玩死你不偿命的邮件陷阱

梁文滋

邮件也是战场。在这个暗藏汹涌的信息堆里，总有那么几款不定时炸弹，你不解决它，它就干掉你。

1.“抄送”，只能用“艺术”来形容

不了解“抄送”可能制造的困境，就等于长年“顶雷”作业。关于“抄送”的种种门道与禁忌，简直可以再铸就一版杜拉拉：该抄送时不抄送，虽然有了成果可独享，捅了篓子可没人帮你担；不该抄送时鸡毛蒜皮全抄送，老板对你效率和判断力质疑之余，还恼你连“跟外人装傻打哈哈的权利都给我剥夺了”；抄送上司和老板，搞不清楚“收件人”和“抄送人”谁是谁，说不定啥时候就成了办公室政治的炮灰。“抄送”和“密送”是雷还是“令箭”，就看你怎么用。

2.标点符号可都是表情

分清楚什么时候在邮件里加表情符号——有时候：)能挽救可能造成的误解，但有时候How R U的缩写都是大忌。不是只有拼写错误才让对方抓狂——一长段没有标点就像打了鸡血；感叹号太多显得naive；大写字母乱用让对方觉得你在大发脾气或者憋一肚子火。记住，邮件常常无法完整表达善意或幽默，但会无限放大你的不耐烦和愤怒。

3.别让“转发”成“偷懒”

你以为上司看不出你“阅后转发”和“直接转发”之间的差别吗?在邮件已成武器的职场，老板在邮件上吃过的亏，也许比你发过的邮件还要多——“你小子，直接转发的字体是灰色，前面还有‘>符号……”转发的技巧在于，帮老板做个贴心的信息过滤器。抓取有助于决策的信息，简明利落，整理成尽量不超过200字的内容，如需支持，可顺势点出，前提是位置打精准。

4.其实，那不是“你的邮箱”

非工作信息用私人邮箱。听上去老生常谈，但你确保自己不是经常“顺便”就用公司邮箱扔出去一封?美国Proofprint公司曾对400余家员工超过千人的美国公司进行调查，1／3以上的公司会以“防范法律、财务和管理风险”为名，监控每一封公司邮箱来往邮件。不想被叫去“喝茶”，就慎用“你的邮箱”。

5.工作日下班发邮件，最易有去无回

大部分人早晨进办公室头一件事就是查邮件。所以早晨6-7点发出的邮件，会比下午4点后发出邮件的被阅读率高出3倍以上。如果周末一定要发邮件，周日下午4点左右最有效：它几乎可以确保排在周一一早被打开的邮件堆里最顶端。

6.吝啬表扬，你的邮件就是“麻烦来了”

没有人愿意永远接收你的“责难邮件”。邮件不只是救火或者推卸责任的工具，赢得朋友也是邮件的重要职责。不想别人收到邮件时脑子只会想“这麻烦精又来了……”的话，记得启动邮件的赞美功能。真诚、到点又不露骨的赞美是无敌驱动力。当然，如果你记得抄送一份给他／她的老板，那简直“对你爱不完”了。

7.“夺命连环催”，宜早不宜晚

如何确保重要或紧急的邮件对方已收到?夺命连环催也是门软技术。发完邮件10分钟掐点电话问回复，你还不如直接说“嘿嘿，这下可逮到你了!”高明一点的方法是，提前10分钟告知将要发送的邮件内容、时间和回复时间要求，对方即便不会产生“贴心、细致”之类的好感，也会在潜意识下提高第一时间回复你的可能。

8.你永远低估了“回复全部”的爆炸力

如果说“抄送”是个通过技巧可以绕过的陷阱，“回复全部”则基本属于手一抖，则万劫不复。在一系列Re来Re去的邮件中，“回复全部”的爆炸性几乎和Re：的长度和涉及人数成正比。小则引发怨怒，大则泄露商业机密，机会功败垂成。解决办法除了保持时刻清醒之外，及时“撤销发送”有可能挽狂澜于既倒。安装一些为“邮件战争”专门制作的系统——“不得抄送”、“不得密送”，甚至“阅后及粉碎性删除”等贴心功能也能有不同程度的帮助。