“邮件合并”的通用性

谭湘

（肇庆工商职业技术学院，广东 肇庆 526020）

“邮件合并”功能的文档通常具有两个规律，这样邮件合并功能就可以应用自如。

第一：是我们需要制作的数据比较大量；

第二：是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容，比如获奖证书模板、准考证模板等，这些都是固定不变的内容，而证书具体内容，准考证的填写等属于变化的内容。其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。

一、邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。具体地说就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，如Excel、Access数据源中的邮编、地址、姓名等标题行下变化的内容，从而批量生成需要的邮件文档，以便大大提高工作效率。下面我们利用批量制作学生成绩通知单为例介绍Of f ice中邮件合并的操作方法。

1、建立主文档。

2、数据源的内容，建立并输入内容。例如：在 Excel中的表格，内容如下：

3、合并方法

1）、菜单“工具”—“信函与邮件”—“邮件合并”

2）、把数据源放在主文档中

（1）在屏幕右边显示选项：文件类型：“信函”，下一步；

（2）选择开始文档：“使用当前文档”，下一步；

（3）使用现有列表：“浏览”，选择数据源的文件。有提示，直接回车按确定。

3）、对主文档的格式进行选择输入。

（1）插入合并域。对应的进行插入。如下图所示

（2）合并到新文件。数据源有多少条记录，

就会形成多少页。形成效果如右图：

4、邮件合并的主要组成成员是“主文档”和“数据源”。主文档是指固定的主要内容，比如成绩单的主体部分即“成绩单模板”文档；而数据源是变化的信息，比如“考试成绩表”，主文档的格式基本上是固定的，只有学生的成绩是不断变化的。

二、邮件合并的文档与普通文档的区别在于，使用了邮件合并的文档链接了数据文件，并通过数据文件中的记录实现文档更新。我们可以通过邮件合并工具档上的“设置文档类型” 按钮，将一篇文档在在不同类型（注意切换成信封和标签会删除当前内容）的邮件合并文档和普通文档之间进行切换。需要注意的是，一篇完成邮件合并的文档切换成普通文档后，仅仅是与数据文件断开了链接，与邮件合并文档并没有明显差别，同样能显示记录（显示切换成普通文档时所在记录），如果使用F9刷新就露出了真相，所有记录全部显示为域名，而不是相应的记录，这时的域只是“死域一条”了，当然，通过重新链接数据文件，文档中的域又可以“活”起来。

三、“邮件合并”的打印

1、在邮件合并主文档中打印记录要使用邮件合并工具栏上或邮件合并任务窗格中的“合并到打印机”来打印任意记录，而不能使用Word通用的打印来打印，否则只能打印当前记录，甚至不能正常打印。当然，通过“合并到新文档”以后，生成的文档就是一篇含有多个记录的普通文档，你就可以（且只能）使用Word通用的打印来打印任意页。

2、用一页打印多张成绩通知单

以上述例子来看，一页只放几行的成绩单的内容，一页纸就浪费掉，在现今社会以环保为前提，用一页打印多张成绩通知单。把新建文档如的“分节符”（^b）全部换成段落标记符（^P）。

在日常工作管理事务繁杂，存在大量重复性工作，通过节省重复输入和自动更新，从而大大提高了办公效率，使得资料管理工作简单化、科学化、系统化。邮件合并是 Word中最为实用、节约时间的特性之一，而很多人都没有合理地利用到它。如果你想要打印工资条、发放询证函等都是很平常的工作，资产的录入与登记，教学教务中的成绩打印，打印奖状，录取通知书，收藏证等等批量操作问题，或是任何需要批量发送的邮件，这项功能能够帮助你节约大量的时间。

[1]周察金 主篇：中文WORD 2000与Excel2000应用基础：高等教育出版社2003：204-207

[2] O ffice中邮件合并功能在中职教务管理中的使用

[3]国家职业技术鉴定专家委员会，计算机专业委员会篇写：办公软件应用（W indow s 平台）试题汇编2005修订版 W indows 98/2000/XP，O ffice 97/2000/XP：红旗出版社：2005：238-239