图书采购招标对编目质量的影响探讨

杨旭闽

(福建中医药大学，福州350108)

近些年来，在教育部实行的本科教学工作水平评估的推动下，为了达到评估指标体系对图书资料的要求，大多数高校图书馆将原来的几万、几十万的图书购置经费一下子猛增到上百万乃至千万以上。这块诱人的蛋糕引起了众多图书供应商的强烈兴趣和激烈竞争。为了规范图书采购，发挥购置经费使用的最大效益，减少腐败行为，越来越多的高校引入图书采购招标机制，这不仅推动高校图书馆的文献采购工作发生了根本变化，也对编目工作产生了深刻影响。笔者结合近几年来的工作实践，就如何在招标机制的环境下保障编目数据的质量浅述己见。

1 图书采购招标对提高编目质量的积极意义

1.1 提升了工作效率

通过图书采购招标，能够把贴防盗磁条、盖馆藏章、贴书标、贴条型码与保护膜等原先由图书馆所做的基础性工作转向为法定的图书资料招标配套服务项目之列，既节省了经费，又节约了图书馆相关工作的人力资源［1］。同时，缩短了图书到馆后物理加工的时间，减轻了分编人员的工作压力，提高了工作效率。

1.2 促进编目工作重心的转变

通过图书采购招标，能够要求和规范中标书商提供高质量的基础数据，使得专业编目员能够从重复、繁琐的数据录入工作中解放出来，有更多的时间和精力专注于图书内容的信息析出，如检索点的分析和选择、检索点的规范控制等技术性较强的工作，从而实现对图书内容的深层次开发，满足读者的信息需求。

1.3 提升编目员的业务素养

通过图书采购招标，能够要求书商免费提供编目人员的相关业务交流、培训活动。如定期的省级、国家级的编目业务培训，各馆编目员之间以及书商的编目员和图书馆编目员之间的业务交流会、编目业务讲座等活动。通过这些活动，既有利于提高编目人员的业务水平和素养，促进编目数据质量的标准化和规范化，也有利于书商了解各馆关于编目数据质量的具体要求和特点，以便做出更好的改进。

1.4 保障编目质量

图书采购招标有着时效性和阶段性的特点，就我馆而言，招标合同期为二年一订。这打破了原来的图书采购的“铁饭碗”形式，使得中标的书商有压力和紧迫感，他们必须不断地提高各种服务质量，包括图书的编目质量，才有可能在下一轮的招标竞争中取得图书采购权。

2 当前图书采购招标存在的不利因素

2.1 图书招标委员会成员的专业比例不合理

图书招标委员会成员的专业比例不合理，不利于选择最佳的图书供应商。《中华人民共和国招标法》及《评标委员会和评标方法暂行规定》要求评标委员会由招标人或其委托的招标代理机构熟悉相关业务的代表以及有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的2/3［2］。然而纵观当前高校的图书采购招标，其招标委员会成员大多由国资、审计、监察、纪检和图书馆领导组成，熟悉编目业务的专家则基本上没有，这导致对图书编目数据质量的重视程度不够，图书馆专业编目人员的意见被弱化甚至于忽视，编目质量的评分占评判总分的权重比很低，导致具有高质量编目水准的书商中不了标，而低劣的书商却因图书折扣原因中标，其结果将会严重影响编目数据的质量。

2.2 图书供应商中标后不兑现承诺

为了能在图书招标中获得图书供应权，图书供应商在投标时都会对图书馆关于编目数据的质量要求给予很好的承诺。然而中标之后，在实际履行合同时，由于受到很多不可控制条件和不可抗力因素的影响而无法兑现。

2.2.1 编目数据无法与图书同步到馆

编目数据的编制较图书的物理加工来说所花的精力和时间会更长，由于书商一般要同时服务于多个客户，与之对应的是从事编目的员工人数有限。因此，有时会导致编目数据的完成严重滞后，造成完成编目数据和图书物理加工的时间不同步，这会严重影响到图书馆采编部门工作的正常进行和新书的上架周期。

2.2.2 编目数据制作不专业

编目数据制作不专业，难以满足高校图书馆在编目质量方面的要求。目前图书供应商主要是聘请编目人员对图书馆所采购的图书进行编目，其编目质量是与其聘请的编目人员的编目水平密切相关的。由于编目人员的业务技能参差不齐以及经常性地更换人员，易造成编目数据质量良莠不齐，在标准化、规范化和完整性、准确性方面都存在一定的问题。如分类标引不当、主题标引深度不够、著录项目缺失、著录格式不统一等。这些都加大了编目人员的数据审校工作量，也影响到书目数据库的整体质量，陡增编目质量控制的风险。

2.3 借图书招标之机将编目工作外包

把编目业务外包给图书供应商是一些高校图书馆惯有的做法，表面上是把编目成本转嫁给了图书供应商，节约了图书馆的人力资源和经济成本，但从长远来看，是不利于图书馆行业的健康发展的。因为图书馆的发展是以工作人员的业务水平为基础的，而工作人员的业务培养是一项长期的工作，业务技能和素质的提高是以长期的实践与不断学习为基础的。如果编目完全外包，不仅削弱了图书馆自身所固有的编目技术的优势，失去了与书商谈判的一个筹码，而且造成书商对此业务的垄断，出现图书馆过分依赖书商的局面。同时，书商为了谋求自身利益的最大化，可能采取一些机会主义的行为，降低服务质量，提高此项业务的成本，使图书采购价格提高。这无形中也增加了图书馆潜在的成本风险。长此以往，对于图书馆的健康发展是不利的。

3 图书采购招标环境下的编目质量控制对策

编目数据的质量是图书馆书目数据库建设的生命线，同时它也关系到采编部门的采购和查重工作。假如数据质量不高，错漏百出，就谈不上为读者提供高质量的服务，同时也给采编部门的工作埋下隐患［3］。因此，保障它的质量直接关系到馆藏的收集、整理、组织管理以及为用户提供服务的效果［4］。

3.1 合理设置图书采购评标委员会

科学制定图书招标文件是保证选择到能提供最佳编目数据质量的图书供应商的关键一环。准确、规范、科学地制定招标文件、招标程序、商家资质预审规则、投标商招标书、评标标准等相关文件［5］。将图书供应商的数据编目的质量评分等级从评标标准中的一般项目纳入到重要项目中来，并适当提高其在总评分值中的权重比。此外，评标委员会应当吸收图书馆的编目专业人士参与评标，以改善评标委员会的专业构成。科学的评分标准以及结构优良的评审团队，再加上招标过程的规范性，能够保证选择到具有优良编目数据制作资质的图书供应商。

3.2 制定科学合理的编目数据质量控制体系

3.2.1 针对书商制定具体的著录细则

著录细则的制定和实施，能够保证书商所提供的编目数据实现标准化和规范化，最大程度地避免出现随意性和兼容性问题。我馆具体做法是:(1)规定了必备字段，即书商所提供的编目数据必须具备题名与责任者说明项(200字段)、出版发行项(210字段)、载体形态项(215字段)、丛编项(225字段)、提要项(330字段)、学科名称主题项(606字段)和人物名称主题项(701、702字段)等8个必备字段;(2)规定了分类参考依据，即以《中图法》第5版为分类的主要参考依据;(3)规定了编目数据下载来源，即尽可能从国家图书馆联合编目中心下载数据。通过上述著录细则的制定，我馆在实践中得了较好的效果，在最大程度上保证了中标书商所提供的编目数据质量。

3.2.2 严格审校编目数据

编目的对象不是数据本身，而是与之对应的图书，如果对书商所提供的编目数据不加分析就拿来套用，将会导致编目数据的错漏百出。因此，编目人员要对编目数据进行认真的审核校对。一方面，审校编目数据是否存在基本性、常识性的错误;另一方面，根据本馆制定的分类编目细则和馆藏体系的特点对编目数据进行修改，使之转化成适合本馆的馆藏书目数据。

3.2.3 建立科学合理的书商编目质量考核标准

构建一个科学有效、客观公正的编目质量评价体系与标准，将考核情况分为“优秀”、“良好”、“合格”和“不合格”几个等次，各等次采取不同的激励或惩罚措施。具体做法是:编目员在每完成一批次图书的编目工作后，要在编目数据质量表格中统计书商编目数据的错误，当错误数据的统计量超过双方约定的“出错率上限”时，则根据约定做出相应的处理决定。这样能够推动书商加强对编目业务的管理，提高其竞争力。同时，编目员在完成年度编目工作任务后，要对本年度内各图书供应商所提供的编目数据进行质量分析，撰写分析报告，交给上一级主管和馆领导，为下一轮的图书采购招标提供参考依据。

3.3 重视图书本身的物理质量问题

编目员在对每一种图书进行编目的时候，除了重视编目数据的质量外，也要认直检查图书本身和附件的物理质量。对于图书缺页或破损、图书分包单中标注图书有附件而实际上没有配齐、附件有损坏等情况，编目员要及时反馈给采访人员，要求书商予以调换或配齐。这可以说是对采购人员监控图书质量的有力补充。

3.4 抓好编目专业队伍建设

要拥有优质的编目数据，关键在于编目人员的业务技能和素养。因此，一支结构合理、知识全面、素质优良的编目专业队伍对于实现图书馆文献资源建设的长远良性发展是至关重要的。好的编目专业队伍建设不是一朝一夕就能完成的，要靠编目员长期的实践和经验的累积，以及对本专业内前沿理论、知识、技术的学习。除此之外，编目员还应具有广博的学科知识、敏锐的信息意识和较强的信息技能。只有这样，才能建立起优质的编目专业队伍，从根本上提高编目数据质量。

综上所述，在图书采购招标的大环境下，作为图书馆文献资源保障的基础性业务，编目工作不仅不应削弱，而是要进一步加强，采编部门要从多个环节上对书商的编目数据进行有效控制，实现其规范化和统一化，从根本上提高编目数据的质量，从而保障书目数据库健康、有序的发展，满足图书馆馆藏建设的要求。

［1］张炳娥.高校图书馆图书采购招标利弊浅析［J］.科技情报开发与经济，2006，16，(14):55 －56.

［2］丁金龙.高校图书采购招标的质量控制研究［J］.图书馆，2009，(5):128 －129.

［3］温 泉.论编目数据质量［J］.图书馆界，2005，(4):51－53.

［4］张少华.套录中文图书书目数据出现的问题及解决方法［J］.科技文献信息管理，2007，(1):41－44.

［5］张雪梅.高校图书馆图书招标采购质量控制策略分析［J］.价值工程，2010，(9):179 －180.