高校录取新生名册档案的特性分析与数字化管理

史军红

近年来，我国的大学招生录取工作管理日趋完善，其标志性的进步就是普通高等学校“录取新生名册”规范化和可信度大幅提高，成为大学档案的重要组成部分。“录取新生名册”是在高校录取新生过程中经过严格的招生程序形成的，首先高校将拟录取考生名单报生源所在省级招办，然后省级招办核准后形成“录取新生名册”并加盖省级招办录取专用章，接着高校根据省级招办核准备案的“录取新生名册”填写考生录取通知书，最后在新生报到时经过本人和学校反复核对并签名确认成为档案材料。从档案管理的角度来看，“录取新生名册”是普通高校学生高等教育经历的起点，是大学生人事档案的重要组成部分。从档案利用的角度来看，“录取新生名册”是学校教学档案的重要组成部分，是学校教学管理、教学实践和教学研究等活动的重要信息资源。

一、录取新生名册的信息含量

1.学校信息

如报表附项中的院校代号、院校名称等；报表内容中的语种、学制等；报表备注项中的录取院校负责人签字、审核组负责人签字等。

2.录取信息

如报表附项中的批次、科类、录取方式、计划性质等；报表内容中的录取专业名称、志愿等信息。

3.新生信息

如报表内容中的考生号、身份证号、姓名、性别、出生日期、政治面貌、民族、考生类别、考生特征、毕业中学、高考成绩、婚否等。

4.时间和地点信息

如名册封面的题名是“XX省(市、自治区)XX年普通高等学校录取新生名册”；报表打印日期及时间等。

5.核准机构信息

如报表备注项中的省级招办的主管厅领导签字章、省级招生办负责人或工作人员签章、省级招生委员会录取专用章签章等。

二、录取新生名册的特性分析

1.可靠性

高校录取新生名册是被录取学生当年经高考成为大学生的历史记录，是经上级主管部门审查后学生个人取得学籍的重要依据，具有事件的凭证作用及权威性，具有很可靠的查证价值。正因为如此，近年来高校录取新生名册的使用频率不断升高。大学生各类竞赛、参军入伍、报考研究生、转学、出国、求职、户口转移、学历认证等都需要引用高校录取新生名册。

2.原始性

高校录取新生名册是用数字和文字对招入大学生所做的最初的直接记载，具有显著的原始性特征，反映了学校的生源数量和质量及第一志愿录取率，记载了被录取学生的高考成绩。随着社会对高校教育水平关注的提高以及学校对人才培养质量监控的需要，高校录取新生名册己成为校内外频繁查询利用的信息。是高校进行教学研究、教学管理、教学实践的重要参考依据，可为教育评估中生源质量的评价、教学水平的评价提供比较基准数值。

3.非公开性

高校录取新生名册还具有非公开性。当学生毕业后在顾及个人名誉、社会评价、事业前途、经济利益时，高校录取新生名册中不愿意公开的内容就成了个人隐私，如身世、个人历史、学习成绩、身份证号等等。为了保证公民在法律上享有保护个人各种秘密的隐私权，必需尊重学生的基本人权，不得随意向社会公开高校录取新生名册。

三、录取新生名册的数字化

1.数字化建设的必要性

提高录取新生名册利用效率的需要。由于我国高校大规模的扩招，导致高校录取新生名册档案数量的急剧增加，并且涵盖本、专科生和研究生等多个层次。如果录取新生名册档案不能数字化，要查询某一名学生的录取档案只能通过档案管理软件查阅到录取新生名册档案的案卷级目录及文件级目录，不能进行全名册检索。档案人员只能手工翻阅、提供复印件，工作效率极低，跟不上快速发展的高校档案工作。

录取新生名册原件安全保护的需要。录取新生名册档案材料的载体是静电复印纸，比较容易产生新印记，时间长了易褪色和磨损。这样的纸张反复查阅与复印，难免会造成字迹模糊、纸张破损，严重妨碍了档案材料的长期保存和利用效果。录取新生名册档案数字化后，可以把原件装入无酸档案盒中并存放在铁制档案柜里，做好避光、防潮、防虫等措施，以利于档案材料的长期存放。

2.数字化建设的主要工作内容

新建录取新生名册档案目录数据库。在档案管理软件系统中建立各省市录取名册案卷目录数据库，在各省市案卷目录数据库下再按批次、科类、计划性质分别建立文件级目录数据库。按照档案著录规则、档案分类办法设定著录项。通过著录标引，把录取新生名册档案案卷目录和卷内目录的分类号、档号、题名、责任者、形成时间、页数等信息录入数据库。

扫描录取新生名册纸质档案。扫描前应先对名册进行预处理，扫描时可选择300dpi分辨率把每一张纸质档案扫成PDF格式电子文件。以档案管理软件系统中新生名册档案目录数据库为依据，将每一份扫描后的新生名册PDF格式电子文件名与档案目录数据库中该份文件的档号建立起对应关系。将扫描后的新生名册PDF格式电子文件与档案目录数据库对应衔接。

建立录取新生名册全文检索数据库。全文检索数据库的建立应基于各省级招办打印并盖章的新生录取名册归档后的纸质档案案卷号、页号，在学校招生部门提供的电子版新生录取名册上，加上每位新生所对应的档案实体的案卷号、页号及扫描PDF格式电子文件号。全文检索数据库包含省份、批次、科类、计划性质，以及录取表中的序号、姓名、性别、专业、录取分数，和扫描的PDF格式电子文件号、所在的纸质档案页号等数据。这些数据导入档案管理软件系统后，可以实现新生录取名册档案的快速查询。

四、录取新生名册的利用

1.提供网络信息服务

档案信息管理系统与数字化校园系统链接后，成为学校各部门应用系统的库端，档案馆就是全校各应用系统的信息终点站，同时档案馆也可及时采集所需的档案信息。例如，档案管理软件系统与学校招生部门建立链接，使招生结束后导出的电子版录取新生名册能自动转入档案管理、利用阶段。而“录取新生名册”是高校教学档案的重要组成部分，包含了新生的基本情况、毕业中学、录取专业、录取志愿以及高考成绩等内容。教务处可以通过网络从档案馆获取信息，用于教学评价和培养方式的研究，制定个性化培养方案。由于“录取新生名册”是电子注册和申报学位所必备的材料之一，各二级学院负责毕业生工作的辅导员可以通过网络从档案馆调用“录取新生名册”。

2.出具档案证明服务

有些机关、团体、个人或毕业生为了处理和解决某个问题，往往需要档案馆提供当事人的录取新生名册档案，作为被学校录取的依据。这时，档案工作人员在很短时间内就能从数字化“录取新生名册”中搜索到有当事人的那一页。调阅报表内容的电子版PDF格式文件，节省了人工翻阅、查找所花费的时间，大大提高了工作效率。为了保护其他学生的隐私权，还应该把这一页上其他学生的内容虚化模糊，然后才能进行彩色打印。在打印完成的“录取新生名册”纸上盖上学校档案馆的章并登记备查，完成档案证明服务。