构建适应税源专业化管理的现代化档案管理平台

宣熊辉 许映峰（海安县地方税务局，江苏海安，226600）

信息化是当今世界经济和社会发展的趋势，档案信息化建设赋予了新时期档案工作崭新的内容，为档案工作带来了前所未有的发展机遇和挑战。南通市海安地方税务局顺应税源专业化改革发展趋势，立足档案管理与税收信息化建设同步发展，优化档案管理方式，整合档案信息资源，简化文件运转流程，加强档案制度化、规范化、科学化、信息化建设，就如何构建适应税源专业化管理的现代化档案管理平台，做出了积极的探索，并取得了显著成效。

一、建章立制，推进档案管理“实体化”运作

南通市海安地方税务局坚持“统筹规划、服务征管、重点突破，需求导向、循序渐进、保证安全”的原则，以深化行政审批制度改革为契机，加强档案管理信息化建设，充分发挥档案工作在机关“实体化”运作中的积极作用。

一是建立档案规范化管理模式。简并档案管理层级，将原有的“县-分局”的两级档案管理模式简并成“县”一级管理模式。正式成立档案管理中心，归口办公室管理，专职负责全县地税系统档案的收集、整理和归档。加强档案基础设施建设，实行档案管理办公室、档案工作室、阅档室三分开设置，配置了计算机、打印机、扫描仪、复印机、数码相机等档案专用设备。建立有效的档案工作机制，安排两名税务干部专门负责档案中心工作，抽调熟悉征管业务的助征员9 人为档案整理员。健全档案管理制度，结合地税工作实际制定了一系列档案管理工作办法。在业务层面，制定了《档案管理暂行办法》、《档案资料移接交管理规定》、《各类别档案分类方案、基本归档范围及保管期限》等；在行政管理层面，制定了《档案中心人员工作职责》、《档案中心人员日常管理规范》等工作制度，为档案中心高效运作提供了制度保证。

二是建立档案网络化管理平台。南通市海安地方税务局积极借鉴兄弟单位电子档案管理成功经验，简化操作流程，整合功能菜单，建立了档案管理局域网。现行系统整合精简后包含档案管理、档案利用、系统维护三大模块，功能菜单更加简捷明了，利用更加方便。档案管理模块下设六个菜单，分别为办税数据采集、批量文件挂接、预归档审核、立卷归档、案卷文件著录、鉴定销毁。档案利用模块包含档案查询、打印输出、档案统计、调阅管理四个菜单。系统管理模块设置了角色管理、权限管理、题名修改、档号生成管理、排序生成管理等功能，实现了电子档案管理系统全面的优化升级。

三是建立机关档案制度化协作机制。稳步推进档案信息化建设与信息管税、办公自动化建设协调发展。通过对大集中和公文处理系统数据的定期回流，机关各部门定期进行文件文档数据挂接，电子政务平台与政府各部门实时链接获取文件数据，实现了对内外系统的电子文件及时接收、存储和利用。开发移动办公平台软件，将税务人员手机绑定个人工号，验证登陆内网档案系统，随时查询档案，突破了档案利用的时间与空间的限制。建立起一个安全稳定、立体覆盖机关各部门的档案资源信息共享利用协作机制。

二、拓展深化，推行档案资源“实时化”服务

为税收工作提供实时化服务是现代化税收档案管理的重要标志，南通市海安地方税务局把加强档案资源共享服务作为深化专业化改革的一项重要举措。

一是及时挂接，拓展档案数据集成功能。按照“零差错、零缺失、零盲区、零重复、零泄漏”的“五零”要求，收集整理各类征管资料。优化升级后的电子档案系统不仅支持纸质资料的扫描录入、电子文本的直接归档，还直接与省级大集中系统数据回流库、公文处理系统链接，实现征管资料的电子化录入、流转和处置。同时系统具有灵活的电子文档存储功能，支持文本、图像、多媒体等多种电子格式的管理，确保了资料归档的全面性和准确性。

二是实时共享，便捷高效利用档案资源。注重档案动态收集管理，及时将税务登记、纳税评估、日常检查、所得税汇缴等游离于大集中系统以外的资料统一扫描，电子档案信息和纸质档案材料同步收集。在档案管理模块中专门开发了办税数据采集模块，对办税大厅、行政服务中心等前台受理需内部流转的资料直接扫描，管理员可以实时查询行政服务中心税务登记资料，及时进行新办户信息核实。系统可自动生成“一户式”电子档案，大大缩减了传统纸质资料人工归档和分发时间，税务人员在处理纳税人资格认定、纳税申报审核、发票管理、纳税评估等涉税事项时，可快速查看和调用所需的征管档案，提高了工作效能，真正实现了前后台资源电子化网络化共享应用。

三是全程监控，新辟绩效考评途径。档案的全程电子化收集保存为执法责任考核、绩效管理和税收风险管理考评提供了崭新思路，保真保全的各类文件、文档及征管资料为考核提供了新途径和重要依据。电子档案系统将征管资料扫描后，数字信息一经产生，不可更改，可以及时监控管户税收资料的形成过程，为执法检查和案件查处提供真实和完整的原始资料;另一方面，也为税收管理员的权责运用，保存原始记载，从制度和源头上为税收管理员正确行使职权和规范执法进行有效约束。

三、精准定位，提高档案利用“管事制”效能

如何策应“管事制”精细化集约化要求，实现税收征管档案利用效能最大化，是加强税收档案现代化建设的努力方向。

一是按事项设置分类代码。按照新一轮税源专业化改革征管事项设定了各类征管档案分类代码，包含税务登记类、申报征收类、监控管理类、综合类、自然人类、个体工商户等6 大类共60 个小类，确保税收业务事项管理实现流程全覆盖、对接零障碍。资料的保存更加准确规范，为档案服务于专业化“管事制”提供了可行的基础条件。

二是按事项进行资料整理归类。按照南通市局征管评查业务岗责新体系要求，结合县局重点税源分局、城区分局、农村分局等单位不同管理特点，根据“管事制”要求确定的管理事项按类收集移交相关征管资料，分类整理、序时归档。同时对各岗位配置和事项权限进行设置，确保电子档案系统与岗责体系有机衔接。

三是按事项丰富检索功能。针对单机版及初级网络版档案系统存在的无法跨库查询弊端，在兄弟单位档案系统的基础上，加强了档案系统查询利用功能的开发，实现了分类、分户、综合、变更信息四个方面的查询，统计功能可以对19 类表格的自行统计。分类查询可以对户籍、项目、事项等分类查询，按照税源专业化管理的要求，兼顾行业、规模等不同因素；分户查询，可以按户对纳税人的登记、申报、管理、变更、注销等各类信息进行查询；综合查询，可以实现对征管、税政、稽查、文书、会计的数据库的跨库查询，可以查询任意关键词的所有相关资料。变更信息查询，提供了税收重要信息变更情况的查询。同时，系统还通过分户与分类查询相结合的方法，既可以查询该企业的所有档案材料，又可以查询某单位某时限内的同类资料，极大地提高了档案的利用效能，实现了对征管各流程环节立体式的检索和比对。

四、深度利用，现代化档案管理成效显著

电子档案管理系统正式上线，促进了征管工作的精细化规范化管理，拓展了档案资源服务征管工作的空间，实现了三个“转变”，在推进专业化征管改革中发挥了积极的作用。

一是间接利用向直接利用的转变。只要是本单位的合法用户，就可以在各自权限内利用手机或是内网进行登陆，就可以查询所需档案，权限外经过审批也可在系统查阅，不须去档案室调阅。

二是定期利用向实时利用的转变。及时整理、及时扫描，对征管资料的即时预归档，不必等到年度终了后立卷即可为用户提供实时利用服务，提高了资料利用的时效性。

三是单一利用向综合利用的转变。智能化的查询，网络化的管理，可以按用户需求，将原先分散在各岗位的资料自动检索并进行汇总，实现了跨库、跨部门、跨平台的综合利用，为税源集约化科学化管理提供了强大的数据基础。