水环境监测实验室质量体系运行的几点思考

杨青惠 杨轶文 姬 茜

（黄河中游水环境监测中心，山西晋中 030600）

质量管理体系（QMS) ISO9001:2005标准定义为“在质量方面指挥和控制组织的管理体系”，通常包括制定质量方针、目标以及质量策划、质量控制、质量保证和质量改进等活动。水环境监测实验室为实现质量方针、目标、有效开展各项质量管理活动，必须建立相应的质量管理体系，并在实验室的日常工作中贯彻、运行、改进，以保证监测数据的准确可靠，现就黄河中游水环境监测中心（以下简称中心）在质量体系运行中的经验简述如下。

1 建立严密的体系文件是体系运行的基础

质量管理体系是为实现质量目标的需要而建立的综合体系，而体系文件是质量管理体系建设的基础，是实验室的一切工作、行为、过程的依据。中心在编写体系文件时重点突出以下几个方面。

（1）贴近实际。质量管理体系文件即要符合国家评审准则的要求，又要紧贴实验室的实际情况，中心在体系文件编制初期就召开全体职工会议，按照评审准则的19个要素，结合自身的实际情况讨论，分解质量要素，编制“质量要素职责分配表”，做到每个要素都有负责人、主办人、参加人员，确定质量体系的最初框架。

（2）注重细节。体系文件要尽量涵盖到实验室技术、管理活动的每个环节；中心针对实验室安全、分析事故、应急水污染事件方面都编制了有关管理制度和处置办法，纳入作业指导书使所有人理解执行。

（3）操作性强。程序文件的编制注重可操作性。程序文件由了解熟悉水质监测工作的骨干初步编制，然后组织全体人员进行学习讨论，判断程序的必要性、程序各个环节衔接的紧密性、程序运行的结果等，防止程序和实际工作脱节。为确保质量体系的正常运转打下坚实的基础。

2 加强体系文件的培训是体系运行的手段

有了切实可行的体系文件，其执行和落实就成为体系运行的首要任务，为使中心的全体人员认识建立质量体系的重要性，明确每个人员、每个岗位在质量体系运行中的职责与任务，充分认识体系的运转需要全员参与、人人有责，中心的宣贯培训方面主要有以下几个特点。

（1）全员培训（含水文站采样人员）。中心要求全体人员参加体系文件的宣贯培训，涉及到不同岗位的职责时，由岗位人员进行讲解，并组织所有人员针对有疑惑的问题进行讨论；涉及到质量问题的要做好会议记录，对形成决议或者实施方案的，记录要入档保存。中心组织对培训结果的检验考核，考核结果纳入个人年终工作评定。

（2）重复培训。重复性连续性的培训是质量体系运行改进的前提，每次的重复学习都会有新的提高，对准则条款、程序执行都会有新的理解。因此中心每年都要进行体系文件、评审准则和相关知识的培训学习。据统计，近几年中心组织的业务培训学习16次/年，闭卷考试3次/年。

（3）培训内容广泛。全员培训的内容不仅包括评审准则、体系文件，而且包括水环境监测规范、化验员读本、计量基础知识、误差理论等相关内容。通过学习使得大部分人员了解采样点的布设原则、采样过程和分析过程的质量控制、质量控制数据的合理性分析、实验室安全知识等，有效地保证了检测过程的顺利进行，也加深了分析人员对体系文件的理解，为体系文件的贯彻落实奠定了基础。

3 严格各项制度的检查是体系运行的保障

管理体系的运行，不仅要有一套完善扎实完整的质量管理体系，而且更重要的是对运行过程的检查控制，这是体系运行的保障。中游水环境监测中心主要从以下几个方面做起。

3.1 编制各类质量计划

根据体系运行的需要，建立切实可行的各类质量计划，主要包括年度监测任务、人员培训学习、质量体系内部审核、管理评审、质量监督、量值溯源、仪器设备购置、仪器设备期间核查等方面的计划。计划内容包括实施的目的、内容、时间、责任人、效果、阶段成果检查等详细内容；计划要切实可行，符合实验室的各类资源设置和程序运转，以保证各类计划的按期实施。

3.2 质量跟踪检查

对实验室所有的工作环节进行质量跟踪检查，分为例行检查和随机检查。

例行检查主要包括对各类计划的落实情况、技术档案的补充更新情况、质量记录的规范合理情况等的检查。针对各类质量计划，要严格按照计划执行实施，对于实施过程中发现的问题要及时记录、必要的时候汇报给有关管理人员，以寻求解决方案。特别强调的是各类计划实施记录一定要及时、详细，归档保存，用于备查。

中心技术档案的管理，日常由档案管理员按照评审准则和质量体系文件要求进行管理，每年中心指派专人对技术档案进行年度检查，主要针对质量记录是否符合程序要求、仪器设备档案是否齐全、人员档案是否及时更新、各类变更的方法标准是否收集、受控文件的发放是否符合要求等，保证技术档案的不断充实更新。中心对检测记录进行每月一次的质量统计检查，以判断测试数据是否在可控制范围之内，数据之间是否合理等，对于有超出可控制范围的数据和不合理的数据进行判断分析，必要的时候组织技术人员讨论，查找原因并及时采取措施，以保证数据的准确可靠。

随机检查主要针对分析测试过程的各个环节，包括样品的采集、接收、流转、处置过程，分析测试过程，样瓶的洗涤过程进行随机质量检查。如质量监督人员随机检查分析人员是否按照方法要求进行分析、玻璃器皿是否干净整洁、平行样和回收的测定率是否符合规范要求、校准曲线是否符合统计检验的要求等，中心各级管理者对实验室进行的各项检查等。所有不符合规定的环节立即责令责任人进行整改，并进行后续检查。

3.3 对检查结果进行奖惩

中心采用相对工作量指数管理对全体人员进行奖惩。

相对工作量指数管理的依据是各类工作的“有效工作时间”，主要分为水质参数分析化验指数、水质资料整编指数、水质数据校核指数、其他临时性工作指数四部分。水质参数分析化验指数在依据有效工作时间的同时参考其技术难度、劳动强度等特性来核定，另外三部分主要依据有效工作时间来核定。

相对工作量指数管理的模式是把分析人员的所有工作按照核定的指数进行量化统计，同时结合各类质量跟踪检查结果进行适当的奖励和惩罚，年终所有人员的工作均以分数多少来体现，依此指标作为职工年终奖励的依据。如中心规定一次性通过水利部盲样考核人员奖励35分/项，获部级奖项的论文成果奖励 140～200分，分析过程质控盲样不合格的处罚10分/次，资料中出现数据错误被校核发现的处罚2分/次等。

中心实行相对工作量指数管理的目的在于把职工“等活干”、“要我干”转化为职工主动“找活干”、“我要干”，有效地解决了管理上“分配工作难”、“年终考核分配难”等问题，有效地调动了职工的积极性，在很大程度上也有力地推动了质量体系的执行和落实，规范了监测工作的各个环节。

4 持续改进管理体系，是体系运行的关键

《评审准则》SL309-2007第4.8条要求“质检机构应制定纠正措施、预防措施及改进的程序文件，通过实施纠正措施、预防措施持续改进其管理体系”。持续改进是质量体系有效运行的保障，也是质量体系不断完善的手段，中心主要从以下几个方面寻找管理体系改进的契机。

4.1 运用管理体系改进常规手段持续改进体系

质量体系改进的常规手段主要有内部审核和管理评审。中心的内部审核和管理评审均按照年初的计划执行。在执行中突出加强以下几项。

（1）领导重视。中心领导重视内部审核和管理评审工作，积极参加。不仅全力支持每年的内审和管理评审会议，而且同时根据工作的需要积极参加上级部门举办的内审员等各类培训，保证了内审和管理评审工作的顺利进行。

（2）形式多样。中心的内审形式主要有中心内审员审核、中心全员审核和流域系统内互审等。中心内审员审核即由质量负责人组织开展，内审员担任组员对体系进行审核。中心全员内审，由具有资质的内审员担任组长，将全体人员分别编入各个小组，按照实施计划对各部门、各岗位进行内审，适用于中心大部分人员参加准则培训学习后的内审。开展流域系统内互审，既便于发现问题，也能带来其他实验室先进的管理经验和工作方法。内审形式的多样，可以多角度发现质量体系运行中不合适、不恰当的地方，寻求更多的改进机会。

中心的管理评审由中心主任主持召开，除了技术负责人、质量负责人必须参加外，根据会议需要还适当扩大到质量监督人员、仪器设备管理人员、样品管理员、财务部门负责人、办公室等部门。管理评审一般每年进行一次，根据工作变化也临时召开附加评审。

（3）程序严密。内部审核主要体现在有全面详细的内审计划，内审成员职责明确。内审不符合项的整改措施制定、整改责任人、整改期限、跟踪验证等都有详细的文字记录，保证整改措施的落实和持续有效。

管理评审主要体现在会议输入内容丰富，不仅包括质量方针和程序的适用性、管理和监督人员的报告、近期内审的结果、纠正和预防措施的实施情况及效果、由外部机构进行的评审，而且包括上次管理评审采取决策实施情况及效果、实验室比对和能力验证的结果、可能影响质量管理体系变更的因素。如工作量和工作类型的变化、能力扩充等、客户的反馈，以及其他因素，如质量控制活动、资源以及人员培训和日常管理会议中有关议题的研究等等。最高管理者中心主任根据这些内容来综合评价实验室的质量管理体系及其所覆盖的检测活动的全部过程和结果，是否达到质量方针所规定的适宜性、充分性和有效性。

对评审中发现的问题编制管理评审报告，制定纠正措施、落实整改责任人及整改期限，同时做好后续跟踪验证等工作，以促进质量体系的改进。

4.2 把握利用好其他改进途径也是体系改进的关键

质量体系改进的其他途径主要为客户申诉投诉、质量监督。中心充分利用这两条途径，不断完善质量体系。

（1）客户的申诉投诉。客户的申诉投诉是对监测工作的信息反馈，是不断改进实验室工作的重要动力和依据。根据申诉投诉的特点，中心主要从以下几个方面来保证申诉投诉信息的收集。

首先保证客户的申诉投诉渠道畅通。中心不仅在检测报告扉页留下申诉投诉联系人、联系电话、联系电子邮箱等方式，而且还印发了中心的业务简介等方面的资料，随同检测报告一并邮寄与客户，确保客户申诉投诉渠道畅通。其次每年针对客户开展一次客户满意度问卷调查，积极了解客户意愿，倾听客户意见。

（2）质量监督。质量监督是质量体系改进的有效途径。中心采取了一系列措施来保证质量监督工作的正常进行。

首先，中心指定具有丰富经验的分析人员担任质量监督员，同时适当地减轻其工作量，以便于在分析工作中有时间进行质量监督。这样做的优点在于质量监督员工作在检测第一现场，有利于掌握最新动态，了解技术操作环节中的重点、难点，及时发现过程控制中的问题并予以纠正，对连续的检测活动实施有效的质量监督。

其次，重点是对新开展项目、新进人员的操作过程进行监督，以便于发现问题。对于在监督中发现的违反操作规程的步骤要及时指正，不能现场解决的问题及时反映给质量负责人或技术负责人解决。必要的时候要制定纠正预防措施并跟踪实施，以检验措施执行效果。质量监督内容记录要详细，并得到被监督人员的签字认可，从而避免了质量监督的格式化、过程化和形式化。

另外，实验室管理人员要及时收集质量监督中发现的问题和信息。通过日常质量监督的结果来提升实验室检测水平，使质量体系不断完善。

综上所述，在水环境监测实验室质量管理体系运行中，体系文件的编制是基础，体系文件的培训是手段，体系文件的落实是保障，体系文件的改进是关键。只有做好这些方面的工作，质量管理体系才能在水环境监测实验室的检测过程中发挥作用；质量保证、质量控制、质量改进等各项工作才能环环相扣，形成一个充满生机的有机整体；也才能确保监测数据的科学性与公信力；为实施最严格水资源管理制度，提供监督管理和严格执法的依据。

[1]实验室资质认定评审准则

[2]水利质检机构计量认证评审指南