浅谈工程施工资料管理的四大要素

徐冰

摘要：工程资料是建筑工程中一项非常重要的组成部分，对工程质量具有否决权。在其控制过程中：及时性是前提、真实性是灵魂、准确性是核心、完整性是基础。在工程资料的管理中，资料员是第一责任人。要提高资料管理人员的专业水平，高效科学的进行工程资料整理归纳工作。

关键词：重要性、及时、真实、准确、完整、态度技能沟通 职责

Abstract: the engineering material is a construction project a very important part of the construction quality have veto power. In the control process: timeliness is the precondition, authenticity is soul, accuracy is the core, integrity is the foundation. In the engineering material management, librarians is the first person. To improve the material management professional level, high efficiency of science engineering data inductive work.

Keywords: importance, timely, true, accurate, complete, attitude, communication skill duty

中图分类号：TU981.7文献标识码：A 文章编号：

1.工程资料管理控制过程的四大要素

1.1工程资料的重要性

建筑工程资料是建筑建设活动中形成的原始的、图物相符的、有保存价值的真实记录和实际反映。由于工程项目一般都具有隐蔽性，所以对于工程质量的检查以及规范，就要通过资料来具体体现，一个工程项目资料的完整与质量，直接影响到这个工程项目的竣工使用，所以工程资料的管理是一个建筑工程中非常重要的组成环节。一个工程从建设项目的提出、筹备、勘探、设计、施工到竣工投入使用等过程中形成的文件材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等资料,都属于工程资料收集、整理、归档的范围。工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，建设部要求进一步加强对工程项目建设档案管理的重要性和紧迫感的认识，并明确指出：任何一个工程，如果技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格，对工程质量具有否决权，足见工程资料的重要性。

1.2及时性是工程资料管理的前提

建筑工程资料的管理是具有动态性的,伴随着施工进程再不断的发生。及时性是做好工程施工资料的前提。工程资料是对建筑实物质量情况的真实反映,因此要求资料必须按照建筑物施工的进度及时填报、整理。施工中的“自检、互检和交接检”的三检制度，工程材料进场复试和试验资料使得质量管理体系要求工程施工资料的整理必须及时,这是施工时严格控制的质量环节。质量控制、进度控制和资金控制也同样要求工程技术资料必须整理及时, 为领导决策提供依据,为工程项目科学管理提供保障。向监理单位和政府监督机关及时报送各项工程技术施工资料,也是评定工程质量的重要部分。因此,工程技术资料的整理应杜绝拖沓滞后,闭门造车现象和应付突击式的心理。

1.3真实性是工程资料管理的灵魂

工程资料是对该工程进行检查、维护、管理、使用、以及为以后的改扩建施工提供最真实最原始的依据。一旦失真，将会造成极大的问题。资料的整理应该本着实事求是,客观准确的原则,不要为了偷工减料或省工省料而隐瞒真相;也不要为取得较高的工程质量等级而歪曲事实。所有资料的整理应与施工过程同步。工程材料使用前必须有出厂合格证和必要的复试,试验合格后报监理审核同意才能在工程中使用。采取见证取样送检制度,试验应有见证取样记录。分项工程质量评定必须到现场实测检查,不得闭门乱填。测量记录必须准确无误，严禁私自更改测量数据。严格按照隐蔽工程检查制度，所有需隐蔽的工程必须经监理审核同意隐蔽后方可进入下一道工序的施工。

1.4准确性是工程资料管理的核心

工程资料的编制及填写要严格按照国家相关法律法规及建筑施工规范和设计图纸的要求。施工组织设计、方案和技术安全交底、施工作业指导书等要符合图纸及规范要求。预决算及验工计价资料更加要求准确、真实、详尽。混凝土强度评定应明确验收批次的概念,应区分不同的分部或施工段,正确运用统计和非统计评定方法。分项工程质量评定的填写应规范化，不能使用莫能两可的词语表述。保证项目内容填写应详细具体。基本项目的每个子分项的等级应按优良百分率确定。分项工程质量评定应根据主控项目必须全部合格和一般项目必须符合要求的规定。建筑工程质量管理应具有前瞻性,工程技术资料的编制要以预防和控制为主。我们可以根据编制的相关施组、交底和方案来协调工作,准确地实现质量安全目标。1.5完整性是工程资料管理的基础

不完整的工程资料将会导致片面性,不能系统地、全面地了解单位工程的质量状况。工程伊始，上级批准文件;计划任务书;工程地质、水文、气象、地震等资料;征地、拆迁安置等文件;项目的方案及初步设计文件资料;规划、消防、环保、卫生等政府部门的审批文件;工程施工中标文件及有关合同、协议书;施工许可证及开工报告；整个施工过程中质量安全控制的资料方案文件；直至工程竣工验收及质量鉴定文件资料;工程竣工结算及其審计报告等文件资料;工程有关的获奖证明、照片、录像、录音、光盘等都要完整收集起来。工程资料是核定工程质量等级的重要依据，根据建筑工程质量验收评定标准要求,工程技术保证资料必须基本齐全。否则,视为不合格工程,不能交付使用。为确保工程资料的完整性应设专人负责，及时收集整理工程相关的文件资料。

2.资料员自身四大素质

2.1对待工程资料管理工作的态度

现在有句名言叫“态度决定一切”，虽然有点片面，但其中也包含了深刻的思想意义。在别人看来，资料员的工作很轻松，实则不然。每个工程都有它的特点，资料员必须要有高度的工作责任感，事无巨细，耐心加细心的来完成工程资料的管理。用踏实、勤奋、认真及科学的态度去工作。资料员要有危机感、责任感，要珍惜自己的工作。交给你的工作不论大与小，都要用十分的热忱、尽己所能，仔仔细细、认认真真的去做好、完成好。在做好本职工作的同时对工作的各个环节都要有补位意识，并加强协调和配合，用团队精神来增加凝聚力、向心力。不断加强学习和广泛涉猎施工资料相关的书籍和有利于文化素养的书籍来提升我们自身的素质。同时在工作中不断地总结、再总结。找出不足之处，使每个工程项目的资料都能做到最好，都能得到顾客、领导和同事的认可和好评。

2.2工程资料管理工作中的专业技能

资料员最好是学习过建筑相关专业的课程，必须具备一定的的建筑专业知识。因为建筑工程资料管理工作是一项集工程建设管理、档案管理知识为一体的复合专业工作，所以必须具备一定的建筑专业知识、档案专业知识及操作计算机建筑应用软件的能力。 随着中国建设的不断升温,建筑资料员社会需求量逐年提高,现在资料员已成为工程行业必不可少的专业人才。首先岗位必备知识：熟悉国家、省、市城市档案工作法律、法规、政策、规定、标准；能看懂一般工业与民用建筑市政施工图，能编制修改工程竣工图；了解各种建筑结构施工技术和方向。能正确填写各种施工记录、隐蔽工程记录及竣工技术资料表格；了解工程测量有关知识，熟悉工程定位测量、施工测量、竣工测量，并能填写相应的工程测量技术文件及表格；了解文秘基础知识，熟悉城市建设活动的报告、批复、通知、纪要等应用公文的编写方法；熟悉城市建设工程档案的内容、范围。掌握工程档案收集、编制、整理的方法；了解计算机在档案管理中的作用及基本知识。这样才能对建设中形成的全部文件进行全面的检查、审核,发现问题,及时解决,补缺补漏,务必使得竣工材料做到真实完整。工程资料管理人员应经常参加相关培训,提高自身素质。

2.3工程资料管理工作中的沟通协调

在项目施工资料工作中，工作的复杂性、艰巨性，相信每个资料员都会遇到。如何完成好每一个施工项目的所有资料，就需要在日常工作中多思考、多交流、多协调，并用热忱、认真的态度去工作、去落实。

2.3.1与施工技术人员沟通很重要。因为施工技术人员是在施工现场第一线，对项目情况很了解，工地施工材料的数量，分部分项的施工情况，质量和安全情况，质量隐患存在的地方，这些资料都是要通过施工员了解。对于技术人员的建议要虚心接受并落实到资料管理工作中去。

2.3.2与施工其他责任方人员的沟通很重要。在与监理、业主和设计单位的人员的沟通中要用谦虚的态度及规范的语言进行了协调，对相关单位提出的意见和建议及时记录，反馈给领导，在最短时间段内解决。对于监理提出的工程质量及资料方面的问题要马上整改，按照要求落实到位。

2.4工程资料管理工作中的职责

在工程资料的管理中，资料员是第一责任人。首先要明确资料员管理的职责：负责工程项目资料、图纸等档案的收集、管理； 规范工程开发、施工期间的各类图纸、变更通知、工程合同及其他工程项目方面文件资料的收发、保管工作；检查工程管理人员对施工单位开工前及施工过程中进度计划的制订及调整的审批情况；检查工程管理人员在施工管理工程中的各管理资料的记录、整理情况，并对现场管理人员的资料收集、管理情况进行监督；对各种工程资料进行科学的编号、登记；检查施工单位的资料完成情况；做好技术资料的收文登记，并根据具体情况送监理、业主及其他相关单位或部门；加强相关部门之间的沟通和配合，协助工程技术人员做好与设计单位的联系。工程图纸、设计变更联系单要做好收发登记并及时交分管人员会签；工程联系单、通知单、工程图纸的发放记录进行登记整理；严格用印审核制度，加盖工程印鉴的文件、工程资料等，须经领导确认后盖章；做好图集、规范、标准文件保管工作，并做好借阅登记；所有工程内部资料，未经领导同意，不得外借或复印给外单位；经批准借阅外单位的文件，须按规定办理借阅手续；到期归还时，须双方签名确认；不能将内部资料透露他人；为保证文件资料不外泄，资料员有责任控制人员进出资料室；建立工程资料台账，如图纸台账、交底台账、变更台账、工程洽商臺账等，以便于归纳查找；应写好自己的施工日记，应记下：工地原材料送检情况，试块送检情况，以及各试验报告单的有效日期；各分部分项的施工时间，质量评定情况，报验资料的收发情况，监理和质量监督站检查情况等；做好会议纪要，与设计，监理往来的通知单，包括口头通知，要及时记录，方便以后补办书面手续。 如果在工作中做到以上的这些要素，便可以使资料整理归纳做到规范化、程序化、合理化，圆满完成工程施工资料的管理工作。

【参考文献】

[1]《建筑工程资料管理》；谢咸颂、陈锦平；化学工业出版社；2009年9月1版

[2]《资料员一本通》；中国建筑工业出版社；2008年5月1版

[3]《建设工程文件归档整理规范》；中华人民共和国建设部；中国建筑工业出版社；2002年5月

[4]《怎样当好资料员》；中国建筑工业出版社 2002年9月

[5]《浅谈资料管理的重要性》；耿丽君、苏鹏、刘洋 2010年