引入专项工作机制，做好突发公共卫生事件的档案管理

崔瑛 陈美伦 徐鑫

引入专项工作机制，做好突发公共卫生事件的档案管理

崔瑛①陈美伦①徐鑫①

专项工作机制； 突发； 公共卫生事件； 档案； 管理

随着我国社会及经济的现代化进程不断加快，社会及自然环境受到严重影响，各类电子辐射日益增多，环境污染日益严重，同时影响食品安全的危险因素起来越多，许多新的疾病被发现，对公众的健康造成十分大的危害，从而引发了越来越多的突发公共卫生事件，受到各级管理机构的密切关注。如何应对不断发生的各类突发卫生公共事件，做出及时有效的处置，化解公众信任危机，增强政府公信力，保障人民群众的健康生活水平，促进经济社会的和谐稳定发展，提升政府部门的决策水平和执政为民的公众形象，增强医疗机构的救治能力和水平，是目前政府部门和医疗机构面临的共同难题。

2002年全国爆发非典时，青岛市政府就开始探索应用专项工作机制处置突发事件，取得了很好的效果，后来在一些重大的公共事件中，都采用了专项工作机制的方法，实践证明，可以提高政府各部门决策的科学化、民主化，法制化水平，规避、降低风险，妥善、及时处置、化解这些突发事件可能引发的社会不稳定等各类风险。基本做法是政府及医疗卫生单位可对某一重大事件进行专项管理，建立专项工作机制，制定时间表，对既定计划进行推进，可以更好、更快地完成这项工作。笔者有幸参加了青岛市政府2008年的奥帆赛、残奥帆赛卫生保障办公室工作和2009年甲型H1N1流感防控指挥部工作，对该专项工作机制有以下心得，现与大家共同探讨。

1 成立专项工作指挥部

1.1 加强组织领导，成立专项工作指挥部 构建有效的防控指挥体系，指挥部下设办公室，成立如综合协调小组、疾病防控小组、医疗救治小组、物资保障小组、新闻宣传小组等各专业工作小组，负责具体工作。同时抽调各相关单位的专业人员充实小组成员队伍，实行集中办公。各专业小组下设成员单位，成员单位中对不需集中办公人员的单位设立联系人机制，联系人要保持通讯信息畅通，按照有事报情况，无事报平安的原则，每天及时互通信息，从而让各小组的信息通道畅通，及时掌握第一手信息。

1.2 指挥部实行积极主动、从容应对的工作原则首先明确各小组工作职责，建立健全相应的工作制度，制定切实有效的工作方案。每名工作人员都要职责明确，分工有序，既能独立工作，又要相互协调合作。

1.3 工作机制符合集中指挥、快速响应，条块结合、分片包干，统分有序、相互配合的要求 实行专项工作机制，加强各小组间的沟通与合作。通过专项管理，各小组间做到分工不同，但职责明确，各自又有很强的专业性。各小组间既独立工作，又相互交叉，并及时与各成员单位互通信息，加强合作，便于组织动员各级、各部门有力、有序、有效地做好防控工作。

1.4 组建有效处置的专家队伍和应急队伍 因为突发公共卫生事件具有很强的不确定性，各种病例或突发事件会随时出现，必须平时就要做好准备工作。因此，平时需要成立一支由各专业人员组成的专家队伍，发生突发事件时，根据需要进行24 h待命，对随时出现的患者及时会诊，作出明确诊断、治疗和有效处置。

1.5 建立专科医院病房或在综合医院设立专科病房 主要作用是收治此类患者，如果此类疾病具有传染性，还需要设立几个专门门诊，实行专项管理，建立医院间转诊制度，要求组建专门的医护队伍，充实专科病房，医疗单位也必须成立专项领导小组，对专病病房实行专项管理，每日及时通报病情。

2 完善工作机制，建立办公室工作协调制度

指挥部办公室负责全面工作，实行集中办公，制定相关工作制度，如指令传达制度、工作信息报送制度、例会制度、值班制度、考勤制度、配合协调制度、签发制度、新闻宣传制度等，实行全市一盘棋，全局一盘棋，全院一盘棋的工作机制，强调分工与协作，在保障日常医疗需求的情况下，层层分工，各负其责，落实定期检查制度，加强督导，落实责任追究制度。

3 加强舆论监督与导向

目前，随着网络、手机等在社会上的普及，信息传播速度快、传播途径广，如果工作不主动、不到位，任由错误信息四处传播，极易引发社会公众不必要的疑问甚至恐慌。所以在专项工作中，要特别做好舆论监督与导向工作。新闻宣传部门一是要确定阶段性宣传报道的重点，正确引导公众舆论，做好网络舆情的监控工作；二是及时通报疫情的最新信息和进展，号召和组织爱国卫生和科普宣传等工作，避免引发公众恐慌；三是可以通过热线电话、网络、问卷调查等多种形式，及时了解群众的想法与要求，及时做好防控工作进展和动态跟踪报道、防控知识与措施、相关法律法规、先进人物与事迹等方面的宣传，做好新闻发布会的相关工作；四是做好外国记者的采访与协调工作，对一些被隔离的外国友人所在国，及时向使领馆通报有关情况，并将本市的出访团队和外国来访团队信息及时汇总上报，确保始终掌握信息发布的主动权[1]。

4 加强奖惩制度

为做好处置工作，需要加强对各项工作的监督与检查，可以成立专门检查督导小组，检查各项工作机制是否建立并有效运转，各项工作措施是否落实到位，各相关部门是否能做到各司其职，各负其责，从而保证各项防治工作落到实处。对工作不得力的单位和个人进行严厉惩处并通报批评，对于在这工作中表现突出的个人和集体要进行表扬，以增强全体工作人员的责任感，有效调动积极性[2-3]。

5 做好事件处置的档案管理工作，留下宝贵资料

每次处置突发事件时，必定会留下各类工作及业务材料，这是一宝贵的材料，需要进行有效保管归档，为今后工作提供参考。为做好档案工作，在工作机制建立一开始，档案管理人员就要介入，各小组要明确档案材料工作人员，负责本小组档案资料的收集和整理，档案管理人员要全程参与和指导，对工作中形成的文字材料、照片、影像、实物等要进行全程跟踪，务必保证这一专项事件材料的完整，从而保证这一事件的可查性和参考性。同时需要注意以下事项[4-5]：

5.1 以人为本，档案优先的原则 档案是历史真实的记录，具有不可再生性，所以在遇到突发情况时，要采取有效措施，在保障人员安全的情况下，最大限度减少对档案的影响。

5.2 主动工作的原则 由于专项管理指挥部是一个临时性的工作机构，人员来自不同单位，具有临时性和流动性的特点。因此，在日常的工作中，要加强安全管理，做到专人负责档案工作，加强学习和宣传，增强档案收集意识。尤其是对工作中形成的一些实物档案，要注意及时收集和保管。

5.3 保密的原则 由于档案材料的特殊性，收集过程中，要注意保密意识，建议选派有责任感、能力强的同志做档案的收集和整理工作。

总之，专项工作机制的建立和运行，要从实际出发，根据突发事件的特点和性质，建立和完善应急管理体系，加强安全意识，提高每个人对突发事件的应急能力和处置能力，同时，在各类专项工作中，要增强对档案工作的重视意识，要全程参与，留下完整的资料记录，从而为后人处理同类事件提供宝贵的经验。

[1] 包文辉.卫生档案工作指南[M].中国文史出版社，2006：35-60.

[2] 汤毅，张贺.对医院档案实现现代管理的思考[J].中国医院管理，2004，32(6)：37.

[3] 田韧.做好医院档案管理工作为医院改革建设服务[J].中华现代临床医学杂志，2003，10(1)：93-94.

[4] 董毓贵.医院综合档案管理的现状及对策[J].江苏卫生事业管理，2009，23(6)：70-71.

[5] 张红侠.浅谈医院如何开展档案管理工作[J].当代医学，2012，19(2)：27-28.

10.3969/j.issn.1674-4985.2012.20.097

①山东省青岛市市立医院 山东 青岛 266071

崔瑛

2012-02-14) (本文编辑：李静)