地震系统档案库房建设的思考＊

朱少华

（山东省地震局，济南250014）

地震系统档案库房建设的思考＊

朱少华

（山东省地震局，济南250014）

档案库房是收藏保管档案的专门用房，在档案的建设和发展中发挥了极其重要的作用。本文通过对目前地震系统档案库房实际情况的分析，提出了今后档案库房建设的发展方向。

地震系统；档案库房；建设

近年来，随着国家对防震减灾事业投入的增加，各类地震科研项目、重点建设项目持续增多，由此而产生的地震档案数量快速增长，档案门类和收集范围不断扩大。为加强档案管理，发挥档案的重要作用，档案管理工作力度逐步加强，中国地震局制定了一系列档案工作的规范性文件，地震档案的软件管理水平得到了明显的提升。

与此同时，档案硬件建设发展水平却不尽相同。一些省、市地震局建设办公大楼和应急指挥中心时，把档案库房建设放在重要位置，不仅考虑到档案库房的面积，还考虑楼层位置的合理性，有的单位还设立了独立的档案馆。但还有部分单位在基础设施建设中忽略了档案库房的建设，对地震档案管理的长远规划考虑不足，使档案的保管存放面临窘境，与事业发展不相匹配。

地震系统各单位在新建基础设施时，应对档案库房的建设从长计议。地震工作者，新老交替，不断变换，但档案是唯一不变的真实记录防震减灾事业发展的历史见证。保存好它们，就等于保护了历史真实，保护了我们每一代地震工作者所付出的心血和努力，保护了防震减灾事业发展的历程记录。

档案库房是存放档案的场所，其保管方法和技术手段的优劣直接决定了档案的寿命及安全。当前，档案信息化和数字档案馆（室）建设、新型档案载体的大规模出现对档案库房的建设提出了更高的要求。传统意义上的库房，如利用普通房舍或一般的办公用房，面积小，条件差，极不适宜档案的安全保管，已不适应形势发展的需要。智能化、现代化的新型档案库房已成为各个单位建设的目标。2000年，国家修订了《档案馆建筑设计规范》，要求档案库房在设计时要用发展的眼光，认真规划好库房建设面积，至少留出有20年的档案进馆（室）空间。同时，为了使现代化设备发挥更大的作用，应尽可能使用大开间库房。因此，档案库房建设已成为地震系统档案管理工作中不能忽视的重要问题之一。笔者认为在新建档案库房时应注意以下几个方面：

1 对档案库房进行合理设计和长远规划

随着地震系统各级领导对档案工作重要性的认识不断提高，管好档案、改善档案保管条件，已经摆到了各级领导的议事日程。地震系统各单位在新办公楼建设时应当将档案用房建设作为改善档案工作基本条件的主要措施纳入到新办公楼的设计、建设计划之中，并在确定档案用房面积、功能和安全措施等方面要有长远打算。鉴于档案在防高温、防潮、防火、防污染等方面的特殊要求，档案库房既不能选择在办公楼的顶层或底层，又不能靠近食堂或其他光源、污染源的场所，也不能让水管等管线通过；档案库房应减少装设外窗，确有必要，应避免在东、西面开窗，并应加装窗帘、遮阳板等遮阳设备。按照档案库房建筑规范的要求，档案库房应选在办公楼的中间层次，既减少了楼房顶层高温、易渗漏、底层潮湿等不利环境因素对库房保管条件的影响，也减少了楼房东、西侧太阳辐射热及光线对档案的影响。

档案管理部门应根据有关库房建筑设计规范及档案安全管理规范等要求，加强档案库房设计、库房选层、添置及选购设备等工作的指导，根据实际情况和需要，提出合理的建议。同时，基建部门应主动与档案管理部门联系，以获取有关的建设信息和工作建议。

2 档案库房的安全防护要求

（1）重视档案库房的温湿度监控。档案库房温度控制在14～24℃，每昼夜波动幅度不大于±2℃；相对湿度控制在45%～60%之间，每昼夜波动幅度不大于±5%。档案库房应安装空调机、除湿机、温湿度测记仪器（或温湿度自动监控系统），这些仪器设备的安装和使用能够保证档案的保管条件。2011年8—9月份，笔者曾到山东省部分省直单位进行档案库房的调研工作，走访了山东省工商局、山东省气象局和山东省高级人民法院等单位。山东省高级人民法院新办公楼的档案库房设在办公楼的二、三层，总面积为2324m其中包括文书档案、会计档案、磁介质档案、专门档案等8个专用档案库房。阅档室面积为16m2，办公室面积为120m2，机房面积为90m2，密集架151组，复印机2台，缩微机1台。档案库房实现了安全保护智能化综合管理。具有温湿度自动测控功能、自动防盗报警功能、自动防火报警及灭火功能、自动消毒灭菌功能等多项自动调控功能。将档案库房的“八防”（防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防温、防虫、防尘）措施落到实处，实行了集中、统一、立体化、智能化综合控制、管理，库房档案得到及时、有效的安全保护，同时又大大降低了档案管理人员的劳动强度，真正实现了库房档案现代化安全保护。

（2）防日光直射和紫外线照射。采用人工照明时，宜选乳白色灯罩的白炽灯。当采用荧光灯时，应有过滤紫外线和安全防火措施。

（3）防有害生物。档案库房应尽量将温湿度控制在标准范围，档案箱柜内应放置防虫、防霉药品，并及时更换。有条件的库房可配备臭氧发生器，净化库房空气。为防虫和防鼠，管道通过墙面或楼、地面处均应用不燃材料填塞密实。其他墙身孔洞也应采取防护措施。

（4）防尘、防污染。档案库房及箱柜保持整洁、无灰尘，进出库房要更换鞋子，箱柜、地面要用吸尘器、拧干的抹布、拖把清洁。严禁将其他用品与档案一同存放。

（5）防火。首先，档案室各类用房平面布局和功能分区必须符合消防要求，内部装饰材料应采用非燃烧或难燃烧材料，库门应做成甲级防火门。其次，要加强电气安全管理，电气线路应用铜芯导线，配电线路宜采取穿金属管暗敷，档案库内禁止设置配电盘，做到人离库时必须切断电源。空调、去湿机应单独设置电线路，库内一般采用白炽灯，灯泡与档案资料间应保持50cm以上的距离，库内不准使用电炉、电热棒等电器设备。第三，档案室内必须配置固定的消防灭火设施，并定期进行检查、检测、保养和维护。灭火器的配备按照消防要求，每100m2不少于4只，定期检测，充气换药，以确保其安全有效。有条件的单位库房可设火灾自动报警系统及安防监控系统，但库房不得采用水喷淋灭火系统。

（6）防盗。档案库房、箱、柜门应及时上锁，钥匙由档案管理人员保管，非档案管理人员不得擅自进入库房。离开库房应及时关灯、关门、关窗。档案库房一般应安装防盗报警器。

3 档案库房管理设备配置、装具质量的要求

（1）合理选择档案装具。档案装具应符合国家标准［1］，适合放置A4、B5、会计档案、基建图纸等各种类型档案。宜采用不燃烧材料或难燃烧材料制成。装具排列的各部分尺寸应该达到以下要求：主通道净宽不应小于1.00m，两行装具间净宽不应小于0.80m，装具端部与墙的间隔不应小于0.60m。库房内档案装具应成行垂直于有窗的墙面，外墙采光窗宜与档案装具间的通道相对应，当无窗时应与管道通风孔开口方向相对应。

对于新建的档案库房应该安装质量符合国家标准、数量充足、能存放10年左右的档案密集架［2］。密集架能增加库房使用面积，利于防火、防光、防尘，但造价高，调阅和保护档案不便，对库房承载能力有较高要求；开放式档案架结构简单，空间利用率高，防护档案性能不如档案箱、柜。各单位应根据档案库房条件、档案的规格、特点，合理选用，而特殊载体档案因对温湿度有较高要求，宜存放在专门的装具内。

（2）加强特殊载体档案的管理。地震系统经过“十五”数字网络项目后，地震台网测震数据全部改为数字化记录，每天的记录均刻录成光盘。新型载体档案的出现对档案库房的建筑和保管条件提出了更高要求。

光盘、磁盘等载体档案对保管条件要求较高，如环境温度一般要保持在17～20℃，相对湿度保持在35%～45%；环境磁场干扰强度不大于2400A／m，防灰尘防有害气体，正确存放等。若环境磁场强度大于规定值时应设专用防磁柜；光盘、磁盘正确摆放，确保不被挤压；灰尘是磁盘、光盘的大敌，必须保持环境的清洁，做好库房空气的过滤工作。

4 自动化档案库房建设的前景

现在越来越多的单位（部门）实现了档案库房的自动化管理［3］。一是智能密集架控制系统：利用计算机与电动式密集架结合，空间利用率高、容量大，保密封闭防鼠防火防尘，并且能够准确检索定位打开档案所在的柜子，找出所需的档案文件，既能提高档案的利用率，又能减少人为操作的繁琐失误。二是条形码数据处理系统：把实体档案、电动式密集架和计算机管理系统连接起来，通过条形码数据处理系统对档案进行上架，档案条形码就会与密集架柜子的条形码对应起来，实体档案就会与电动式密集架和计算机管理系统连接起来，从而实现实体档案在密集架上的定位。三是库房恒温恒湿系统：采用数控芯片为数据处理器，与中心计算机相连，接收传达各类信息，通过库房的温度传感器采集实时的库房信息，传递到计算机控制系统，由计算机控制系统根据温湿度的数值，自动控制除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌等设备的运行。这些先进科学技术在档案库房中的应用，改善了传统档案库房的工作环境，提高了工作效率，减轻了工作强度，已经成为档案工作发展的必然趋势。

5 结语

总之，目前档案库房的建设是地震系统应当高度重视的问题，我们不能在提高了档案管理软件的同时，降低了对档案硬件管理的要求。对档案库房设施设备建设的基本要求和档案的防护措施，要从本单位的实际情况出发，不要生搬硬套。档案部门在新建和修建档案库房时，应对本地区的自然条件、气候特点、档案数量等方面进行调研，选取最适宜、最安全、最科学的方案，提升档案在防震减灾事业发展中的重要作用。

（作者电子信箱，朱少华：zhushaohua1967＠sina.com）

［1］DA／T6-1992.档案装具.1992

［2］DA／T7-1992.直列式档案密集架.1992

［3］姬晓鹏，赵红.浅谈自动化档案库房的建设.城建档案，2011（9）：71-73

Some thoughts on the construction of archival repository in the seismological sector

Zhu Shaohua
（Earthquake Administration of Shandong Province，Jinan 250014，China）

Archival repository refers to special storeroom of archives，which plays an important role in the development of archival undertaking.This paper presents some suggestions for the development of archives storeroom construction after an analysis of the status quo regarding archives storeroom construction in the seismological sector.

seismological sector；archival repository；construction

P315；G278；

A；

10.3969／j.issn.0235-4975.2012.04.005

2011-12-13；

2012-02-07。