现代高校研究机构办公室功能、现存问题与人员配备分析

梁郁郁

摘要： 高校研究机构是高校自主设立的科研机构，是高校教师从事科研的主要阵地，也是高校学科发展、教学体系完善、行政机构健全的重要组成。作者通过调查与实践，系统地论述了现代社会中，高校究机构办公室的功能、现存问题与人员配备相关问题。

关键词： 现代高校研究机构管理机制人员配备

高校研究机构是高校自主设立的科研机构，是高校教师从事科研的主要阵地，也是高校学科发展、教学体系完善、行政机构健全的重要组成。其主要功能是凝聚科研骨干，塑造领军人物，突出学校主要研究方向，形成优势、特色，承担重大科研任务，培养高级专门人才。由于研究机构功能、人员构成、行政等级、规模不同，各研究机构设立的目的、层次和级别也千差万别，冠名也不尽相同，一般有“研究所”、“研究院”、“研究中心”之称。

随着国家教育和科技体制改革的深入，国家中长期教育规划的出台，尤其是国家倡导科技兴国战略，重视高校科研机构建设和成果转化，高等院校研究机构越来越显示出它的生机和活力，日益在社会经济发展、科技发展、学校学科建设中发挥出重要作用，有力地推动了社会的进步。时代发展、社会需求和国内大学的现代转型，使得科研机构如雨后春笋般出现，随之而来的问题是，如何健全科研机构的管理机制，在更大程度上发挥科研机构在科研中的核心优势，在学校科研中的引领作用？如何使科研机构与现代大学相适应？如何理顺科研机构，包括独立的科研机构和非独立性、与教学单位平行甚至交叉的科研机构与学校、学院、教师之间的关系？要想解决这些问题，牵涉到国家政策、学校行政制度、硬件软件配备、未来发展计划等。其中首要条件是明晰现代社会背景下高校研究机构的功能，管理机制上的独特性，以及研究机构办公室对人员配备的要求。

以浙江师范大学为例，浙江师范大学是一所教学、科研一体化的综合型大学，其综合实力位于浙江省前列，全国综合高校百强。近几年学校对科研极为重视，经费投入逐年加大，科研实力蒸蒸日上，研究成果对社会影响日益扩大，研究机构也日益增多和成熟。就目前来看，全校共有校级研究机构（研究院、研究所、研究中心）近80个，如规模相对庞大的研究院有3个：教科院、儿童研究院、非洲研究院；研究所有30个；研究中心有44个。部分研究院（所）师资水平、科研实力、设备条件居于全省、全国领先地位。在这些研究机构中，一部分是独立建制的，一部分是院所一体化。大部分研究机构都设立有独立的院所办公室，有专业的办公室人员（办公室主任和秘书）负责该研究机构的日常事物。

通过对众多研究机构办公室功能、管理机制与人员配备现状的研究，以及对国内其他高校科研机构的比较分析，我对这三个方面的问题进行了系统的阐释与归纳，并提出了新的观点。

一、现代高校研究机构办公室功能

（一）服务、管理功能。

服务是高校研究机构的基本功能，也是高校行政办公室的基本职能，与行政办公室不同的是，高校研究机构办公室要以机构中的领导、科研人员为主要对象，将研究机构作为服务平台，通过自身努力，做好后勤保障，力求科研人员从繁杂的事务性工作中解脱出来，从而全身心地致力于科学研究。为减少不必要的事物干扰，确保科研人员专心研究，办公室理应担当起将科研器具、材料采购，社会成果转化，经费支出汇总，日常报销等工作，解除科研人员的后顾之忧。同时，办公室又要加强与学校行政部门、院系之间和与社会之间的联系，做好科技成果的转化与服务工作。

所谓管理功能，也就是说高校研究机构办公室及归属于本所或本中心领导管理，也归属于学校领导管理，同时要行使自我管理权限，管理研究机构的日常事务、各个分研究中心。更为重要的是，办公室要具有理顺上下各级机构的管理权限和关系的能力。

总体来看，研究机构的办公室与学校、学院各级行政办公室虽然都是以服务为核心，但在具体职能、业务上还是有着显著区别，研究机构办公室及其工作人员是以服务院所之内的科研工作者（一般是教师）为核心，是联系科研机构与学校行政部门、同级科研单位、学院各个机构、国内外科研机构或学术专家及本院师生的纽带和桥梁，也是科研机构能够顺利运行的有力保障。

（二）政务处理功能。

高校研究机构虽然同属于高校办公室系列，具备一般办公室的日常政务处理功能，但由于其主要目的是以科研为核心的，因此，研究机构的日常行政事务处理就淡化了行政性，多了专业性和繁杂性。如独立建制研究机构的日常政务包括国内、国际间的学术交流活动，科研人员往来接待，科研成果的社会转化，各类基金的申报、通知、整理，科研经费的管理、分配，等等。作为相对独立的机构，以所长或中心主任为中心的办公室集财权、人权、行政权力为一体，而且当前各种费用、票证名目繁多，为不让科研人员过分操心，专心搞科研，办公室人员必须一肩挑。实行院所一体化或一套班子两个名称的研究机构的日常政务还包括排课、教学资源安排、处理上课教师与学生之间的事务等。

（三）组织与协调功能。

研究机构办公室主要任务是针对科研方面进行组织与协调。为确保科研任务的完成，在人员梯队组织配备上协助所长做好工作。“一个好汉三个帮”，在课题负责人明确后，调兵遣将，在人力上给予保证，包括校外引进、校内、所内调动，与校内外的横向、纵向联系，等等。当前尤其要着重进行科研人员的劳动优化组合，扬长避短，发挥课题组成员的整体效能。

当今学科分工日益精细，同一课题需要多方协作方能攻坚成功。在协同作战中，不免出现同总体目标相矛盾摩擦情况，这样协调工作就显得特别重要，必须使局部目标服从总体目标。这种协调包括：工作关系、人际关系、经济关系等。因此，组织与协调能力直接决定着研究机构的和谐运行与发展。

（四）规划与反馈功能。

科研机构的规划功能包括课题组或研究机构的年度发展规划、近期和长远规划，组织申报课题、已立项课题的年度检查、年度经费分配预算、围绕科研开发而进行的人才引进规划、科研成员国内外进修访学计划、科研团队或研究机构与国内、国际间的学术交流、年度会议或承办重要学术会议的筹划等。

作为科研管理的办事机构，在为领导决策服务过程中，要及时做好信息反馈工作。当领导决策实施过程中遇到阻力时，办公室要立即调查研究，并及时向决策者反映，协助领导及时疏导沟通渠道，沟通内外，保证整个机构的团结、和谐，充分地发挥团队的作用。

二、当前高校研究机构办公室现存问题

（一）人事制度与观念局限导致人员配备严重不足。

由于研究机构非行政单位，也非教学单位，以致学校在观念上普遍重视点在于设立研究机构，做好科研，出成绩见效益，但对于研究机构的日常运转、管理机制缺乏明确的规定，管理随意、宽松，甚至根本不把研究机构当成一个实体单位配备相应的办公室，没有专职的管理人员，大多数情况下高校研究机构办公室人员要么是所长或中心主任一肩挑，要么是院所合一，研究机构没有专职人员，而是由教学单位的行政人员兼职。因此，面对繁杂的研究机构事务，人员配备严重不足，影响了研究机构的健康运行。

（二）研究机构性质导致研究所日常事务繁杂，工作量大，现有管理模式难以兼顾。

高校研究机构是以科研为核心的，通过成果转化联系学校与社会，并服务于学校与社会，同时又兼顾一部分教学任务或者通过成果转化服务于教学。因此，科研机构的这一特殊性质决定了其所设办公室的管理内容和人员素质要求也不同于一般的高校行政机构。办公室人员所面对的首先是服务好研究机构的科研人员，尽可能为科研人员分担日常琐事的管理功能，以便科研人员更好地、全身心地投身科学研究。同时，办公室还要广泛与国内外其他科研机构联系，汇总各种信息，以便为本单位的领导、研究人员提供全方位的科研信息、学术信息、交流信息；办公室管理人员要协调好学校行政部门、学院教学单位与研究机构之间的关系；做好科研成果的社会转化工作，等等。面对如此繁杂而广泛的事务，现有的人员配备与管理模式显然是捉襟见肘。

（三）管理人员缺乏基本能力，难以应付相对专业的管理事务。

由于研究机构的专业性，不同研究机构有着不同的学科特色，这就要求办公室管理人员具备一定的专业素养、工作能力。由于办公室人员严重短缺，管理事务繁杂，这就迫使办公室管理人员不断进行不同事务、不同专业的管理，繁琐事务很容易使办公室管理人员产生职业厌倦或倦怠，而职业倦怠又会使管理人员的生理、心理和行为等处于不良状态，并在工作上呈现出一些消极行为，影响工作质量。具体表现为：注意力无法集中、思维效率降低、理解能力和创新能力下降，同时情绪上容易冲动，焦躁不安，无故迁怒他人，甚至对工作产生厌倦感，工作热情降低。久而久之，工作缺乏主观能动性，服务意识淡薄。

三、现代高校研究机构办公室人员配备要求

如何配备合适的办公室人员？或者说研究机构的办公室管理者应具备何种基本条件？首先，要明确一点，即现代高校研究机构办公室的任务与职责是什么？高校研究机构的建制模式有独立建制型、院所（中心）合一型、基地挂靠型、校企合作型等，其所辖办公室与教学单位办公室、学校行政办公室有着明显区别。具体来说，研究机构办公室是高校研究机构在其内部所设立的一个综合办事机构，是集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置，承担着“管理事务、搞好服务”的重要职责。因此，高校研究机构办公室的工作职责和作用是：服务、组织、协调、联络。以此为出发点，研究机构办公室人员应具备以下五个基本条件。

（一）服务意识。

办公室工作人员要当好领导和科研人员的工作助手、信息助手、生活助手、服务助手，做好调查研究工作，做好日常服务工作，做好信息搜集整理、分类工作，多研究国家有关教育方面的政策、法令、制度、上级文件等，在领导决策时，及时提供政策、法令方面的参谋咨询意见。为领导出主意、想办法，协助领导安排好一个时期的工作布局；协助领导安排、组织科研会议，学术论坛与交流，院所之间的交流等工作；协助做好研究机构相关人员的出行差旅、日常报销等服务工作。代替领导接待方方面面的领导、客人和办事人员，减轻领导的负担和压力。当然，办公室工作人员要少一点私心，坚持廉正之心，敢于负责，勇于承担责任，对于不该办的事情，必须坚决回绝。

（二）政治素养、学科专业素养。

高校研究机构是以科研为核心的，日常管理事务都是围绕科研而进行，因此，办公室管理人员首先要具有政治素养和本学科的专业素养。所谓政治素养是要求管理人员从科学出发，准确把握大局，讲政治方向和政治立场，能正确理解并准确把握党的政策、领导的意图和上级的指示精神，在大是大非和突发性事件上头脑清醒，立场坚定。只有具备较高的政治素质，才能发挥好沟通协调作用。只有具备学科的专业基础知识才有资格担当领导的助手，有目的地服务好科研人员日常需求，才能够合理、准确地处理日常的科研事物、对外的科研联系、对社会的科研成果服务与转化，等等。

（三）较强的人际沟通能力和组织能力。

高校研究机构办公室既是反映学校工作状况、科研进展和精神文明的窗口，又是与外界广泛接触的中枢。办公室工作人员必须具备较强的社会交际能力，仪表端庄、举止文雅，待客礼貌、不卑不亢，真诚、自信、热情、沉着、谦和、豁达。办公室人员如果不能熟练地运用人际沟通的技巧，就难以收到理想的工作效果。只有具备较强的处理人际关系的技能，才能正确处理全局利益和局部利益的关系，有效联通内外、上下，使领导之间、部门之间、领导与科研人员之间、师生之间在思想上、行动上协调一致，团结向上，把各项管理工作搞好。

（四）掌握现代传媒手段，树立正确理念，提升服务意识水平。

研究机构办公室人员除了具备语言文字表达能力，熟练掌握各种公文的格式及其写作要求之外，还要熟练掌握现代传媒手段。当前整个社会办公自动化已经成为普遍现象，尤其是高校研究机构，本身走在科研的前列，并时刻与国际接轨，因此，管理人员应掌握现代传媒，熟悉办公自动化，并善于运用现代传媒加强与国内、国际科研机构之间的沟通与交流。

当然，研究机构办公室工作不能简单停留在完成领导交办的日常事务上，要善于从繁琐的事务性工作中解脱出来，自觉培养超前服务的意识。管理人员首先应提高分析问题和解决问题的能力，善于从工作中发现问题，并对其产生的原因、可能造成的后果做出合理的预判，提出解决问题的途径；其次，具有淡泊名利、任劳任怨的奉献精神，凡是自己能办的事情就尽量去办，尽力而为，而且一定要积极主动地去做，主动给自己加担子，不管是大事小事，都要高效、圆满地完成好，杜绝草率、轻率，注重工作实效；再次，学会从领导的角度思考问题，认真领会研究机构发展规划和建设目标，准确把握工作重点，充分发挥主观能动性，协助领导制定切实可行的政策，确保各项工作的正常开展，真正发挥参谋和助手的作用；最后，摆脱传统行政工作观念的束缚，进一步强化服务意识，树立良好的服务形象。

（五）良好的品质与学习意识。

研究机构办公室工作事无巨细，千头万绪。人品、人格是科研团队长期共事的基础，办公室工作人员必须做到正确对待自己、同志、组织，做到大事讲原则，小事讲风格，难事不推，好事不抢，荣誉不争；做到公道正派，诚恳待人，严于律己，宽以待人。

要树立不断学习的意识，无论是辅助决策、调查研究、协调事务、督促检查、处理信息、组织会务，还是处理文书、管理印信、接待来宾，都要学习相应的专业知识，掌握岗位业务。只有不断学习，才能敏锐发现问题、合理分析问题、正确解决问题。尤其当前信息瞬息万变，科研机构突飞猛进，办公室人员不与时俱进，很难发挥研究机构的引领作用。

参考文献：

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本论文系2011年度浙江师范大学人文社科（教育管理研究）项目阶段性研究成果。