RFID技术在图书馆自动化建设中的成本效益分析及策略选择

怀化学院图书馆〔湖南省怀化市 418008〕

易祖民*

RFID(RadioFrequencyIdentification),即无线射频识别技术,是20世纪90年代开始兴起的一种自动识别技术,是目前比较先进的一种非接触识别技术。 RFID因其具有的技术优势,已在物流、交通等行业中得到了广泛的应用。在图书馆领域,在美国、新加坡等多个国家的图书馆中也得到了广泛应用。而在我国,只有深圳图书馆、国家图书馆、杭州市图书馆等少数图书馆进行了开发和应用。随着图书馆信息化进程的加快,RFID技术将以其独特的技术优势逐渐成为图书馆自动化建设工作的主角。因此,加大 RFID技术的开发力度、推广其在图书馆领域的应用,将成为图书馆自动化建设的必然趋势。

一、RFID技术的应用现状

随着 RFID技术的日益成熟,使其在图书馆领域的应用也越来越广泛。近年来,有多家公司致力于在图书馆领域推广这一技术。RFID技术的应用,将改变传统的图书采购编目流程以及借还、安全、排架、分拣、典藏管理等环节,并且能够实现准确快速定位和导航。利用 RFID技术很容易找出错架的图书,在一定程度上可以解决因错架给工作人员带来的难题。 RFID技术必将在图书馆自动化建设中起到关键作用。下面,就国内图书馆界应用RFID技术的情况加以简单介绍。

2006年 2月,“RFID智能馆藏管理系统”在集美大学诚毅学院图书馆宣告建成并投入试运行。该系统包含图书馆员工服务系统、标签转换系统、自助借书系统、自助还书系统、馆藏盘查系统、通道侦测系统等子系统。这一系统简化了图书借阅流程,大大提高了读者服务工作的效率。2006年7月,深圳图书馆在全国图书馆界率先全面应用 RFID技术,在馆内全面实行包括“自助借还”的多种形式的自助服务,备受欢迎,目前该馆“自助借还”量已占全馆借还总量的90%以上。2007年9月,上海市长宁区图书馆开始使用RFID系统。2007年9月,汕头大学图书馆运用 RFID技术开始在新书外借区进行图书流通管理。 2007年 11月,国家图书馆二期工程 RFID系统设备投入使用。2008年 12月,杭州市图书馆全面启用了 RFID系统,并作为杭州地区公共图书馆大流通的中心馆为整个大流通系统服务。2009年12月,我国台湾省中华大学图书馆运用 RFID技术,提升了服务功能与效率。 2010年 8月,三亚市建起了 24小时 RFID自助图书馆。

由上述情况可见,我国已经开始关注 RFID技术在图书馆领域的使用,并且有一些图书馆已经投入使用。但是,目前这一技术在国内图书馆界仍未能得到广泛应用。标准问题、系统设备生产问题、集成商问题以及经费问题、兼容问题等都是RFID技术没有得到广泛推广的原因。不过,由于 RFID技术在人力、物力等方面的效益远远超过传统图书馆管理模式,再加上它的不断进步,RFID技术在图书馆自动化领域的作用仍然是不可小觑的。

二、基于RFID文献智能管理系统功能的成本效益分析

RFID文献智能管理系统主要由读者、文献、书架三者组成。它采用同种 RFID频段的芯片对读者所携带的RFID读者证、文献标识RFID、书架位置进行标识,以实现对读者、文献、书库书架的一体化标识。另外,在此基础上,该系统以 RFID标签为流通管理介质,通过相关的 RFID流通设备、RFID读写设备、RFID安全门设备、RFID典藏设备进行读者、文献、书架的一体化管理与维护,并借助移动归架书车保持文献与书架的一一对应关系。对读者而言,能够实现自助式操作、定位索取文献等功能,可以全面提升读者服务水平、提高服务效率;对工作人员而言,能够实现文献的高效率借还、定位管理、精确清点馆藏等功能,能有效降低一线人员的工作量,提高工作效率、提升馆藏管理能力。

(一)自助式操作的成本效益

RFID技术采用非接触和一次多本的方式实现快速、安全、简便的文献自助借还,并提供自助借还图书周边设备,使大部分读者可自行办理文献借还手续,有效保护读者隐私,还能有效减轻文献流通部门的工作压力。同时,通过定位导航系统、层标架标定位系统,将 RFID技术的自助特性进行了扩展,读者不仅可以通过自助借还设备实现完全独立的操作,也可在文献导航指引系统的帮助下进行自助式的文献查找与定位索取。使用了 RFID系统之后,可以提高借阅和归还文献的速度。工作人员可以一次性读入读者所有借还的文献清单,无须逐个进行条形码扫描,免除了借还文献时的消磁及充磁工作。读者可以通过自助借还设备进行自助式的文献借还操作,有效地缓解了工作人员的借还业务。不过,成功的自助式操作系统必须具备以下三个要素:精准的周边设备、读者培训、完善的读者隐私保护机制。这些都需要相应的资金作保障,从而增加相应的成本。有的用户不适应这种新型的自助式设备,因此将此系统在图书馆进行推广也需要一定的费用。

(二)定位索取文献

以书架的一层为基本排架和文献定位单位,使OPAC查询和图书馆员工指引不仅能够揭示文献的流通状态,同时能够准确地给出文献在馆内的具体位置,即在某个书架的某一层,从而有效地解决了开架阅览方式给图书馆带来的文献定位不准及整架困难等问题。但是,OPAC查询和图书馆员工指引却是一项有明显成本消耗的服务。每一次查询文献,其费用都包括了OPAC查询费用和图书馆员工指引服务费。OPAC查询成本包括人工费、网络及通信费、设备费和耗材费等。如此,提供文献查询的请求越多,其新增的成本支出就会越大。

(三)文献定位管理

对书架进行 RFID标识,实行严格的定位管理,可以满足多种排架方式,即按分类排架、按主题排架、按著者排架等,文献是活动的和流动的,但是书架的位置是固定和不变的。通过 RFID智能归架书车和便携式清点器,可以实现文献的定位和快速归架与巡架,高效的批处理功能可快速完成文献架位的重新确认和文献的批量入藏,有效地解决了专题文献排架和倒架的问题。文献定位管理的最大不利,就是员工时间和资源的巨大投资。仔细研究图书馆的排架工作,可以发现图书馆员工在排架工作上要消耗很多时间,使用的设备也不便宜。如果进行大规模的投入使用,这将意味着精力和资金的更进一步消耗。

(四)精确数据采集与典藏

依靠快速轻便的手持式 RFID阅读设备,可以极大地提高馆藏文献的清点工作效率,不仅速度提高,更重要的是清点的准确性也有了质的提升,即通过馆藏清点,不仅能掌握准确的馆藏文献数量,更能掌握文献品种,实现传统手工清点方式几乎不可能完成的任务,为读者服务和文献采购部门提供精确的馆藏分析数据。不断增加的技术变化步伐要求软件不断升级,大多数新技术是需要很大成本的,至少带来服务成本和员工培训的需要,员工培训期间会降低工作效率。另外,如今电子标签也存在一些质量问题,随着使用时间的久远,必然会导致更多的电子标签失效,从而增高数据采集人员的漏检率,同时也会不断带来标签更换成本。

三、RFID技术在图书馆自动化建设中的策略选择

RFID技术在图书馆领域应用的时间还不太长,它本身也并非作为图书馆领域的特殊需要而量身制作,尚有诸多局限和空白,许多问题都未得到解决。但是,RFID技术作为图书馆自动化建设最新的助推器,也应当恰当地将其引入图书馆领域并将之推广。诚然,这需要一个长期的过程。

(一)加强 RFID技术研究

RFID技术的引进是图书馆服务转型的开始,图书馆需要对 RFID技术与自助借还进行不断评估与反思,制定周密的计划,从而顺利完成服务转型。例如,研发 RFID自动分类设备、书架;利用 RFID技术实现书库精确清点、图书利用率统计、图书自动分类等;提升图书馆管理的效率,实现图书馆的可持续发展等。技术是基础,只要加强 RFID技术的研究,在原有的基础上进行创新拓展,图书馆就能抓住应用 RFID技术这个机遇,渐渐实现自助服务、网上服务、高附加价值服务等多渠道相结合的服务模式,进而实现规划中的服务转型蓝图。

(二)加强个人隐私的保护

这是 RFID技术所面临的另一个现实问题。由于 RFID识别的信息媒介是电磁波,携带着嵌有电子标签图书的读者有遭到追踪的潜在威胁,所以在图书流通领域使用 RFID技术有可能使个人隐私权遭受侵害,图书馆应用 RFID技术必须考虑此类问题,避免不必要的麻烦。

(三 )循序渐进,降低风险

由于科学技术的不断发展变化以及 RFID技术的发展方向和模式都正在形成之中,图书馆发展方向上的盲目多方出击、规模上的贪大求全、进度上希望一步到位等都将带来很大风险。自动化建设初期,宜先选择那些需求明显、目标明确、条件成熟的部室入手,积累成功经验后,再逐步向其他部室进行推广。其他部室则应积极做好准备,一旦条件成熟即可迅速开始应用。软硬件投资宜先投入一些基本平台所需的设备,随着部室应用的发展陆续增加设备。在项目建设中,可先从阅览室入手,开始实现自助借还的业务。对于智能书架的业务工作,可以根据业务发展量而定。关于整个图书馆的应用推广,则可以根据投资力度、技术成熟性、读者观念等因素逐步开展。在 RFID项目实施过程中,应采用“项目规划与评估、小规模试验、大规模实施”的推进模式,以有效降低 RFID实施风险。通过前期的评估与小规模试验,才能积累丰富的经验,以规避在 RFID项目实施过程中由于对其期望值过高而带来的风险。

(四)抓住契机,创新管理思想

应以 RFID技术应用为新的契机和技术手段,以全新的理念带动图书馆管理机制和业务模式的创新。 RFID技术进入图书馆,不是单纯的技术引进,也不是在个别几项工作上的应用,而是要力争带动全馆业务工作的全面改革和提高。为此,应该从思想上进行革新,创新图书馆的管理方法与思想。 RFID技术可以让图书馆实现真正的智能化管理。通过RFID技术可以为读者提供简捷迅速的自助式服务,提高图书馆工作人员的工作效率,为图书馆节省人力,为读者提供安全的环境。RFID技术所具备的独特优势是其他识别技术所无法比拟的。 RFID系统是图书馆管理系统的发展趋势,它将最终取代和淘汰目前广泛使用的条形码识别技术。现在,我国一些图书馆已经认识到 RFID技术的先进性和优越性,开始采用了 RFID系统,这意味着中国图书馆界向RFID技术迈进了一步。现在,国际上正致力于将每个标签价格降至50美分,如果实现,RFID技术将会大规模地在图书馆使用。我们坚信,随着 RFID技术的不断改进、RFID技术标准的统一、RFID相关设备价格的调整以及国内图书馆发展观念的更新、图书馆适当加大经费投入,通过各方面的共同努力,在不久的将来,RFID技术在中国图书馆领域会日益推广和普及,RFID技术的应用将推动我国图书馆事业的建设与发展。

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