高校图书馆数字资源采购工作的瑕疵及其矫正

(南京审计学院 江苏南京 211815))

当前，数字资源已成为高校图书馆文献资源的重要组成部分，其信息量庞大、使用频率高的特点使之成为高校教学与科研的主要信息源。因而，数字资源的采购不仅直接关系到高校图书馆的馆藏资源质量和经费使用效率，更影响到教学、科研的正常进行。但由于种种原因，与中外文图书、期刊等纸质文本的采购有一套完整的管理规范不同，当前我国高校图书馆的数字资源采购大都缺乏统一、规范的采购制度。采购流程、采购方式也多种多样，既有招标采购、集团采购等方式，又有竞争性谈判、单一来源采购和采购备案制等方式，即使针对同一种数据库，在不同高校之间也会出现多种迥异的采购方式。基于此，深入剖析高校数字资源采购工作中存在的主要问题与瑕疵，探讨统一、科学与规范的采购制度、采购流程与方式，具有重要现实意义。

1 高校图书馆数字资源引进途径

1．1 从数据库供应商购买、引进或取得使用权

1．1．1 集团采购。集团采购是目前国内高校图书馆购买综合性、多学科全文数据库的主要方式。这类数据库普遍价格昂贵，集团采购优势在于能够以规模优势争取较大幅度的订购费用优惠。我国高校的集团采购通常由CALIS或者JALIS等全国性或者区域性文献中心以组团方式引进。如由CALIS负责组团引进了Springerlink、EBSCO、IEL等外文电子期刊数据库，极大地丰富了高校电子期刊资源。可以说，集团采购是目前国内高校最主要的数字资源引进方式。

1．1．2 自主订购。除参与集团采购购买电子文献数据库以外，各高校图书馆在采购符合本校特色专业建设需要的专业性、边缘性学科数据库时，还会采用自主订购方式，如对CNKI、BP、CA等的采购即采用这种方式。自主订购由馆方代表与数据库提供商自行谈判，采取招标、单一来源采购、谈判等方式获取资源。

1．2 自建及其他

1．2．1 将本馆馆藏印刷型文献数字化。即将传统的纸介质文献数字化，成为数字化作品。

1．2．2 依托本校专业自建特色数据库。在尊重著作权人利益的前提下，根据本校专业特色，多渠道收集印刷、电子、影音等专业信息资源，并对资源进行编辑加工和数字化处理，局域网发布，供特定范围内读者浏览、下载。

1．2．3 开放获取资源。国内高校图书馆现在使用的OA平台主要是教图公司、中图公司开发的两个Open Access平台

1．2．4 自主搜集、整理的Internet上的免费资源。即收集下载、分类整理、编辑各种网上信息、数据库或者链接各种网页、网站，使之成为自己的虚拟馆藏。

1．2．5 其他。其一，订购纸本刊获得电子刊的免费使用权。其二，交换。其三，接受赠送。如出版单位随书赠送该出版文献的电子版，或者订阅某纸质连续出版物获赠该出版物的网络版。

对于国内高校而言，集团采购和自主采购是目前最通行的电子文献引进方式。其中，集团采购的采购规范及流程由《高校图书馆数字资源采购联盟工作规范(草案)》来统一管理和约束监督，依草案规定采取谈判方式采购;而自主采购作为仅次于集团采购的数据库引进方式，却存在采购方式不统一、规范缺位等问题，在一定程度上影响了高校图书馆的资源建设和利用效率。本文中所有讨论主要围绕数据库的自主采购方式来进行。

2 数字资源采购工作中存在的问题及原因分析

2．1 缺乏规范、统一的采购制度

高校数字资源采购方式主要有单独采购、集团采购、政府采购等〔1〕。价格较高的大型数字资源的采购通常以集团采购方式进行。此外的其他数据库要么以政府采购要么以单独采购完成，具体采购形式由各单位参照《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》自主决定。《指南》作为我国高校各类型文献采购的基本准则和行为依据，但其对电子数据库采购形式的相关规定只是原则性和程序性的，并不涉及电子数据库采购的规划、实施及管理、监督等重要内容，在实践中仍存在诸多问题。

2．1．1 对数字资源的采购工作并未作详细的规范。现有的《指南》对数字资源采购流程、操作规范、具体采购方式等重要细节仅有笼统的指导性规定，缺乏细致的参照性强的说明细则。如对于非集团采购之数据库，在由高校自主采购时，如何界定究竟该采用单独采购还是政府采购方式?单独采购究竟以招标还是竞争性谈判方式进行?招标或者谈判又应该遵循何种具体流程和操作细则?这些规范的缺失无不导致国内各高校图书馆各自为政，采购模式五花八门，到目前还没有形成一个全国通用的规范的、统一的数据库采购模式。

2．1．2 《指南》中缺乏对现有数据库种类的科学分类指南。《指南》仅规定:“根据数据库的来源，选用采购备案制、单一来源谈判方式、招标或竞争性谈判方式采购……〔2〕”，并且要求集团采购、限额以内的零星采购使用采购备案制;唯一来源的数据库使用单一来源谈判方式;多来源的内容相同或相近的文献数据库采用招标或竞争性谈判方式采购;其他非书资料的零星采购使用采购备案制;大批量采购时，视具体情况采用其他适用方式采购。《指南》缺乏对于“零星采购限额”、“单一来源”等特定概念的厘定廓清，缺乏对现有数据库种类的科学分类指南。不少数据库的采购工作脱离于《指南》规范之外，如那些不参加集团采购、单个价格又超过零星采购限额的数据库，《指南》并未给出明确的规范细则。

2．1．3 采购流程、操作规范等行业性准则的缺失，导致规范应有的约束力被行政权力所取代。目前还没有形成一个全国通用的规范的、统一的数据库采购模式，作为数据库采购具体实施者的基本层面，各校/各馆也没有制定统一、连续的采购规范、制度。不仅各馆之间采购模式大相径庭，而且对于同一数据库，每个馆每次的采购方式也不完全相同。例如，仅就CNKI这一个数据库而言，各高校间即存在采购备案制、单一来源谈判方式、省采中心公开招标采购等多种购买方式，乱象可见一斑。实践中，采购决策依据领导或者资金主管部门意见而拍板现象时有发生。采购流程、操作规范等行业性准则的缺失，使得规范应有的约束力常常被行政权力所取代。

2．2 购前预评制度和购后评价监督机制缺位

2．2．1 没有制定科学的制度规范数据库购前、购中、购后行为。目前，由于政府对我国电子出版物的生产缺乏统一的管理和规划，数据库的生产采用自由竞争方式，营销方式多样，市场细分不充分，数据库重复性强、订价高，产品可替代率强，质量良莠不齐，这都给数据库需求者带来了甄别和选择上的困难。各馆没有制定科学可行的制度规范来严格约束数据库购前、购中、购后具体行为。采购前没有对数据库进行彻底评估或调研，或者是没有规范的采购原则作依据，致使许多高校的数据库采购通常只需经过“试用——购买”两个环节即可完成。图书馆以较高价格购买来的数据库与本校专业不吻合，数据库使用率不高，资金浪费严重却无法追究具体责任人的失职行为;或购买一种数据库后，又感觉另一种同类型的数据库更好，于是又轻易更换数据库，导致数据库的连续性丧失，“提供有价值信息”的科研参考价值大大降低。

2．2．2 数据库采购质量评估制度和数据库退出机制缺位。由于没有规范的采购原则作采购依据，采购流程不统一，数据库以何种方式采购基本由各高校随机自行决定。采购完毕后，无专人跟踪考量数据库资源的访问及利用情况和数据传送速度、质量等后续服务问题，无法及时发现数字资源采购中存在的问题，更无能力为今后的采购积累经验、提供采购参考和依据〔3〕。有的数据库购回即沉睡入库，乏人问津，点击及下载量寥寥，但是只要经费允许，该数据库仍然会得到续订而无人追究。数据库采购质量评估制度和数据库退出机制缺位，导致高校图书馆“重采购轻使用、重资源数量轻资源质量”，既造成资金浪费又占用服务器冗余配置，最终导致数据库更换频繁，连续性差。这不但会浪费本来就捉襟见肘的采购经费，也会降低馆藏质量，影响读者使用数据库的积极性。因此，应该出台统一的制度或者规则，全面规范、管理数据库采购的调研、评估、购买使用、评价反馈和监督等全套流程，保证图书馆的数据库采购行为科学、透明、规范统一，用有限的资金购买读者最需要的产品，提高数据库的利用率。

4.补偿机制因素——农户的诉求难以满足。长期以来，采油厂在征用土地补偿、污染赔偿等方面，都是通过油地工作部门负责与当地政府油区办等相关部门协商处理。土地征用补偿费、安置补助费、青苗补偿费等通常由乡政府或村委会转手补偿给当事人，层层截流后，农户得不到理想的经济补偿。为此，部分农户采取极端手段对油田施工队伍或生产设施发泄情绪，致使油地关系紧张。

2．3 采购对象规范不明确

现行的数据库采购规范存在范围不明确问题。对于采购对象的规范，大多数国家采用“采购金额限额标准制”，即规定一个具体的限额。如美国联邦政府规定2500美元以上的采购部分需要按照政府采购程序进行〔4〕。“以具体金额为标准来规范相应采购方式”对于采购人而言，相对稳定也便于执行。而我国对数据库采购规范采取的是“授权性目录和标准”，而非直接确定的规范。即将数据库类型以类似目录方式大致罗列为集团采购数据库、零星采购限额以内数据库和单一来源数据库、多来源数据库等几种，对这些“授权性目录”范围以内的数据库做要求:“各种形式的数据库集团采购(包括全国性、区域性和校际联合组织等)适用采购备案制”，“只能从唯一供应商处采购的文献数据库，采用单一来源谈判方式”，“内容相同或相近的多来源文献数据库采用招标或竞争性谈判方式采购〔2〕”，同时辅以标准限定，“单个文献数据库的价格在零星采购限额以内时也适用采购备案制”，但是，却未明确“零星采购限额”的限额究竟几何。数据库以及非书资料的零星采购限额没有具体的规定，零星采购限额完全由各校/馆单独掌握。有的校/馆参照自己学校资产招标管理中心制定的“固定资产零星采购限额”来确定图书馆电子资源零星采购限额，有的则根据各省、自治区、直辖市资产招标采购中心的相关规定来确定。

以“授权性目录”和“模糊的限额”来规范采购对象并据以指导采购行为，直接导致同一数据库的不同采购模式。同一个数据库供应商手持同一数据库产品却在不同高校面对完全迥异的购买方式:有的学校采取采购备案制来采购，有的学校则选择公开招标方式交由省采中心依照政府采购流程来完成招标采购工作。对于数据库供应商而言，同一数据库、同一城市却因不同的数据库用户而需要准备不同的商业文件、奔走于不同的流程和环节，既降低了工作效率，又一定程度上影响了高校的形象。

因此，数据库采购对象规范范围不明确，导致各高校图书馆在数据库采购工作中遇到实际问题时，再次出现各行其是、凭借各自主观理解“摸着石头过河”的混乱局面。规范不明确造成同一地区不同高校、不同地区不同高校之间执行采购行为时差别很大，由此必然形成同一法律框架下规范范围的大相径庭。这种差别，不仅会使现有规范丧失其规范性和严肃性，也让采购人、数据库供应商无所适从，最终影响高校的整体形象和数据库采购的正常进行。

2．4 缺乏协同有效的采购决策机制

现行的数据库采购模式下，文献数据库的集中采购通常由校资产采购中心、财务、纪检审计、图书馆等部门人员组成的采购小组(采购委员会)负责。小组中，图书馆与审计、财务等部门行使相同的表决权，并没有因为“数据库采购人”的身份而具有超越其他成员的权利。相反，由于参与主体的责、权、利关系不明和决策监督机制的缺位，使得本应行使监督作用和资金管理权力的审计处、财务处等部门反宾为主，成为参与决策的主要部门。各部门之间缺乏合理的分工模式和有效的制约监督以及风险分摊机制，权责不明，“人人有责又人人不负责”，出现问题互相推诿、无人负责。另外，在招标决策过程中存在“重价格轻服务、重外在轻内涵”的采购思路，导致同类产品中质次价廉的数据库屡屡突出重围、笑傲“群芳”。但读者使用数据库产品过程中所产生的所有问题、矛盾和责难则最终由图书馆埋单，风险集中于最终承担费用支付及数据库维护义务的图书馆。由于制度的缺憾和协调的不力导致采购效率低，质量差，甚至出现“灰色采购”，严重浪费国家资源，损害读者利益。因此，亟须加强文献数据库采购管理工作，制定相对规范、科学、协同有效的采购决策机制，避免在数据库采购中出现随意性和不确定性。

2．5 对文献数据库市场的宏观调控和监管能力较弱

对于我国而言，数字文献产品市场作为新兴市场，尚属不完全竞争市场，只有少数几个数据库厂商供给该行业全部或大部分产品，每个厂家的产量占市场总量的相当份额，对市场价格和产量有举足轻重的影响。举例来说，以CNKI为代表的中文数据库和以Elsevier为代表的外文数据库处于寡头垄断地位，在我国高校占据较大的市场份额，在重大客户、高端客户群中已经形成品牌壁垒。类似CNKI、Elsevier这些大型高价数据库，出于自身垄断利润的考虑并未参加集团或者拒绝参加集团采购，在我国大陆地区高校采用单一用户个别定价方式，单个数据库订购费用高昂，且连年以较高幅度涨价，高校作为数据库使用者绝对丧失价格和服务的话语权。这种情况游离于《指南》对数据库采购规范采取的“授权性目录和标准”之外，无具体采购标准予以规范，故其采购方式在各校也五花八门，无统一规范可言。数据库供应商以单个用户单个谈判，单独订价方式攫取超额利润，置广大高校用户需求于不顾而屡次大幅涨价，导致部分高校要么停止使用该库，要么无奈接受涨价事实，被迫续订。这就急需一套完整的制度对其经营及竞争行为进行约束、规范和监督，并由一个具体的职能部门负责进行宏观调控、监督落实，确保市场的有序运行，切实维护消费者利益。

3 规范图书馆数字文献资源采购的思考及建议

3．1 制定规范的采购制度及稳定的采购模式和流程

在电子资源迅速崛起并取代印刷文献成为图书馆文献服务主要信息来源的今天，规范管理电子数据库的采购工作，制定一套基于各类电子资源特性的科学、细致的电子资源采购规范，并充分注意加强规范的可操作性，以科学规范的统一制度来约束和指导图书馆的电子资源采购工作已经成为目前必须考虑的问题。虽然从全国范围来看，目前各图书馆还没有形成一个规范、统一的采购模式，但是对单个单位而言，针对电子数据库特性制定一套相对稳定、统一且保持相当连续性的采购模式和采购流程还是切实可行的〔5〕。高校参与采购各单位应联合研究制定适合本校的数据库采购招标文件和系列管理规章制度，必须统一设计、统一规划，通过高效合理的流程设计，规范数据库采购行为，增强采购透明度，提高工作效率，提升管理水平，为数据库采购当事人(采购人、采购小组或者代理机构、供应商)、评审专家、监督管理部门提供一个统一的操作平台。

3．2 加强采购过程中的民主性和公开性

这是完善数据库采购管理的首要原则。简单而言，就是充分尊重采购者、使用者等各方意见，民主决策、依法采购，贯彻采购过程的规范性和严谨性，建立采购决策的监督约束和失误问责机制。坚持“参与人人人负责”原则，即在数据库的采购决策过程中，负责数据库采购工作的工作小组，其成员无论来自校内或者校外，无论是否是数据库产品的直接用户，均应当换位为数据库产品的最终消费者来思考，高度参与购买决策的整个过程，充分了解该数据库产品，了解其自有特性及与其他产品品种/规格之间的显著差异，慎重行使权利，科学决策。

3．3 建立主体明确、权责分明的决策机制

按照主体明确、权责分明、运行有序的原则，明确所有事务的责任主体，细分数据库供给者、数据库采购人、采购机构、采购监督管理部门等权利义务主体的权利、义务和责任，尤其重新定位图书馆作为数据库采购主体在整个采购决策中的“主角”地位，突出图书馆在招标中的核心地位，杜绝“采购人主体缺位”。也就是在采购决策过程中，建立基于坚持民主性和公开性的权利、义务分担机制，明确图书馆既是采购工作的执行机构，又是决策机构，有权对拟采数据库的产品质量、服务内容以及附加服务种类、价格等做进一步调整和考量;同时明确纪检审计部门在招标中的监督作用和校招标中心作为招标执行机构的地位，避免模糊责任、行政和主观影响偏大的决策模式，最终规避因职责权限不清导致采购过程混乱和采购效果低劣等情况的发生〔6〕。

3．4 加强宏观调控，避免重复引进

在CALIS全国中心和地区中心的带领下，高校数字资源的引进工作是按照组织化、程式化的程序进行的，并逐步向规范化方向发展。除CALIS及JALIS等全国及省域资源联合体以外，高校图书馆数据库资源的采购工作，多是自发的自组织行为，这种自组织行为需要系统成员按照相互默契的规则，各尽其责而又协调配合地运作，方能自动地形成有序结构，产生合理有序的积极行为。协同机制是自组织的必要条件。由于各高校对在数据库采购中建立协作机制的必要性认识不够，对资源的分布存储与管理、高度共享与协同制作等方面缺乏系统的研究、设计和实践，加之没有全国性或者区域性的电子资源建设管理或者监督部门指导、协调数据库引进工作，因而出现高校间电子资源无序采购、资源过度消费和消费不足并存的现象。资源过度配置和消费者的过度消费行为造成了资源的极大损失和浪费，其结果必然是造成宏观效率低下，自组织系统能力下降，无法实现由低级有序走向高级有序的演进，数据库采购工作陷于混乱。加强对数据库采购的宏观调控，实现资源引进的统筹规划和互补共享是当务之急。具体做法是:

3．4．1 统一制定区域性的电子资源采购建设规划

统一制定本区域的电子资源建设政策、规划，统筹调控本地区各图书情报单位电子文献资源文献的采购和收藏，充分尊重各单位主干学科和专业发展需要，建立各馆重点突出、优势互补的区域资源分购——共享联动机制，统一规划，避免重复引进，合理利用有限的经费，使整个区域内的收藏步入全面、有序轨道。以统一的区域性的电子资源采购建设规划为指导，合理分工，可以做到一定专业领域内电子文献资源的全面收藏和合理分布，减少重复建设或因财力不足而漏藏、缺藏的现象，建立起区域性电子出版物的收藏网络，实行资源共享〔5〕。

3．4．2 确立符合我国国情的数字资源协调模式

积极探索建立多层次的文献资源的共建共享模式。自上个世纪80年代以来，文献资源的共建共享一直是全国图书馆界探讨的热点，共建共享的重点从馆际互借、文献传递等馆藏印刷型文献发展为如今的学位论文、特色数据库等数字文献资源。文献资源的共建共享是信息时代拓展图书馆馆藏资源的内涵与外延、为读者提供多层次信息资源的重要途径。建立符合我国国情的、多区域、多层次共建共享体系是目前国内应该积极尝试的重点。可以从以下几点进行尝试:

一是建立以省、市为中心的区域性系统内的文献信息资源共建共享模式，即同区域系统内共建共享模式，如JALIS;

二是建立区域性跨系统的文献信息资源共建共享模式，即同区域跨系统共建共享模式，如珠三角数字图书馆联盟;

三是建立全国性系统内的信息资源的共建共享模式，即跨区域系统内共建共享模式，如CALIS。

以上几种模式是构建我国高校图书馆电子资源保障体系切实可行的模式。其中有些模式已经开始了有益的建设尝试，目前应积极总结这三种模式的适用范围和成功经验，分析解决实践中已经出现的问题，探讨未来资源合作共享的深度和广度，以推进我国各层次图书馆电子资源共建共享的进程。

大力发展数字资源的集团采购。参考价值较高的优质全文电子数据库订购价格昂贵，对于经费紧张的图书馆而言，参加集团购买不但可以获取价格优惠，丰富馆藏资源，也有利于获得最优附加服务，促进资源的共建共享。可以在CALIS、JALIS现有成功经验的基础之上，以地区内跨系统团购/跨区域跨系统团购等方式，集合具有同种专业发展诉求的图书馆，以组团方式引进专业数据库(如财经高校图书馆的联合采购)，或者抛开专业诉求，多个图书馆联合起来，共同出资购买某个数据库(合买合用)，或单个图书馆分别购买，统一置于一个镜像站点(分买合用)，资源共建共享。

数字资源在图书馆情报信息服务中的作用愈来愈不容小觑。数字资源的规范采购与管理是决定数字资源质量性和稳定性的主要因素，由于涉及范围的广泛性以及宏观制度的缺失和劣化，导致这项工作的艰难性和复杂性，需要图书馆层面、图书馆协/学会层面以及政府层面共同努力方能进行制度、规范的制定和市场形象的重塑。

3．5 加强对电子资源价格垄断的管制

根据经济学原理，垄断价格不能满足帕累托最优条件，除给垄断企业本身带来超额垄断利润外，对整体社会而言，最大的害处在于导致资源配置缺乏效率。因而，针对垄断势力，一国政府通常都会采取相应措施对垄断行为进行管制。通常的手段主要有:有效地控制市场结构，避免垄断的市场结构产生;对垄断企业的产品价格进行管制;对垄断企业进行税收调节;制定反垄断法或反托拉斯法;对自然垄断企业实行国有化。在数字资源领域，切合实际的做法是，在加大其他数据库供应量，培育市场供应主体，避免垄断市场结构产生的同时，可对其垄断价格进行管制，将其价格管制于其平均成本或边际成本线;或对认定的垄断行为直接进行税收调节。这些措施均可在一定程度上减少其垄断程度，有利于我国数字资源的良性发展。

1．王玉波，徐文贤．论数字资源采购的规范管理．情报科学，2010(2):211－214

2．普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南．http://depa．usst．edu．cn/wjk/xr/dushu/tushuqingbao_manual/yuanyan_5．htm

3．裴毅，马晓辉．图书馆电子数据库采购现状及对策分析．图书馆学刊，2008(1):58－61

4．徐焕东，罗兰．我国政府采购制度完善中的几个重点问题研究．中国政府采购，2007(9):23－27

5．黄先蓉．我国图书情报单位电子出版物收集的现状、问题与对策．中国图书馆学报，2002(2):59－62

6．郭虹，白君礼．《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》相关问题研究．图书馆建设，2008(7):67－70