谈充分发挥档案统计的最佳效益

关淑凭

国务院在关于加强统计工作的决定中指出，“统计是社会主义建设的一项重要的基础工作”，档案统计是以数据的形式准确地反映出档案工作的真实情况。揭示档案管理活动的规律。档案统计工作为高校档案事业发展提供建设性规划。档案的统计工作是用定量的方法，以档案工作领域中的大量现象为对象。通过从质和量的联系中对数量的观察、分析和研究，揭示档案和档案工作中诸多现象的发展过程、现状及其一般规律性。档案统计包括：档案数量的统计，这是最基本的统计。主要包括各类档案的收进、移出、销毁、实存数量等项目；档案工作的统计，即对整理、鉴定、保管和利用等业务工作情况的统计；档案工作基本情的统计；档案利用的统计及分析。

一、档案统计的涵义及意义

档案统计就是运有一系列专门的统计技术和方法，对档案工作领域中的种种现象，状态，趋势等进行量的描述与分析研究，为工作科学决策提供坚实可靠的数据支持，它是了解，认识，掌握档案工作癖体情况的重要方法，同时也是对档案工作实行宏观控制，强化监督的有效手段，我省档案统计工作从建立到日趋完善，在体经历了由零碎分散的统计到统一的经常性的统计，由主要对档案的统计发展为对档案事业发展情况的统计，由繁琐的手工汇总，基本实现了统计工作的规范化，科学化，制度化，体系化管理，但从全省各级档案部门统计年报的总体质量来看，仍存在不少问题，不能够真正客观，全面地反映本地区，本部门的档案事业发展状况，很值得我们进一步去分析和查找原因。

二、档案统计的方法

档案统计所采用的方法与技术和一般统计工作的方法与技术相同，只不过所涉及的对象是档案工作领域。档案统计基本上可以分为：

1档案统计指标选定。统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。

2档案统计调查。档案统计调查的目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。

3档案统计整理。档案统计整理主要是对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。

4档案统计分析。档案统计分析主要是对档案统计的结果进行分析研究。

三、充分发挥档案统计的效益

1、加强档案统计工作是搞好档案管理的重要条件，搞好档案的统计工作，做到心中有数，以有效地发挥档案的历史作用及参考和凭证作用，服务于本单位，服务于社会，这是档案管理工作的根本所在。做好档案统计工作不是最终目的，利用档案统计数据为社会提供服务才是实现档案价值的关键所在。现在大多数的档案统计工作只限于以数据的形式把档案部门工作人员的业绩以量的形式表现出来，仅仅让每个工作人员了解到自己或他人的工作状况，以及根据当前档案统计工作做好统计调查和统计数据的整理上报。这只是档案统计最基本的利用，不能很好地对档案统计数据进行统计分析，使档案统计工作来能发挥其应有的作用。必须把档案统计工作的重点放在档案统计数据的综合分析研究上，加强对档案统计数据的分析，才能充分发挥档案的最大效益，更科学、更合理的利用档案，我们必须要在做好档案统计工作的基础上注意在利用方面下功夫。在日常工作中，可以通过整理、利用、定期检查核对和统计工作来防止人为和自然毁损现象的发生，同时及时采取修复和预防措施，使本来完整的档案继续保持完好，从而延长档案的寿命，充分发挥档案的作用。目前我国的档案数量正在以几何级数的势态增长，利用统计数据可以清楚了解我国档案的增长速度和趋势，进而有目的、有计划地合理安排经费的使用；通过统计数据还可以掌握本单位信息开发的利用情况以配合社会需求及时调整人员、设备的配置，以便更好地开发档案信息资源，服务用户。

2、档案统计工作还能反映档案管理工作的规模、水平、发展速度。为档案工作加强和管理提供重要的依据：从某个单位统计的馆藏档案的数量、库房面积、设备的配置等数字中，能反映出这个单位档案部门的大致规模；从各种不同的角度统计出来的数据和统计项目中，又能在一定程度上显示出档案了作人员的业务水平和人员素质情况。

3、档案统计工作需要大量的、浩繁的数据，其采集、整理加工必须利用现代设备。提高档案统计的基础是相关硬件和软件的建设。这是实现档案现代化的基本前提。档案部门首先要注重加强相关硬件和软件的建设，大力推进档案信息管理现代化建设。对计算机软硬件设备的功能设置要充分考虑档案统计工作的需求，使档案统计工作与档案信息管理现代化建设同步发展。档案统计工作可以借助网上档案信息系统交流档案统计数据，提高档案统计数据的时效性和利用效益。同时，针对网上档案信息资源的不安全隐患，要加强网络查询的安全管理，防止非法篡改、增删档案统计数据资料，严密防范计算机病毒的攻击，确保档案统计数据的安全。建没基础数据库，实现档案信息的电子化。统计手段的现代化是档案统计工作现代化的重要标志，不仅能提高工作效率。还能保证工作质量。

(作者单位：157400黑龙江省宁安市农村合作经济经营管理局)