谈高校图书馆办公室工作价值及工作流程标准控制

山西师范大学图书馆

〔山西省临汾市 041004〕 郑晶荣*

在当今飞速发展的现代化时代,高校图书馆办公室工作人员除了要掌握计算机操作技术以及其他办公现代化技术外,还要与时俱进,改变观念,才能全方位、高效率地做好办公室的服务工作。

一、高校图书馆办公室的特点及岗位职责

高校图书馆是办好高校的三大支柱之一。高校办得如何,图书馆起着重要作用。而图书馆办公室又是图书馆的窗口,是图书馆与外界联系的桥梁和纽带,是为图书馆管理与业务工作服务的核心机构。所以,图书馆办公室的工作具有非常重要的作用。它既有一般办公室的特点,又有与图书馆专业知识不可分割的联系。所以,随着时代的发展,今天的高校图书馆办公室工作已由过去单一的行政事务管理转向多元化服务,具有了多变性、专业性、服务性、综合性、主动性等特点,要求做到工作及时、主动、准时、严密、务实。

图书馆办公室的具体工作主要有:(1)围绕教学与科学研究工作,协助馆长搞好馆藏建设及开发利用,为读者提供多元化服务。(2)协助馆长组织开展全馆工作、安排有关工作和会议、进行内外联系、接待来访参观及馆领导交办的其他工作。(3)协助馆领导制定工作计划和规章制度,并检查落实执行情况。(4)草拟工作总结、报告、通知,处理来往信函、文件,做好业务报表、科研报表、年鉴报表等各种报表的统计上报。(5)印鉴的保管和使用,业务档案和人事档案的积累、整理和管理等文书档案工作。(6)各种用品及图书加工器材的采购、保管和发放,设备家具管理、财务管理、清洁卫生、职工福利以及水电暖的管理维护等工作。(7)职工考勤及消防安全保卫工作。(8)协助馆领导组织业务学习和学术研究活动。(9)值班室管理工作等。

二、高校图书馆办公室工作的价值

高校图书馆办公室处于全馆工作的中枢和综合协调地位,直接影响着整个图书馆的发展,无疑扮演着非常重要的角色,是图书馆工作不可缺少的重要部分。其工作价值主要体现在:

(一)图书馆办公室是全馆工作的中枢部门

办公室处于全馆工作的中枢位置,了解信息量较大,在馆领导作出决策前,将大量信息经过严格筛选汇总,将高质量、高标准的信息提供给馆领导,为馆领导科学决策提供有效基础材料,并为馆领导出主意、想办法、提建议、献良策,做领导的参谋与助手。

(二)图书馆办公室是全馆上下沟通的桥梁

首先,办公室的工作人员要经常深入基层,到服务第一线调研,了解全馆工作人员的工作、想法、意见和建议,在馆领导作出决策前,把基层的情况及时反馈给馆领导。同时,把馆领导的意图及时传达给各部室,进行上下沟通,使馆领导作出的决策顺畅下达。其次,为读者着想,了解读者需求,及时与馆领导沟通,提出解决方案并加以实施,真正将“读者第一,服务至上”落到实处,起到承上启下的作用。第三,同学校其他部门搞好联系与取得了解和支持,与各院所及各职能部门沟通,达成共识,圆满完成各项任务。

(三)图书馆办公室是与兄弟院校图书馆联系的纽带

高校图书馆办公室的工作人员要经常与兄弟院校图书馆联系,了解各馆的工作近况,进行信息沟通,将准确信息向馆领导反馈,学习兄弟院校图书馆的先进经验,了解自己的不足,找出差距,加以改进和提高,互相补充,互相学习,互惠互利,共同发展。

(四)图书馆办公室是全馆工作顺利开展的后勤保障

图书馆工作得以顺利开展,离不开办公室的后勤保障工作。做好水、电、暖的维修和畅通,办公与卫生用品的采购以及发放保管,图书加工器材的及时采购,设备家具的购买、维护和更新,还有职工福利发放,借阅证件的制作、管理和发放,毕业生离校手续的办理,年终考核、环境美化、防火防盗措施、安全保卫、考勤、卫生检查等工作,使全馆各项工作都能正常运行。

三、图书馆办公室工作流程标准控制措施

办公室是图书馆唯一的一个综合性部门,工作流程需要规范、严格、标准。办公室工作流程涉及面较广(如“图1”所示)。如何规范工作流程,如何掌握标准,直接关系到办公室的工作效能,也直接影响着整个图书馆的发展。

图1 办公室工作流程示意图

(一)做好各种用品与器材的购买、保管和发放

图书馆应制定“关于办公卫生用品采购与领用的有关规定”,办公室按照规定,根据学校每年下拨的办公经费和图书馆各个部室需要的办公用品做出计划清单,由办公室主任进行审批,交两名工作人员共同承办,在与保管人员办理登记手续入库后,办理报销手续。一般办公用品由各部室统一使用,节约部分可以跨年度使用,但不得超额领取。这样,可以合理使用办公费用,不会造成浪费。同时,多人参与,各负其责,形成链条,可以起到互相监督的作用。

(二)做好电子计算机耗材的购买、使用和发放

图书馆应制定“关于电子计算机耗材购买、使用和发放的有关规定”,办公室照章执行。需要购买电子计算机耗材时,应由所在部室主任打报告,写明耗材的名称、规格、数量等报馆办公室,由馆办公室主任审批,再由办公室两名工作人员共同采购,购回的物品在与保管人员办理登记入库手续后,再办理报销手续。领取物品时,保管人员要详细登记名称、价格、数量、日期等,并由领取人签名。

(三)做好学校文件及来往信函的处理工作

对于学校文件,图书馆办公室每天都要上网及时查阅。与图书馆关系不大的学校一般性文件,可以通知馆领导上网阅读,和图书馆有关的文件及学校重要的文件应打印下来,请馆领导传阅并在公文处理卡上进行登记,使馆领导可以及时根据学校文件精神部署和安排图书馆工作,保证政令畅通,提高工作效率。

(四)及时做好各种业务数据统计与报表工作

业务数据对图书馆来说非常重要,许多工作都要依靠数据进行。各种数据,如接待读者人数、借书量、还书量、购书量、馆藏量、分编加工量、数据库点击率等,都要真实准确。所以,办公室要抓好业务统计工作,每月月底要催促各部室主任上交当月的业务统计数据,由办公室将每月的业务数据进行汇总统计,馆领导及有关人员可根据这些数据,科学合理地对文献信息资源进行优化整合,使图书馆网站点击率和使用率得到提高,也为年终工作总结和下年度工作计划打下良好的基础。

(五)做好全馆考勤统计及出勤通报工作

图书馆的工作性质决定上下班时间必须准时,保证工作时间,才能为读者服好务。所以,图书馆工作人员上下班都要打卡,按时上下班,每日由一名馆领导值班,检查上下班打卡情况和中间查岗,实行日记录、月统计、年汇总,带牌上岗接受读者监督。办公室每月初将上月的考勤数据进行收集、下载、打印与保存,并对考勤数据进行详细地汇总统计与公示,以便于互相监督,保证全馆工作的顺利开展。

(六)做好安全与卫生工作

图书馆应成立安全卫生检查小组,由一名分管馆领导任组长,办公室主任任副组长,各个部门有关人员为成员。安全卫生检查小组,应根据图书馆制定的“图书馆环境卫生安全责任制度及实施办法”定期或不定期地对全馆进行安全卫生检查,并按照标准进行打分,最后将打分情况进行汇总、排队并至少公示三天。同时,办公室要将这一检查结果保存,作为年终考核与评选先进部室的参考依据之一。

(七)做好图书加工器材的购买与管理

图书加工器材包括书标、书标膜、磁条、条码、打号机等,采编部负责图书的分编与加工工作,采编部主任要及时清点加工器材的使用情况,在快要用完时,要提前给办公室打报告购买,办公室主任要做到心中有数,在审核签字后,交两名办事人员购买。买回的加工器材,采编部主任要签字领取。这样做,程序规范、层层把关、管理严密,不会造成浪费。

(八)做好对临时工与志愿者的管理

临时工到馆后首先由办公室人员对其进行培训,包括业务知识培训、消防安全常识培训以及了解图书馆的规章制度和有关规定等,培训后分配上岗,再由各部室主任带班指导具体工作,直到其能独立顺利完成本职工作。图书馆办公室对每一位临时工都要建立人事档案,填写基本情况登记表,了解他们各方面的情况,以便更好地进行管理。年终要根据临时工所在部室主任的考评意见进行考核,交馆领导综合考虑后决定下一年是否继续聘用。图书馆办公室管理和安排学生志愿者来馆参加各部门的劳动,根据志愿者的课余时间和各部门的实际情况进行安排,并要每天进行登记,最后根据其劳动时间的长短颁发证书或出具证明,并可在图书馆网上报道志愿者的劳动情况。

总之,图书馆办公室是一个服务性与综合性很强的重要部门,这就要求办公室人员把握好标准尺度,控制工作流程标准,把高校图书馆办公室工作做得更好。

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