加强医疗机构特殊档案的管理

高海涛

【摘 要】随着现代医学科技的高速发展，档案载体发生了重要变化，形成了传统纸质载体与特殊载体档案（录音、录像、胶片、切片、光盘）等多元化的新型档案。本文就医院如何加强特殊档案的管理工作，进行了论述。

【关键词】特殊档案；管理；传统与特殊载体

特殊载体是指档案载体制成材料各异化学稳定程度不同，在档案制作、收集、保管等方面明显区别于纸质材料的档案载体。随着现代医学科技的高速发展，档案载体发生了重要变化，形成了传统纸质载体与特殊载体档案（录音、录像、胶片、切片、光盘）等多元化的新型档案。特殊载体档案的种类，特别是记录的内容非常丰富、其数量急剧上升，已成为当代档案的重要组成部分，同时也要积极探索特殊载体档案的收集、整理和归档工作，丰富档案资源。特殊载体档案的涌现，既丰富了档案门类，也丰富了档案的信息内容。因此，认真研究各种载体档案的特点，对其加强保管，已成为档案工作面临的重要课题之一。[1]

1 特殊载体档案管理存在的问题

1.1 管理制度不健全，格局混乱

当前，医院档案管理一般由设在行政办公室的综合档案室负责。在医院管理工作中，涉及档案管理的制度、职责较少，而且多以文书档案的管理制度为主，缺乏对特殊载体档案的管理制度。也缺少相关的检查考核措施，没有将档案管理纳入目标责任制考核范畴。由于历史的原因和医院行业管理的要求，综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案等，而x线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像档案、音像档案和部分实物档案等分属各个业务部门管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，五花八门，互不统一。

1.2 档案意识不强，保管条件差

特殊载体档案有特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，通常应配备空调设备控制温度并给予附加的防潮措施如放置中性吸湿剂。缩微片保管环境需有适宜的温湿度，且不含硫化氢、二氧化硫等酸性气体以防缩微品发生粘连、霉变、发脆、变硬、图象失真和乳胶层脱落等变质损坏现象。磁带的保护应注意避免灰尘的侵蚀要远离磁性物体防止磁带消磁。对于长期存放不用的磁带，要定期绕动，防止磁带粘连与生霉。光盘的保护应着重预防划伤预防受热、受挤压变形和老化。但由于其数据密度比磁盘也大许多倍，要求定位准确度更高尤其数据光盘一旦划伤或变形将可能导致整张盘的数据无法读出等。有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对特殊载体档案管理缺乏重视。特殊载体档案的保管条件比纸质档案要求更严格，很多单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用。

1.3 收集渠道不畅

现在，多数医院的特殊载体档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。开展各种活动的图片资料，各种新技术新项目的影像资料，各种学术会议的的声像资料，各种检查的X胶片、病理切片、实物标本等原始资料或交给病人自己携带，或分别由临床、医技等相关业务科室保存，给资料收集和查阅带来一定困难。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使医院中心档案室特殊档案资料不齐全，给档案工作的规范管理带来极大的困难。

2 关于对存在问题的对策和建议

2.1 领导重视是搞好特殊载体档案管理工作的基础

各级领导特别是单位主要领导要以科学发展观为指导，进一步增强档案意识，要把档案管理纳入重要议事日程，作为加强医院管理工作的重要内容来抓，将档案建设与医院总体建设同步规划、同步发展。利用专题会议、讲座、刊板、宣传栏和张贴宣传图片等形式，大力宣传档案工作，在全院营造良好的舆论氛围，进一步强化广大干部职工树立正确的档案观，端正人们对档案工作的态度，进而引起关注，获得大家支持。

2.2 加强制度建设是搞好特殊载体档案工作的保证

从长久保护和利用考虑，特殊载体档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前特殊档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。[2]首先，按照“谁制作谁负责”的原则，在工作项目结束后1个月内，按照归档范围、归档数量和归档质量要求，将所得到的特殊载体档案进行挑选、编写文字说明，并向档案部门移交，实行集中统一管理。同时档案管理部门应及时做好特殊载体档案的规范整理工作，完善说明，编制目录。同时要做好两套以上备份，确保档案安全。特殊载体档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等保护措施，尽量延长档案的寿命。规范化和标准化是档案工作考核的重要指标，建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，是档案管理的关键。医院要把上级的有关规定、标准，作为工作的依据，根据档案目标管理的需要，结合各自的实际情况，制定出适应医院工作的《特殊载体档案管理实施细则》，进一步完善特殊载体档案管理的归档、保管、利用、鉴定、销毁、保密及庫房管理等制度，使工作的各个环节有章可循，使得档案工作更趋规范化和标准化。同时，要制定相应的考核制度，各部门要严格把关，责任到人，将档案工作纳入科室目标责任制管理中，要求相关科室负责人要抓好归档资料的收集、整理，进一步促进档案管理的规范化。医院有关部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理的重点内容。对问题较多、基础薄弱的部门，要加大指导监督力度，不留死角。

2.3 加强人才培养是提升特殊载体档案管理工作的关键

档案工作是一项涉及多学科综合性的工作，且实践性很强，它点多面广，档案人员必须具有广博的知识和娴熟的技术。档案人员的业务素质是履行职责的知识水平和技术实践能力，要全面加强对档案人员、摄录人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好特殊载体档案奠定良好的基础。随着科学技术的进步，现代医学研究和治疗技术与生物科学及核物理学等多学科进行结合，应用于临床实践，这就要求档案从业人员充分掌握档案保护技术，认真学习物理、化学、生物、信息等方面的知识，只有掌握了这方面的知识，才知道制成档案的物质材料（胶片、切片、标本、光盘等）的性能及阳光、空气、温度、湿度、水火、尘埃及微生物等自然因素对它的影响，在保护中也就能作出相应的防护措施。通过专业培训、进修学习等渠道，使档案管理人员不断拓宽知识面、优化知识结构、抓好知识更新，解决不符合档案事业科学发展的思想观念，以适应现代技术发展的需要。同时要大力引进档案管理专业的中高级人才，重视档案管理的人才梯队建设，进一步适应现代档案管理的要求，为提高特殊档案的管理水平，为人民群众提供及时、准确的档案服务，促进医院的科学发展打下良好的基础。

【参考文献】

[1]袁国华.对几种特殊载体档案的保管[J].新上海档案，2005（11）：15-16.

[2]刘文杰.声像档案管理对策浅析[J].学术理论与探索，2008（8）：24.

[责任编辑：汤静]