浅谈地震监测台站建设项目档案管理＊

王 超

（中国地震台网中心，北京 100045）

浅谈地震监测台站建设项目档案管理＊

王 超

（中国地震台网中心，北京 100045）

简要分析了我国地震监测台站建设项目对台站建设档案管理工作的影响，阐述了做好台站建设项目档案管理工作的几点体会。

监测台站；建设项目；档案管理

引言

近年来，随着我国防震减灾事业的发展，地震监测台站建设数量有了较大的增加。这些监测台站的建设，为我国地震科学的发展提供了大量的大动态、高精度的数字化观测资料［1］，较大地提升了我国地震灾害监测的能力，但同时也使得各建设单位的台站建设档案数量急剧增长。地震监测台站建设档案是台站建设过程和建设成果的真实记录，也是台站基建项目建设及竣工、验收的必备条件，更是地震台站建成后运行、维修、管理等工作的重要依据。因此，做好地震监测台站建设档案管理工作，对加强档案的收集、管理，提高其开发、利用水平，为防震减灾事业服务具有十分重要的现实意义。

1 新形势对台站建设档案管理工作提出了新要求

地震监测台站建设是一项系统的工程，涉及基本建设、科学研究、观测与探测以及大型设备采购等几大类别的工作内容，由此形成的台站建设档案具有形成周期长、数量大、覆盖面广、涉及环节众多、协作关系复杂的特点［2］。地震监测台站建设档案的这些特点在防震减灾事业大发展的新形势下对档案管理工作提出了新的要求。

1.1 临时性的基建项目对档案工作者提出了新的工作要求

与台站建成后的日常运行相比较，台站建设只是临时的项目工作。这种临时性不仅表现在台站建设经费单独批复、独立核算，而且表现在项目建设人员变更频繁，工作调整时有发生。这种临时性的台站建设项目对档案工作者的工作提出了新的要求，不仅要了解台站建设的各个阶段的情况，还要与负责档案收集的项目工作人员甚至项目负责人及时沟通，了解人员变动、工作调整等情况，根据台站建设的具体情况，定期或按建设阶段组织档案资料移交工作，以保证档案资料的完整、准确，为项目验收做好准备，为台站建成后的日常工作奠定基础。

1.2 综合性台站的建设对档案收集整理工作提出了新的要求

中国的数字地震台网建设起步于20世纪80年代［3］，随着我国防震减灾事业的不断发展，建设具有多种监测技术手段，集观测、预测、科研三种功能于一体的综合性台站成为今后发展的一个主要方向［1］。这种综合性台站的建成，能够为地震预测和震后趋势判定提供及时、准确、可靠的观测资料，同时也极大地增加了台站建设过程中产生的档案资料的数量以及收集整理工作的难度。

在这种综合性台站建设的系统工程中，台站基础设施建设要符合工程建设的标准，不同监测手段的建设也要符合相关的台站建设标准，因此，形成的基建档案资料较为复杂，加之台站基建档案与各监测手段技术档案形成部门各异，收集、整理涉及部门众多，很容易导致归档立卷后的档案不能完整地体现台站建设过程。因此，在归档之前，必须按照档案管理的要求进行整理，使其能够合理地、真实地反映台站建设的全过程。

1.3 项目法人制的实施对档案管理模式提出了新的要求

从“国家地震安全计划”项目开始，中国地震局开始采用项目法人制对重点项目进行管理。推行新的项目管理体制是完善地震基本建设项目的管理，提高项目建设效益的必然要求。新的项目管理体制的施行，要求完善档案管理模式，并努力将其纳入新的管理体制中。这就要求项目法人改变以往档案人员介入较晚的档案工作习惯，严格执行档案工作与工程建设 “三同步”（即国家重点项目档案工作与项目设计、施工、竣工三同步）［4］，把项目档案管理工作从单个的工作环节扩展为贯穿项目始终的主要工作之一。

2 做好地震监测台站建设档案管理工作的几点体会

2.1 建立健全规章制度，统一档案工作的标准

加强和完善台站建设项目的档案工作制度建设，是做好档案管理工作的根本保障。因此，建立健全档案管理制度，将档案管理工作纳入项目实施管理的工作计划与过程之中是很有必要的。在项目实施之前，制定出具体的档案管理办法，用统一的标准对文件材料的收集、整理和移交程序，以及文件材料的归档范围、保管期限等相关业务内容进行规定，同时明确设计、施工、监理等单位的档案工作任务、职责，确保各部门在档案管理工作的各个环节中都有据可依。在信息化的新时代，还要对项目实施过程中形成的电子档案管理提出具体要求，确保项目档案收集的完整、系统。

2.2 稳定人员队伍，加强业务培训工作

不言而喻，人的因素是做好档案工作的主要因素。在地震行业中，项目档案管理工作中最基层的档案员往往由新参加工作的工程管理人员或单位办公室人员兼职，他们精通技术业务工作，但对文件材料的收集、整理、归档等业务不太熟悉，不能做到科学分类和合理立卷，工作往往处于一种被动状态。同时，由于他们往往身兼数职，对档案工作投入的精力不够，日常的档案工作只是将材料收集好，确保不丢失。

因此，在项目实施过程中，各项目档案员应相对固定，使其一开始就介入项目档案工作中，尽量保证档案管理的延续性和统一性。同时在条件允许的情况下，可以提前开展档案业务培训，一方面可以让档案员清楚地认识到自己在项目实施过程中所扮演的角色，明白需要收集哪些资料，哪些资料符合档案要求［2］；另一方面，要统一文件材料归档的范围及要求，提高档案收集的完整性、准确性、系统性，为项目实施阶段大量文件材料的归档管理打下良好的基础。

2.3 及时移交，对项目档案实行集中管理和分散使用

地震监测台站建设是一个涉及多种不同类别工作的系统工程，由此而产生、形成的档案必然地要分散于不同使用者手中。因此，地震监测台站建设项目档案应该实行集中管理和分散使用的原则，即档案员对所收集的文件材料进行整理，定期或按阶段向档案管理部门移交文件材料，并在专业的档案工作人员指导下进行归档立卷等工作。这样做，一方面，可以加强阶段性资料的整理工作，能够及时补充缺失或不全的材料，提高档案收集整理的准确性和完整性，另一方面，在台站建设期间，各建设（协作）单位保留相对完整的项目建设文件、材料，能够提高台站建设档案的使用效率，更好地推进台站建设工程。

3 结束语

地震监测台站是地震学数据产出的来源，台站建设档案既是建设全过程的真实记录，也是台站建成后运行、维护的依据。加强地震监测台站的档案管理工作是提高地震系统整体管理水平的基础性工作。随着防震减灾事业的不断发展，我们要以与时俱进的态度总结探索新的档案管理、利用方式，使档案发挥其应有的作用。

（作者电子信箱，王超：chao＠seis.ac.cn）

［1］许健生.新时期地震台站的管理与建设.http：∥www.csi.ac.cn/manage/html/4028861611c5c2ba0111c5c558b00001/＿history/hxz/talkeq/t20070110001.htm

［2］周桂华.云南省地震局重点项目档案管理的几点思考.云南档案，2007（7）：51－52

［3］刘瑞丰，高景春，陈运泰，等.中国数字地震台网的建设与发展.地震学报，2008，30（5）：533－539

［4］陈鸣凤.重点工程项目档案管理现状与对策.经济师，2010（12）：221－222

On the management of files for the earthquake monitoring stations construction project

Wang Chao
（China Earthquake Networks Center，Beijing 100045，China）

The impact of the station construction project for China′s earthquake monitoring on the file management of the project is analyzed briefly.Some experience to bulid and manage the files of the station construction project are described.

monitoring station；construction project；file management

P315；

A；

10.3969/j.issn.0235－4975.2012.12.009

2012－05－30；

2012－10－16。