到大幅提高，审稿周期相应缩短，受到了作者的欢迎，对于提高刊物的知名度也起到了积极作用。

参考文献：

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[2]黄崇亚，张武宁.期刊网络采编办公系统在编辑实践中的应用分析[J].科协论坛，2009（9）：158-159.

[3]杨洋.科技期刊网络采编系统应用研究[J].情报科学，2011（6）：864-866，873.