论文评价索引在科研档案管理中的应用

徐 淳

（青岛大学医学院附属医院，山东 青岛 266003）

档案信息化是当前档案管理工作的发展趋势。在初步实现信息网络管理的基础上，如何更好地发挥微机网络优势，进一步开发利用档案是下一步的工作重点[1]。在当前科研档案管理工作中，常用索引方式是通过序号、分类等手段为查阅、统计服务，索引功能和服务目的较单纯。引入多种指标丰富索引内涵，可有效扩展档案服务。笔者以论文评价索引为例，详细阐述了研究背景，索引指标的选择和方案设计，探讨了实际应用价值。以期为相关机构的科研档案管理工作提供参考，并为进一步的开发与研究提供借鉴。

1 开发背景

1.1 科研档案管理中文献索引现状

近年来，基层科研管理部门对科研文献档案的归档管理工作逐步正规化。为了便于查找和统计，部分机构为归档文献建立了索引。根据档案数量不等，日常查找和统计要求各异的实际情况，各机构采用的索引关键词不尽相同。常用的索引指标包括流水序号、发表时间、学科分类、中图分类法、文献类型、文献来源、著者、著者单位等。有的采用单一指标，有的采用2个或2个以上指标配合使用。这些索引可以辅助查阅，操作便捷，但功能较为单一。

1.2 普及信息网络技术为索引奠定基础

医院档案管理工作中信息网络技术的推广应用有效促进了工作效率的提升，显著降低了管理人员的劳动强度，拓宽了业务发展的空间[2]。与此同时，数据库技术的应用使信息索引、查询和统计工作变的简便易行。档案管理软件提供了菜单式的基本信息录入方式，并实现了自动索引，为索引多样化研究和应用提供了契机和基础。

1.3 论文评价已成为科研管理部门的工作内容

论文是科学研究的基础和科研成果的具体表现形式，同时也是衡量研究人员技能和绩效评价的重要指标[3]。论文的评价，尤其是量化评价在科研立项、成果鉴定、职称评审、评奖、人才选拔等工作中具有重要的参考价值。在上述工作的开展过程中，科研部门必须组织或参与其中，这已成为科研管理部门的主要工作内容之一。

2 论文评价方法

为减少主观因素对结果的影响，科研部门通常采用客观方法对论文进行评价。常用的评价标准和方法较多，其中借助各种文献特征的数量，采用数学与统计学进行评价的方法，即文献计量学方法已获得众多学者的认可[4～5]。

2.1 论文的个体评价

由于同一期刊中的论文亦存在差别，针对个体的评价是相对合理和客观的。目前，常用评价指标包括发表形式和被引用情况。前者包括论著、论著摘要、综述、短篇、个案报道等。其中，部分体例之间的界限相对模糊，使用时需根据实际情况对俗成的概念予以明确界定。后者以被引用次数为主要量化指标，该指标受时间影响较大。可以是某时点以前的被引次数，也可以指出版后某时间段内的被引次数。一般来讲，被引用的次数越多，论文越易被同行或学界认可，水平也相对越高。

2.2 中文杂志的分级

目前可用的分级方法较多。根据主管和(或)主办单位可以将杂志分为国家级、省级和省级以下三类，后两者可合称为地方级。此方法的分级标准较难掌握，改良标准较多。如：在医学文献评价时，许多机构将中国科技协会主管，中华医学会主办的名称以“中华”开头的期刊定为最高级。此外，常用的分级办法还包括核心与非核心期刊。核心期刊是指“核心期刊目录”中的杂志。随着各种文献数据库纷纷推出自己的“核心期刊目录”，该标准一度出现混乱。

2.3 杂志的收录

期刊在被各种题录数据库、文摘数据库或全文数据库等检索工具收录后可显著提高被引率和影响力。因此，收录情况可间接反映期刊的影响力强弱，亦可作为期刊评价指标。目前，国内权威数据库包括中国学术期刊总库（清华同方），中文科技期刊数据库（重庆维普），万方数字化期刊全文数据库（万方数据），中国科学引文数据库（CSCD），中国生物医学文献数据库（CBMdisc）等。国际权威检索机构包括SCI（科技引文索引），EI（工程索引），ISTP（科技会议录索引）等。

2.4 文献计量学指标

常用指标包括影响因子、期刊被引频次、平均引文率、期刊被引半衰期等。其中，影响因子应用最广。该指标反映了近 2年期刊论文被引次数占论文总量的比例，对客观衡量期刊学术影响力具有重要意义。

3 论文评价索引关键词遴选的基本原则

索引关键词必须简练、规范并具有特征性。论文评价索引的关键词还必须易操作、客观、准确并充分考虑其实用价值。由于索引标注工作多由档案管理人员完成，各专业的知识存在不同程度的局限性，因此关键词的定义必须明确、易于操作。论文评价索引不仅可作辅助查找和统计之用，还可直接用做量化的客观评价结果，故必须确保客观、准确。此外，论文评价索引的实用性强，使用几率低的评价指标不宜选作索引关键词。对于时限性较强的指标，如被引次数，亦不适用于索引。

4 论文评价索引方案（以医学论文为例）

4.1 索引关键词

医学论文评价索引采用论文发表形式、杂志级别、核心期刊、杂志收录情况和影响因子5项关键词，即可基本囊括目前常用评价指标。

（1）论文发表形式：可分为论著、论著摘要、综述、短篇报道（包括个案）4类。一般来说，在同一杂志中，上述4种形式的论文价值和影响依次降低。

（2）杂志的级别：从高到低可分为“中华”系列、国家级、省级和省级以下4类。

（3）核心期刊：采用国内常用标准，将北大图书馆和北京市高校图书馆期刊工作研究会编写的最新版《中文核心期刊要目总览》作为核心期刊认定依据。该书每4年一版，2008年版为最新版本。

（4）杂志收录情况：主要以国际权威检索机构收录为指标。包括：SCI（科学引文索引）收录，EI（工程索引）收录，Medline / IM（医学索引）收录，CA（化学文摘）收录和EM（医学文摘）收录。

（5）影响因子：国内期刊参照中国科技信息研究所编制的《中国科技期刊引证报告》(CJCR)。国外期刊参照美国科技信息研究所(ISI)出版的《期刊引证报告》(JCR)。同时具有国内外2个影响因子的以JCR为准。CJCR和JCR均为每年1版，各版数据连续变化。以当年最新版数据为准。

4.2 索引解决方案

国内外科技期刊数量庞大，大部分索引指标目录复杂，不宜手工查找和录入。科研部门可利用数据库软件的自动匹配和运算功能，通过文献基本信息与导入或自建期刊信息数据源的匹配自动完成索引。

在本实例中，论文发表形式差异较大，需根据标准分类后再录入索引。杂志的级别、核心期刊、杂志收录情况和影响因子不需单独评价，可由软件自动索引。其中，杂志级别的分类无统一标准，需在使用前根据基本原则自行制定并建立数据表单。《中文核心期刊要目总览》、JCR、CJCR均有电子版，可直接导入。SCI、EI、Medline、CA、EM收录期刊情况可直接查询并制表使用。管理人员必须注意定期更新数据源，以确保准确索引。

5 论文评价索引的应用价值

5.1 实现了档案索引的功能多样化

论文评价索引不仅具有传统索引的功能，还可作为论文评价的初步结果，对科研管理业务、领导决策和其他相关行政事物具有重要的辅助支持作用。索引多样化是对专业档案的深入开发，是档案利用的一种方式。

5.2 丰富了索引内容，提高了检索效率

论文评价索引具有其他档案索引的功能，可辅助查询。由于索引关键词从评价的角度标识了论文档案的特征，丰富了可查询的内容，若配合其他索引可实现更加灵活的检索，使查询结果更加准确。

5.3 有助于科研成果统计分析工作的开展

以往对论文成果进行分析统计时，需组织专业人员回顾性查阅、评价和分类统计涉及的科研档案。每次根据统计的内容、归档情况和文献的规范程度均需耗费一定的时间和人力。若出现统计指标不规范，归档资料不全、损坏或文献界定困难等特殊情况，则工作量相应增加。引入论文评价索引后，工作人员在整理归档过程中即可完成论文评估工作。统计时只需将评价指标和其他查询条件输入软件，电脑将自动完成任务，此功能对辅助决策意义重大。

5.4 规范论文评价程序以提高评价结果

借助档案管理手段，通过建立一套相对客观的量化评价标准体系和评价手段，间接实现了对论文评价的规范化管理。由于采用了客观指标，传统评价过程中的主观影响和不确定因素显著减少。实际运用中，综合利用多个指标可进一步降低单一指标固有缺陷引起的偏倚，使评价结果更加客观、准确。

5.5 建立“索引即评价”的常态化管理

通过引入论文评价索引，建立“归档——基本信息录入——自动评价并索引”的工作流程，使论文评价常态化。当需要相关服务时，可及时调取评价结果信息，节约了时间和人力、物力，有效提高了科研、人事等有关部门的工作效率。

综上所述，论文评价索引具有常规索引价值和论文评价服务功能，在工作中具有可操作性，实用性强。是深入开发利用科研档案的一种方式。

[1]徐 淳,于炳江.基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践[J].中国医院,2011,15(7):64-66.

[2]徐 淳,徐晓风,董利波.“集团”模式下的医院档案管理[J].现代医药卫生,2007,23(13):2030-2031.

[3]刘志敏,姜润生.医学科研绩效评估现状[J].卫生软科学,2004,18(6):317-319.

[4]陈美伦,徐 淳.运用文献学资源综合评价医学论文学术质量[J].医学创新研究,2008,5(2):64-65.

[5]李海燕,周增桓,王斌会.新形势下医学科技成果评价指标体系的构建及综合评价研究[J].中华医学科研管理杂志,2003,16(4):211-213.