浅谈公共图书馆资产管理现状及思路

海南省图书馆 韩川平 洪 懿

浅谈公共图书馆资产管理现状及思路

海南省图书馆 韩川平 洪 懿

文章结合公共图书馆国有资产管理现状，概括出目前公共图书馆国有资产管理普遍存在的一些问题，并探讨了相应的解决措施和对策，从而让国有资产在图书馆整体工作中发挥更重要的作用。

公共图书馆；资产管理

国有资产是图书馆履行职能和事业发展的基本物质保障，随着经济社会的发展和长期的积累，加上国家在文化基础设施上投资力度的加大，公共图书馆国有资产规模越来越大，因而加强公共图书馆国有资产管理，提高国有资产使用效益，对推进行政事业单位资产管理改革，完善公共财政意义重大。

1.公共图书馆国有资产的基本情况

公共图书馆的资产是由国家投资和拨款等形式构成的资产，它不以赢利和增值为目的，是一种公益性的国有资产。“十五”以来，随着经济社会的快速发展和人民群众日益增长的精神文化需求，全国公共图书馆机构数逐年增加。据统计，截至2010年底，我国共有公共图书馆2884个，各级财政每年对图书馆行业的投入已达约300亿元，图书馆相关产业已形成一个规模不小的产业集群。

按照我国《公共图书馆评估验收标准》的基本要求，全国尚需建设馆舍318万平方米，涉及市场规模约47.71亿元。与之相关的家具需求为：每年新增书架8162.5千米、报刊架507.45万个、电脑桌椅累计6280万套、办公家具累计53564套。此外，我国目前已列入计划但尚未完成的公共图书馆固定资产投资为51.56亿元。

2.资产管理存在的主要问题及原因

公共图书馆国有资产数量庞大，且实行的是国家投资、财政拨款的公有办馆体制和投入机制，长期无偿使用，使人们形成了不重视成本和效益的观念，目前国有资产管理现状不容乐观，管理薄弱，存在不少问题，主要表现在：

2.1 资产管理分工不明，职责不清

具体表现为：资产管理机构设置情况不一，有的公共图书馆设有专职资产管理机构负责国有资产管理，有的设在财务部门，还有的由办公室、后勤部门、设备管理部门等多个部门分别负责；管理人员在配置上也有缺位，只有部分省级公共图书馆设置了专门的国有资产管理岗位，配备专职资产管理人员，其他多是兼职的国有资产管理人员。

由于国有资产管理的责任部门不统一、职责不够清晰、岗位设置缺失、人员配置缺位，管理方式比较粗放，造成国有资产管理工作时会出现以下局面：(1)许多资产各相关部门共同管理，往往是“共管地带，共而不管”；(2)制定制度、开展监督等资产管理工作时“谁都负责，谁都不负责”。

2.2 资产配置不合理，资产管理与预算管理脱节

公共图书馆资产购置的资金来源于财政拨款，由于占用上的免费性，造成公共图书馆追求各种办公条件、设施完备，自成体系，往往不考虑资产的使用效率，资产配置存在着盲目性和随意性。有些资金来源充裕的公共图书馆为跻身全国乃至世界先进行列，一味追求“高精尖”、“功能全”，对尚能使用的资产提前更新，导致了可用资产处于闲置状态；资金来源较差的公共图书馆，资产短缺，需添置资产不能及时到位，影响了日常工作。

同时由于资产管理报告与信息体系尚未建立，造成财政部门不能准确掌握各图书馆资产存量，预算安排较为被动，资产管理与预算管理脱节，难以从源头上做到资产的合理配置。

而行政事业单位间资产合理流动机制还不健全，资产部门所有的意识依然很强，国有资产的跨部门调拨很难实现，资产短缺的公共图书馆无法通过调剂手段得到所需资产，则出现公共图书馆承担的任务量与所占有使用资产不协调，资产重复配置，闲置浪费与紧缺并存的现象，降低了资产配置的效率。

2.3 资产权属不明

资产清查和核实工作中发现，由于历史的种种原因，海南省图书馆馆舍没有土地证、房产证等权属证书。经咨询，许多公共图书馆馆舍都没有正式产权证，常以使用权管理权代替所有权，谁占用谁所有。如个别主管局以下属图书馆名义立项建设，但其资金来源绝大部分为国家财政拨款，图书馆很少出资，资产权属模糊；还有一些行政事业单位由于土地权属不明，几个单位共同占有使用的土地均未进行清查登记等等资产权属不明，例如海南省图书馆和海南省博物馆、海南省歌舞剧院等单位共同占用着文化公园的土地。这些单位土地使用权、房屋产权不明，国有资产的安全及其权益得不到保障。

2.4 资产管理基础薄弱

一是资产核算不规范。不少公共图书馆国有资产及其他实物资产只设总账，未设明细账或者未按资产类别、品名、数量、单价等进行账务登记；一些单位交付使用的国有资产或财政拨款以外取得的国有资产未入账；购建国有资产只列支出，不计资产形成大量账外资产，由此导致了家底不清。二是年终资产清查工作不扎实。一些公共图书馆多年不做此项工作或做得不够扎实，导致多年积累起来资产盘盈盘亏金额很大，账实严重不符。三是国有资产在科室之间的调拨、调整缺乏有效管理。公共图书馆国有资产数量大，分馆多，部门划分细，日常工作中经常会出现各上下属单位、各部门之间的财产借用情况。由于缺乏管理，单位、部门之间财产借用随意性较大。借用时无手续、无凭据，由于职责不清，责任不明，时间一长造成财产归属不清，清点困难。出现问题相互推诿，清点时往往以盈亏处理，造成账实不符。

上述问题在各级公共图书馆中具有普遍性。造成这些问题的原因，既有认识上的误区，也有体制不顺、制度不完善和监管手段的缺失的原因。

一是对国有资产认识不到位，管理意识淡薄。长期以来，受习惯势力的影响，公共图书馆对国有资产管理不够重视，“重钱轻物”，“重使用轻管理”，缺乏效益意识、管理意识、责任意识，是导致资产管理存在诸多问题的重要原因。

二是管理体制未理顺，管理不到位。公共图书馆目前执行的是在国家财政部于1997年颁布的《事业单位会计制度》财预字[1997]288号，该制度规定国有资产不计提折旧，报表上不反映国有资产的净值。随着图书馆国有资产使用年限的增加，国有资产的账面价值与实际价值之间的差额越来越大，有些公共图书馆国有资产管理部门是财务或者办公室、后勤管理处等部门，各部门之间管理权责不清晰，职能交叉，没有高效的管理体系和完整的责任制度，不能及时发现问题，使得国有资产的管理与其实物流动、占用使用相互脱节。这是公共图书馆国有资产管理无序的根本问题。

三是管理制度不健全，监管力度不够。公共图书馆把业务工作、读者服务放在第一位，这些方面的管理规章制度较为完善，而经济管理方面的规章制度则较为薄弱，特别是国有资产管理的规章制度还不很完善，上级部门对图书馆国有资产的管理也没有较为明确的指导性意见，加上文化事业部门、财政部门对固定资产的分类，都有自己的分类标准。因此资产管理部门和财务部门的分类标棒也不尽相同。导致不同资产管理部门统计数据很难一致，在实际操作过程中往往账物分离或账账、账物不相符，有可能导致固定资产流失。加上各公共图书馆国有资产管理专职机构组建时间都较短，资产管理体制尚未完全理顺，各部门、各单位的资产管理职责还不到位，因此，监管力度不够，加之行政事业单位对现有资产管理制度执行不力，也是资产管理存在问题的原因之一。

3.加强资产管理的思路

3.1 完善公共图书馆国有资产管理体制

3.1.1 提高认识，强化资产管理观念

长期以来国有资产管理都是财务管理中最容易忽视、较为薄弱的方面，主要原因是管理观念淡薄。公共图书馆主要领导对国有资产的管理是否重视，是管好用好国有资产并保证其安全、完整的重要因素。事实上，在很多单位借一百元现金都需要层层审批，借一件上千元的国有资产却很随意。现金账上有一元对不上都要反复核对，而上万元的资产丢失、盘亏却毫不在意。这都是由于在国有资产管理上缺乏有效的管理机制和责任意识而引发的怪现象。因此，需要公共图书馆主要领导对国有资产的管理给予足够重视，教育全体员工树立国有资产管理人人有责的观念，提高资产管理人员的法制意识，明确落实资产管理责任，形成国有资产人人监督、人人有责的局面。

3.1.2 健全管理制度，规范国有资产管理的工作程序

从目前大多数公共图书馆的国有资产管理现状来看，对国有资产疏于管理，缺乏长期、有效的资产管理制度，管理制度执行不到位。因此，按照国有资产管理的有关规定，并结合各单位的实际情况和业务特点，建立健全国有资产管理的长效机制和完善的管理制度已成为当前各级公共图书馆加强资产管理的当务之急。虽然所处地域、分管行政主体不同，机构设置等情况也有所差异，但是完全可以根据本单位的实际情况制定一套切实可行的管理制度。特别是从前期的购置、登记到使用人的领用、保管到固定资产的归还等一系列程序，必须要有专门的管理和严格的制度。

3.2 规范资产使用及处置行为

一是公共图书馆应完善资产登记、使用、保管、报废、移交、清查等内部制度；建立固定资产登记卡和台账，健全资产账目，定期进行财产清查，保证账账、账实、账卡相符，将资产管理责任落实到有关部门和个人。二是加强资产审批和评估管理。对资产出租出借、资产处置必须按规定权限审批，结果报财政部门核准、备案。三是建立部门之间资产调剂机制，对闲置资产和超标准超编制配置的资产，进行调剂或捐赠，促进部门之间资产的合理流动。

3.3 严格预算约束，实现资产管理与部门预算相结合

坚持统一领导，统一计划，统一采购，统一分配，统一调度的要求，对国有资产购置项目进行统一审核，购置经费进行统一集中审批。加强国有资产购置的计划管理，分部门编制近期和中长期购置计划，编制财务预算，大型设备的购置要考虑使用人员的实际需要和技术能力，参照图书馆现有设备使用状况有计划有目的地购置，尽量避免重复购置和资金浪费。对批量使用的固定资产，设立招投标部门，公开招标，集中采购，节省成本。科学地细化预算编制，制定单位统一的预算编制原则和方法，打破原有的条块分割、部门分割的管理模式，提高预算管理水平和资金使用效益。

3.4 加强产权管理

对权属不清以及清查登记在下属单位的土地、房产等大宗资产，根据财政部相关规定，由财政会同相关部门进行产权界定或者进行产权划分，明确权属，以利加强国有资产及其收益管理，落实资产管理责任。同时通过产权登记等形式明晰产权，确保国有资产权益。

3.5 加大国有资产监管力度

为了协调全馆的资产管理，应明确资产管理部门为公共图书馆资产管理工作的业务领导机构，各部门应自觉接受其业务领导并认真执行国有资产管理的规章制度。加强资产管理部门的行政效力，奖惩分明，切实落实好物资采购各环节相关制度。公共图书馆资产管理部门还需加强对国有资产的监督，应着重抓好三方面：一是资产存量的监督，资产管理部门应不定期组织清查工作，通过实物盘点，监督二级管理单位是否达到账账、账物相符，并提出相应的整改意见；二是资产变动的监督。主要监督资产增加或减少、保管人的更换等手续是否齐全，账簿登记是否清楚；三是国有资产出租、出借的监督。着重监督出租出借实物资产是否已经得批准并是否按时归还等情况，防止个别单位或保管人擅自出租出借，造成国有资产的损耗带来的隐性流失。只有这样，才能解决公共图书馆存在的资产利用率低、闲置多、局部管理混乱问题，形成对全馆资产的合理配置和有效监督。

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