浅析新时期对档案管理的挑战与对策

王书荣 李翠

档案是人类社会记忆大厦的基石，是历史的原始记录。在现代信息技术飞速发展、人类社会全面进步的今天，先进技术和先进管理理念的广泛引入，为现代档案管理开创了大好前景，但同时也使得文件与档案管理工作不可避免地面临更多更新的问题与困惑。

一、档案工作面临的机遇与挑战

1、对传统档案管理手段和方式的挑战

随着现代信息技术的广泛应用，电子文件大量出现已是不争的事实，电子文件的重要性日益凸显，它在全部文件档案中所占的地位和比重也迅速上升。电子文件既具有与其他种类文件一样的本质属性，又具有截然不同的技术特性，如对网络与信息系统的依赖性、文件内容的易改性和不安全性、文件信息与特定载体的可分离性、载体的不稳定性等，使得如何有效地管理和控制电子文件成为文件和档案工作的挑战性课题。传统的档案管理方法在管理传统载体档案方面是可行的、有效的确保了传统档案的安全完整、真实可靠和有效利用，然而，在电子文件时代，要确保电子文件的安全可靠、真实完整、长期可读，如果完全沿用传统的档案管理方法已经很难行得通了。

2、对传统档案管理工作观念的挑战

传统的档案管理重保管轻利用，片面强调“维护档案完整与安全”的管理原则和“以档为本”的价值取向，将本应提供开放的档案束之高阁，机关档案室利用服务的重点也仅仅局限于领导或领导机关，档案发挥作用的范围较小，其结果是给档案披上了一层神秘的外衣，广大公众被挡在了档案室的大门外，导致忽略了档案管理的根本目的是为社会和人类积累财富和提供服务。

3.对档案管理人员自身素质提出的挑战

档案管理方式从手工作业向现代化管理转变，而档案管理人员必须从档案实体管理员向档案信息管理员转变。现代化档案管理工作需要高技能的复合型人才，要想在新时期的档案事业中有所作为，必须具备一定的理论知识和专业技能，不能单纯停留在对档案的保管，否则将被这个时代所淘汰。

二、档案管理应采取的对策

1、积极引入新方法和新手段

档案管理对象的数字化必然要求其管理手段的相应变革。采用网络化、信息化和数字技术等管理手段，是电子文件获得有效管理和安全控制的重要保障之一。档案管理领域中现代化管理手段主要体现在：利用计算机技术有效处理电子文件，利用网络和数字通信技术快速传输电子文件，采用现代数据库技术有效存储海量电子文件，运用数字化技术对传统载体文件进行数字化处理，应用现代信息检索技术方便快捷的查询、浏览和检索电子文件，利用诸如身份认证技术、数据加密技术、防火墙技术、数字签名技术、数据备份技术等信息安全管理技术，确保电子文件和网络信息系统安全等。

2、坚持档案为社会服务的思想

档案作为个人、组织机构乃至人类的集体记忆，是社会共同的信息资源和文化财富。这就要求档案管理人员树立人文观，以人为本，为人服务，把档案馆办成社会的公共文化机构，实现两个转变，即从“重藏轻用”转到“以藏促用”，从主要向领导或领导机关提供档案，转到为全体社会公众提供档案的利用服务上来。

虽然档案管理一般不直接产生经济效益，但是搞好档案管理工作，可以为其他社会活动产生经济效益服务，或产生潜在的社会效益。现代档案管理部门和档案管理人员要解放思想，坚持档案为社会服务的思想，努力完成自己的工作职责，担负起为社会发展提供强有力支持的历史和时代的使命，才能赢得自身生存和发展的空间，为社会做出应有的贡献。

3、建立多元化的继续教育培养体系

继续教育是全体档案管理人员适应新时期新要求的重要手段。面对档案管理信息化建设的紧迫形势，大部分档案管理人员是不可能有时间和机会进校园进行全日制系统学习的，而继续教育采取专题讲座、实习培训、现场研讨等方式，具有时间短、效率高、内容专一、形式灵活等特点，因而成为档案管理人员及时提高信息素养，培养信息技能的有效途径。

面对诸多的严峻挑战，档案管理人员必将抓住机遇，锐意进取，为经济和社会的发展提供有力的支撑。